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契約書管理サービス 契約書を管理する

こんなお困りごとはございませんか?

  • 契約期間の管理が適切に出来ていない
  • 自動更新の契約がそのまま放置されている
  • 契約の満了前にアラートがほしい

契約書管理サービスでは、「コレクション」機能を活用して契約の期限管理を支援し、メールサーバと連携してアラート通知メールを送信することが可能です。

1. 契約の期限管理

契約の期限管理が漏れなく行われているか不安はありませんか?
また契約書の管理を各部門が行っているような場合、統一した期限管理が出来る仕組みを構築したいとお考えかもしれません。
契約書管理サービスではそのようなお困りごとを解決することが可能です。

1-1. 「コレクション」機能による期限管理

「コレクション」機能では、あらかじめ決められた検索条件を設定し、条件に合った契約書を一覧表示させることが可能です。
例えば契約満了1か月前の契約書を一覧表示したい場合、コレクションにその条件を設定してあれば、
常に最新の情報を把握することができます。

■例)契約満了1か月前のコレクション表示 <2019年9月5日に閲覧>

画像:契約満了1か月前のコレクション

画像:契約満了1か月前の契約書一覧

2. 自動更新契約の抽出

自動更新契約について、自動更新前に条件交渉を行いたいとお考えではありませんか?
また自動更新の契約書を確認するため、全ての契約書を確認しており管理部門の負担が大きいといったお困りごとはございませんか?
契約書管理サービスでは、自動更新契約と満了日を合わせた期限管理が可能です。

2-1. 自動更新期限管理

「コレクション」機能で自動更新の有無と満了日の両方を検索条件に設定すれば、条件に合致した契約書を一覧情報として表示させることが可能です。
例えば『自動更新有』で、かつ『契約満了1か月前』の契約書を一覧表示したい場合、コレクションにその条件を設定してあれば、
常に最新の情報を把握することができます。

■例)自動更新有で契約満了1か月前のコレクション表示 <2019年9月5日に閲覧>

画像:自動更新有の契約満了1か月前のコレクション

画像:自動更新有の契約満了1か月前の契約書一覧

3. 契約満了のアラート機能

契約の意図せぬ期限切れや、安易な自動更新をなくすため、契約更新や満了期日前にアラート情報が得られれば安心ではありませんか?
契約書管理サービスでは、契約期日前にアラート情報をメール送信することができ、契約継続・終了の判断のきっかけとすることができます。
また満了日だけでなく、その他の日付でもアラートメールを送信することが可能です。

アラート情報の送信

アラート情報送信は、「コレクション」機能とメールサーバを連携して実現します。
ユーザーIDに個別のメールアドレスを登録し、「コレクション」機能で検索条件を設定しメール通知を“有効”にしておくことで、条件に
合致した日に選択したユーザーへメールが送付されます。メールを受け取った利用者がログインすると、契約書の一覧情報が表示されます。

① クラウドシステムから利用者のメールアドレスにメール通知

画像:クラウドシステムからメールアドレス通知

② 利用者がメールアドレスのリンクをクリックするとクラウドシステムのログイン画面が表示

画像:クラウドシステムのログイン画面

③ ログインすると「コレクション」機能で設定された条件の一覧が表示。
例)契約満了1か月前のコレクションを設定していた場合、その一覧情報が表示

画像:契約満了1か月前のコレクション

画像:契約満了1か月前の契約書一覧

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