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事例

作業の効率化 デジタル化

スマート機器活用による手書き業務のデジタル化①~安全巡視報告資料作成時に発生していた手書き業務をデジタル化 他拠点に渡る集計も一元管理により効率化!~

効果

効果1安全巡視作業報告におけるムダを削減

※リコージャパン調べ

  • 写真の貼付けや転記作業のムダを低減
  • 安全巡視結果の登録作業削減: 180分⇒10分(短縮時間:170分)

効果2現場(GEMBA)での改善対応工数の短縮

※リコージャパン調べ

  • 安全巡視結果のリアルタイム通知により、改善対応スピードが向上
  • 改善指摘から改善完了確認までの期間短縮:1か月⇒1週間

課題

課題1定期的な安全巡視作業報告にかかる作業工数が多く、ムダを削減したい

  • 安全巡視作業を各部署で1ヵ月毎に実施しており、部署ごとにExcelでチェックシートを作成し、印刷して報告していました。
  • また、巡視作業報告は、チェックシートによる手描き内容と、カメラでの撮影画像をExcelに貼り付けて報告書としていました。
  • これらの、安全巡視作業および報告は必要な定期作業だが、作業工数がかさんでいいた。

課題2作業報告に基づく、現場(GEMBA)での改善対応工数を低減したい

  • 安全巡視作業を各部署で1ヵ月毎に実施しており、部署ごとにExcelでチェックシートを作成し、印刷して報告していました。
  • また、巡視作業報告は、チェックシートによる手描き内容と、カメラでの撮影画像をExcelに貼り付けて報告書を作成していました。
  • これらの、報告作成作業は必要な定期作業だが、作業工数がかさんでいました。

課題解決提案

  • 部署ごとにバラバラだった報告書のフォーマットを統一する。
  • Cloud上に統一報告書フォーマットを置き、安全巡視監視員のメンバーがいつでも最新のデータにアクセス可能とする。
  • 安全巡視中に問題(例:整理ができていない)を見つけた場合、その場でスマホ/タブレットで写真を撮影、関係者へ投稿してCloud上にデータを保存する。
  • 改善指摘を受けた部署の担当者に自動で指摘内容が通知され、指摘内容をすぐに改善して、その場で改善結果をスマホ/タブレットで撮影、投稿して是正報告を完了する。
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