お客様事例　全国Aコープ協同機構 様

「外部取引先やバイヤーとの商談の増加や、協同機構活動の高度化等により、情報交換・協議の必要性が高まっています」と話されるのは、協同機構システム担当の川嶋様。しかし、情報交換や協議を重ねることは、コスト面や移動時間の面で大きな負担があったと言われます。
「これまでの会議は東京に集合し、年20回程度開催していたのですが、出張コストがかさみ、東京への移動にも時間がかかるため、出席者のスケジュール調整がとても大変でした」
また、これまでの課題のなかでも、とくに深刻だったのがコストの問題。「東京での集合型の会議では、1回の会議あたり約92万円の出張経費がかかり、コスト削減は大きな課題となっていました」。
さらに、コスト以外にも情報共有の効率化という課題もありました。「これまでのように会社の代表者だけが参加する会議では、実務担当まで情報が浸透していかないことも解決すべき課題のひとつでした」。

全国Aコープ協同機構様では、コストの削減と情報共有の強化をはかるためテレビ会議システムの導入を検討されていました。そして機種選定にあたり、様々なメーカーのテレビ会議システムを比較検討し、機種選定の条件として三つのポイントを重視しました。
「一つ目は中長期的にみたランニングコスト、二つ目は映像の品質。そして三つ目は特別なサポートがなくても使える、簡単な操作性でした。中でもリコージャパンから提案があった、リコー ユニファイド コミュニケーション システム P3000（以下、P3000）に大きな魅力を感じました。ランニングコストが安く、余分なオプション費用もかからない。また映像と音声の品質も非常に満足のいくものでした。さらにP3000はボタンの数も少なく操作手順も簡単。
システム担当者である私が支援しなくても使えますし、選任の操作担当者を配置しなくてすむのは大変ありがたいことでした」。（川嶋様）

P3000を導入された結果、従来の課題に対して驚くべき成果を挙げられました。「1会議あたり約92万円かかっていた出張コストを、ほぼゼロに抑えることができました。また、移動時間も延べ85時間ほど削減することができ、スケジュール調整も非常にスムーズになりました。会議に出席される方の負担も大幅に軽減されましたね」。
さらに、もうひとつの課題となっていた“実務担当まで情報が浸透していかない”という点も改善を図ることができました。
「これまでの会議では、バイヤーが複数人いても代表者しか参加することができませんでしたが、P3000で複数のスタッフが参加できるようになったことで情報共有がスムーズになりました。また、商品を実際見せることもできますし、サンプル品を事前に配ってテレビ会議中に試食したり、メールや電話では伝えきれなかったことも、今は要領よく伝えることができるようになりました」と評価いただきました。
「システム導入後は社内コミュニケーションの頻度も上がり、情報伝達のスピードアップを実現することができました。P3000を利用した会議は、グループ内全体で当たり前のツールになり、まさに、ひとつの新しい文化ができたという感じです。これからもさらに有効活用していきたいと考えています」。