【初心者必見！】ウェビナー開催の基礎知識

ウェビナーとは？

ウェビナーとは、ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）を合わせた造語のことで、インターネット回線を通じてオンラインで行うセミナーです。 ウェビナーを「オンラインセミナー」と表記することもあり、従来会場で行われていたセミナーを「オフラインセミナー」と呼び対比することもあります。 また、オンラインセミナーとオフラインセミナーを組み合わせて開催することを「ハイブリッドセミナー」と呼びます。

ウェビナー開催のメリット

ウェビナー開催のメリットは以下の3点をあげることができます。

1. 場所を選ばない

オフラインセミナーの場合は開催日程や参加人数に沿った会場選びが必要となってしまいますが、ウェビナーの場合は会場が必要ありませんので、主催者の都合でウェビナーの開催が可能です。また、参加者も開催地を気にすることなく聞きたいセミナーを聴講することができます。

2. 時間の節約ができる

当日の配布物の準備や設営・撤去の時間が短くて済むため、開催規模にもよりますが、一般的にウェビナーの方が時間を節約できると言われています。また、参加者にとっても、会場への往復の移動時間が不要な為、参加しやすいのがウェビナーの特徴です。

3. データの視覚化が可能

ウェビナーではツールを充実させることで参加登録からアンケート、視聴離脱まで様々なデータを視覚化することが可能です。MAツールとも相性が良く顧客の行動をよりマーケティングに結び付けることが可能になります。

ウェビナー開催のデメリット

次はウェビナー開催のデメリットについて確認していきたいと思います。

1. 参加者の反応がわかりづらい

参加者が画面の向こうにいるウェビナーでは参加者の反応や温度感が分かりづらく、オフライン開催に比べて熱や雰囲気を伝えづらいと言われています。加えて、物理的に離れているという状況から視聴の途中離脱やアンケートの未回答が起きやすいです。

2. 人の交流は苦手である

ウェビナーでは、セミナー後の名刺交換やネットワーキングと呼ばれるような懇親会は苦手としています。オンラインの代替ツールも増えてきましたが、人的交流についてはまだオフラインに分があると言われることが多いです。

3. インターネット回線に左右される

どんなに良い内容のセミナーを準備しても、インターネット回線がないと配信も視聴もできません。また、インターネット回線の質で良し悪しが決まります。これはオフラインセミナーでは見られないウェビナー特有の問題点となります。

4. 配信にある程度の知識が必要

利用するシステムの操作方法や映像・音声についてなど多少の知識が必要となるため、機械が苦手の人には少し開催のハードルが高くなるかもしれません。

ウェビナーの開催パターン

ウェビナーの開催に関しては3つの配信方法と2つの配信ツール群があり、セミナーの趣旨や目的によって使い分けていくことが必要です。

1. 配信方法

Ⅰ. ライブ配信

ライブという名前のとおり、「セミナーを生放送で視聴者に届ける方法」です。同じ時間を共有することで臨場感を得ることができるのが特徴です。

Ⅱ. オンデマンド配信

「視聴者の好きなタイミングでセミナーを視聴できる方法」です。YouTubeをイメージすると分かり易いかもしれません。主催側は撮り直しができるので動画の質を高めることができ、視聴者側は開催時間に合わせて予定を確保する必要がないことがメリットとして挙げられます。一方で、ライブ配信に見られるような双方向性が少なくなり、盛り上がりに欠けることがデメリットとして挙げられます。

Ⅲ. 擬似ライブ配信

「録画された動画を指定された時間に流す方式」です。収録済みの動画を利用するため配信の負荷が減ることや、オンデマンド配信にはなかった双方向性を取り入れやすいなど、ライブ配信とオンデマンド配信2つの方法の良いところを合わせた配信方法となります。

2. 配信ツール

Ⅰ. ウェブ会議システム

Zoom、Microsoft Teams、Webexに代表されるようなウェブ会議システムを利用した方法です。 利用に慣れたツールで開催ができる為、まずはこれらを利用して開催を検討される方が多いのではないでしょうか。このまま利用してもウェビナーは開催できますが、マイクやカメラのコントロールが各参加者に委ねられる部分がありますので、可能であれば各ツールが用意しているウェビナーオプションを利用することをお勧めします。 発表者が一堂に会する場合が難しく多拠点に分かれる場合は、ウェブ会議システムを利用したウェビナーを開催することが多いです。

Ⅱ. 配信プラットフォーム

YouTubeやVimeoに代表されるような、作成した動画コンテンツをウェブ上で配信するためのシステムです。無料で利用可能なツールから有料のツールまで様々な特徴を備えている為、イベントの属性に応じて使い分けると良いでしょう。 ウェブ会議システムに比べて高品質の動画を提供できることや、イベントのサイトに組み込みやすいなどの拡張性がメリットとして挙げられるため、これらを求める場合は配信プラットフォームを利用したウェビナーを開催することが多くなります。

ウェビナーの開催方法

1. ウェビナーの目的・内容を決める

まずは、どのような目的でウェビナーを開催するかをまずは明確にしましょう。
ウェビナー開催の目的は企業によって、新商品の説明会や社員研修など、目的は多種多様です。目的が明確になると、どのようなウェビナーの内容にするかおのずと開催にあたって何が必要になるかが明確になるでしょう。

2. ウェビナー開催のツールを選ぶ

ウェビナー開催のツールは、どのような目的によって開催をしたいかによって検討しましょう。例えば、社内向けの研修であれば、一方的にウェビナーを配信することができれば実施可能ですし、社外向けのウェビナーであれば、チャットやアンケート機能などの双方向コミュニケーションができるツールの方が、そのあとの参加者のアクションが変わってくるでしょう。

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3. ウェビナー配信環境を整える

ウェビナー目的・内容・配信ツールが決まったら、自身の配信環境を整えましょう。たとえ良いコンテンツが作成できたとしても、ウェビナーの途中で音声や映像が途絶えてしまったりしてしまうと台無しです。
インターネットは無線よりも、有線を活用し、ネット環境を安定化させたり、Webカメラ、マイクなどの使用する機材もスペックの高い製品を選ぶことで、良質なコンテンツを提供しましょう。

4. ウェビナーの振り返りを行う

ウェビナー開催後は、アフターフォローを行いましょう。フォローメールの送付やアンケートの結果に応じて最適なアプローチを行うことが重要です。例えば、ホットリードに対しては、直接アプローチを行う、コールドリードには、定期的にメールを配信するなど、ウェビナーで獲得したリードについて、しっかりとフォローを行い、ウェビナー効果を最大化しましょう。

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よくある質問

Q: 初心者でも開催できるの？

はい、ウェブ会議に参加をして資料を共有することができる方であれば、ノウハウを学ぶことで簡単なウェビナーの開催はできるようになります。

Q: ウェビナー開催に必要な道具は何ですか？

ノートPC、ヘッドセット、インターネット回線と十分な照明だけあれば最低限の配信は可能です。 そこからセミナーの目的によって必要な機器、ツール、システムを追加していきます。

Q: 準備にどれくらいの時間がかかるの？

初めて開催される場合は、企画や集客期間を除き2～3週間は準備しましょう。
どんなに準備が完璧でもトラブルは発生してしまいます。 トラブル対応の2、3手先を意識できているかが当日の成功のカギとなりますので、リハーサルを含め十分な準備期間を意識しましょう。