お客様導入事例　株式会社プレア 様 ファイルサーバーをBox®にリプレースして、運用コスト削減と情報共有の実現。併せてRICOH カンタンストレージ活用 for Box導入で業務効率化の推進。

千葉市に本社を置き、40年にわたりセレモニー事業を手掛ける株式会社プレア様。千葉県内に４つのセレモニーホールを展開し、近年ではペットを大切にしている飼い主さんに向けて３つの専用セレモニーホールを中心に、ペットのセレモニー事業も行っています。

（再生時間 6:20）
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お困り
ごと

• ファイルサーバーの運用・更新コストがかさむ一方、容量の制限があった
• 全社員に対する情報共有インフラがなかった
• 紙中心の業務で、業務効率化が難しかった

解決

• 容量無制限のBoxを導入し、
  ファイルサーバを休止した結果、運用コストを削減できた
• Boxによる安全な情報共有が可能となった
• RICOH カンタンストレージ活用 for Boxでペーパーレスを推進できた

株式会社プレア様では、本社にサーバーを設置し、業務に必要なデータは全てそこに格納していました。同社の取締役　総務部長　寒河江陽一様は「ファイルサーバーは定期的にハードウェアの更新を行う必要があるため、コスト的な負担感を大きく感じていました」といいます。さらに、「各ホールからのアクセス含め、ファイルサーバー上の情報にアクセスできるのはPCを日常的に使う一部社員に限られ、情報共有という意味でも課題がありました」（寒河江様）。 同社総務部総務課の蓼原吏香様は寒河江様の意向を受けて、代替えシステムの検討に入ります。「各ホールだけでなく、営業社員など外回りをしている社員もアクセスできることを考えると、社外からも安全にアクセスできるクラウドストレージが最適と考えました。そこで、これまでも色々と相談させていただいているリコージャパンに相談してみました」（蓼原様）

社外でもさまざまな情報や書類が確認できるようになり、情報確認や決裁がスピードアップできました。

株式会社プレア

取締役 総務部長
寒河江 陽一 様

株式会社プレア

総務部 総務課
蓼原 吏香 様

リコージャパンからの提案で、複数のクラウドストレージサービスが候補に上がりましたが、蓼原様は容量が無制限であること、アクセス権の設定がきめ細かくできることからBoxを選定します。
「容量無制限は、故人の方の遺影を始めとしてたくさんの画像データを取り扱うので、これまで容量に制限のあったファイルサーバーと比較してとても魅力的に感じました」といいます。アクセス制御に関しては、「ファイルサーバーには売上や顧客情報などの重要な情報も保管していました。これまではアクセスできる社員が限られていましたが、クラウドストレージ化によって、全社員がスマホなどでもアクセス可能になるので、逆にアクセス制限を厳密に行う必要が出てきました。その点でBoxは細かくアクセス制限ができるので、安心してファイル共有が行えると考えました」（蓼原様）。またBox DriveでPCと自動でファイルを同期できる部分も評価したといいます。
セレモニーホールではまださまざまな書類が紙で扱われており、ファクスなどのやり取りも多いといいます。蓼原様は「これまでも複合機のスキャン機能を使っていましたので、同様に複合機からBoxに直接スキャンデータを保存できるRICOH カンタンストレージ活用 for Box（以下、カンタンストレージ活用）を紹介いただいて迷わず導入を決めました」と語ります。

Box導入にあたり、蓼原様は「ファイルサーバーからのデータ移行を懸念していましたが、リコージャパンのサポートもあり、思ったよりスムーズで、短い時間で移行できました」と語ります。
導入により、業務上PCを使うことが少なかった葬儀関連の業務社員や営業担当者もスマホなどでBoxにアクセスできるようになり、全社的な情報共有のインフラが整備できたと寒河江様はいいます。「私を含めた役職者は外出が多く、これまでであれば情報の確認や決裁などは帰社してから行っていました。しかし、Box導入により外出先でも確認して決裁ができるようになり、かなりスピード化が図れたと実感しています」（寒河江様）。
各ホールへの情報共有も改善され、「紙の書類や受信ファクスなどもカンタンストレージ活用を使ってスキャンし、後は書類へのリンク情報をメールやビジネスチャットツールのLINE WORKSを使ってすぐに共有することができるようになりました。また、同時に導入したkintone ®に社内業務を移しつつありますが、kintone ®では難しいファイルアクセスの制御もBox側で細かくできるので、安全な情報共有インフラを作ることができたと感じています」（蓼原様）

今後の同社のIT活用について蓼原様は「全社員がBoxを使える環境は整いましたが、全社員が十分に活用できているとは言えません。業界的にまだまだ紙の書類が多いですし、現場の社員もこれまでPCに触れてこなかったこともあり、徐々に慣れていってもらっているという状況です。今は現場ヒアリングを行いながら、私がkintone ®アプリを作り、Boxと連携させながら紙からデータ化をすすめているところです。Boxの活用としては、例えばご遺族様と遺影の受け渡しへの活用などに取り組んでいきたいと考えています」と語ります。
寒河江様は「現在、営業担当者はパンフレットなど、たくさんの紙資料を持って活動しています。これらを電子化してBoxに格納し、タブレットから閲覧できるようになれば、重い資料を持って歩く必要もなくなり、資料がなくなって会社に取りに戻るというような時間のロスや、印刷コストの削減にもつなげていけるので、取り組んでいきたいと考えています」。「業務効率化の観点では、IT人材の育成が重要だと考えています。現在は蓼原が一人でkintone ®のアプリ開発に取り組んでいますが、同様な人材を複数育てて、加速化していきたいと考えています。先日、現場の担当者があたらしいアプリを作りたいと言ってきたので、蓼原の指導の元、アプリを開発、それが全社に展開されるようになりました。このように自分の仕事の道具は自分で作る、という形が作って行ければと考えています」。
最後に寒河江様は「リコージャパンにはBox、カンタンストレージ活用を始め、kintone ®、LINE WORKSなど、これまでもIT面のサポートを色々とやっていただき感謝しています。私たちは専門家ではないので、新たな情報や提案は非常に助かりますので、今後も積極的にやっていただければと思います」と語って下さいました。