お客様事例　大成建設ハウジング株式会社 様

日本全国に営業所を置き、“住まいのプロフェッショナル”として良質な住宅を提供している大成建設ハウジング株式会社様。自社製の戸建住宅などの設計・施工・販売に加え、さらには住宅リフォームまで手掛けるなど、その業務は多岐に渡る。同社の中部・静岡地区を管轄する中部事業所様では、日々の業務を効率化させることで、お客様へ最適なサービスとして還元できるよう、独自に「業務改善プロジェクト」を進めている。以前からリコーの複合機を導入している中部事業所様は、主に情報管理における問題を扱うこのプロジェクトのアドバイザーとしてリコーを選び、言わば二人三脚で改善にあたってきた。
「中部事業所独自の取り組みとして進めているのが、業務改善プロジェクトです。効率的な業務フローの構築には、やはり情報の管理・運用が肝だと思います。そのため、以前からお付き合いがあり、その分野の専門家であるリコーさんに相談役として参加していただいています。そこで2010年に入った頃、リコーさんから機器集約化の提案があったんです。
当時導入していた2台のリコー製モノクロ複合機を、ハイスペックなカラー複合機1台に切り替えるという内容でした」
（管理部 管理室 係長 本田 浩一郎様、以下同）

中部事業所様には4つの部署があり、デザインを担当する「設計部」には、以前から専用のカラー複合機が導入されていた。しかし「設計部」に限らずカラー出力の頻度は高い。他の部署は「設計部」のカラー複合機を借りなければならず、業務ロスになっていた。そのため、業務と出力の偏りや無駄を見直し、最適な出力環境を整える必要があった。しかし課題はそれだけではなかった。
「営業の販促ツールにA4カラーチラシがあります。月に1度開催する住宅展示場見学会の告知用なのですが、枚数は500枚。出力は外注でしたが、近隣の家にポスティングするため3つ折りにしなければならず、この作業が非常に負担でした」
「加えて、書類の取り忘れという問題もありました。結構な枚数の書類が放置されたまま、1日たってもトレイに溜まっていたんです。勿体ないのですが、そうした出力は大抵ゴミ箱行きです。この部分での無駄を無くすことも課題でしたね」

そこでリコーは、出力の3つ折りやZ折りが可能な「紙折りユニット」と、出力を最大8つのトレイに仕分けできる「プリントポスト」を、カラー複合機と組み合わせて活用することをご提案。機器を集約することで大幅なコスト削減が見込めると同時に、紙折りや放置プリントの課題にも応えるこの提案が、中部事業所様のニーズに合い、2010年の3月に導入に至った。
「まず、現状の出力状況や業務効率を考慮し、最適な機器配置にしていただいたことで、ランニングコストがかなり削減できています。紙折りに関しては、早くも営業から喜びの声が上がっていますよ。以前は1時間ほどその作業に掛かりっきりでしたからね。このA4カラーチラシも、今では出力を外注せず、すべて社内作成しているんです。新しいカラー複合機は大量出力から紙折りまで1台でこなせますからね。外注費も削減できているので、いいことづくしです。あとZ折りも多用しています。弊社の決済書や仕様書はA3サイズと大きめなので、Z折りにしてから、A4のバインダーにファイリングしています。コンパクトに管理できるので便利ですね」
また、放置プリントも「プリントポスト」導入で改善されてきたそうだ。
「放置プリントですが、ほぼゼロになってきましたね。部門ごとに別々のトレイから出力されるので、どの部門が出しっぱなしか一目で分かってしまうんです。また、部門同士で出力が混ざってしまうこともないので、取り間違えなども防止できていると思いますね。出力1枚に対しても個人が責任を持って管理するという意識が、社員間で共有されてきているので、セキュリティ面でも効果があったと言えますね」

「業務改善プロジェクト」の名のもとに、複合機の機器集約化、さらに「紙折りユニット」「プリントポスト」の活用で、コスト削減ならびに業務効率アップを実現された中部事業所様。さらに円滑な業務フロー構築を目指して、鋭意プロジェクトを進めていくつもりだそうだ。
「今回リコーさんにご提案いただいたプランは、コスト面でも効率面でも非常に成果を上げられたので、早速、工事事務所でも導入させていただきました。自分達の取り組みが、社内で水平展開され広がっていくのはとても有意義なことだと思いますね。そういう意味でも、今後の一番の課題は、やはり情報の電子化です。例えば、私たちが扱う書類のひとつに竣工図面というものがありますが、住宅を引き渡した後はあまり使う機会はありません。こういった使用頻度の少ない書類はできるだけスキャンして電子化し、必要な時だけ出力していこうと思っています。情報共有もメールに添付するなど手軽にやり取りできますし、オフィスの省スペースにも有効ですからね。もちろん、契約書など紙での保管が必須の書類もあります。紙と電子化を上手に使い分けながら、効率的な情報管理を実現していきたいですね」

大成建設ハウジング株式会社
中部事業所 管理部 管理室 係長　本田 浩一郎様

リコーさんの強みである高い信頼性や安全性は、製品だけでなく、社員の皆様に対しても、言えることだと思いますね。例えば、担当営業の方に「あの製品、気になるんだよね」と言うと、即ショールームにご案内していただき、実機でのデモンストレーションを行ってくれます。こうした個人としてのきめ細やかな対応はもちろん、チームワークも抜群なんですよ。一人の方に伝えたことが、しっかりと周りで共有できているんです。広く深く窓口が設けられているので、緊急の連絡や困りごとがある場合などは大変助かっています。