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お客様事例 神奈川東部ヤクルト販売株式会社 様

神奈川東部ヤクルト販売株式会社/複数拠点間の情報共有に向けたクラウド型グループウェアのご提案

神奈川東部ヤクルト販売株式会社様は、1971年に設立された「北京浜ヤクルト販売株式会社」を前身とし、2011年4月に、「相武ヤクルト販売株式会社」と「川崎ヤクルト販売株式会社」との統合により新体制となりました。この統合により営業所が39拠点にまで業務エリア範囲が拡大。そこで、クラウド型のグループウェア「サイボウズ® Office」の導入の検討、2013年1月に本格導入し社内ネットワークの円滑化を図っています。

導入の背景

営業所数が39拠点にまで拡大し、情報の伝達のズレなどが課題に。

2011年の3社合併により企業規模および業務エリアが拡大した神奈川東部ヤクルト販売株式会社様では、各社情報共有の仕組みが異なっていたので、いかに一つにまとめ情報を正確かつ速やかに共有するかという課題に直面していました。
「たとえば会議を行っても現場レベルにまで情報がなかなか伝っていなかったり、内容が微妙にズレて伝わるようなことがありました。
“ホウレンソウ” は最も大切なことだとプロジェクトメンバーとも話し合い早急に仕組みを変えるように模索していました」(櫻井様)。
1年半にわたりスムーズに情報伝達ができるように経路を工夫するなど試行錯誤を重ねた上で、グループウェアの導入を検討。いくつもの製品を比較するなかで、知名度や実績からサイボウズ® 社のサイボウズ Officeを第一候補に挙げられました。

画像:神奈川東部ヤクルト販売株式会社様 管理本部 情報システム課 次長 櫻井 良美 様
神奈川東部ヤクルト販売株式会社様
管理本部 情報システム課 次長
櫻井 良美 様

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選定のポイント

体験版で確かな手応え。サーバー管理が不要な点も決めてに。

「しかし、当社にとってグループウェアの導入にあたり、IT関係に強い社員も数名しかおりませんでしたので、果たして社員が上手く使いこなせるかという不安がありました」(櫻井様)。
そこで、まず機能や操作性を確かめるため、昨年8月に体験版を使用。使いやすさに手応えを掴んだ上で、社長からの「現場でいかに簡単に活用できるのかということを示して欲しい」という要望に応えるため、活用方法・効果機能のプレゼンテーションを実施しました。
その結果、今年の1月から本格的に導入。まずは、一部幹部社員を対象に40名程度からスタートし、段階的に活用できる社員を増やしていきました。
決め手となったもう一つの要因は、クラウド上で利用できる点。総務兼情報システムを担当されていた櫻井様は、「サーバー管理業務はアウトソーシングも検討していたので、サーバー新設が不要で管理の手間もかからない点もポイントでした」と語ります。

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導入の効果

共有した情報をノウハウとして蓄積できる点も大きなメリット。

次のステップとして、社内全体に浸透させるために誰もが必ず接する環境を構築しました。「かねてから社内のITリテラシーの底上げを図りたいと考えていたのですが、全社員を対象とした管理月報の提出を行うことで、今ではほぼすべての社員が活用できるようになりました」(櫻井様)。
各拠点で行われていた会議内容や、本社からの基本的連絡事項も、登録をすればリアルタイムに共有でき情報伝達の問題点も払拭されました。全社員で共有できるようになったことは大きな成果です。
一方、お客様相談に寄せられた声は紙ベースで回覧しており、受けた担当者や回覧を見た人の範囲内でしか情報共有できなかった点を、いかに現場に反映させる方法はないかと考えられていました。
そのような情報も登録することで、リアルタイムな一元管理が可能に。「お客様の声の良いことも・悪いことも、オープンになったことで、事前により良い対応方法を確認できるようになったほか、お客様の声が励みにもなりました。そして、他の人の取り組みも分るのでお互いに刺激しあえる関係になり、ノウハウの蓄積に役立っています」(櫻井様)。
いつでもどこでもアクセスできる使い勝手のよさも魅力とのこと。「スマートフォンからも閲覧できるのが便利ですよね。私も毎日、通勤中に今日のスケジュールなどを確認しています」(櫻井様)。

画像:共有した情報をノウハウとして蓄積できる点も大きなメリット。

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今後の取り組み

他社の事例なども研究しながら、さらなる有効活用を図りたい。

導入から半年余りで、全社員への速やかな浸透を実現された神奈川東部ヤクルト販売株式会社様。
「今まで総務担当者に直接聞かないと分らなかった情報や、ISOも導入しているので、それらを含めた現場の知りたい情報を素早く開示して、誰でもどこにいても必要な情報が取り出せるように活用していきたいですね」(櫻井様)。
情報共有の活用以外にも“顧客管理機能”など、“もっとできることがある”と、視線はすでにその先を見据えています。
「今後も有効な活用事例を提案してもらいながら模索したいと考えています。社員のITへの意識も高まりましたし、さらなる情報共有の円滑化・迅速化を推し進めて行きたいですね」と今後の展望を語って頂きました。

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お客様プロフィール

画像:神奈川東部ヤクルト販売株式会社

神奈川東部ヤクルト販売株式会社

  • 所在地:神奈川県川崎市高津区千年708
  • 従事者数:964名
  • 主な業務:ヤクルトを中心とする乳製品乳酸菌飲料、清涼飲料、食品、化粧品の販売。
  • URL:http://kanagawatobu-yakult.co.jp

  • ※サイボウズ、Cybozuはサイボウズ株式会社の登録商標です。
  • ※その他の掲載されている製品名、社名などは、各社の商標および登録商標です。
  • ※本ページに掲載されている情報は、2013年12月現在のものです。

導入システム・サービス

サイボウズ Office on cybozu.com

スケジュール、掲示板、ワークフロー、メールなど、企業内での情報共有に欠かせない充実した基本機能を網羅。1ユーザー月額500円。初期費用無料(5ユーザーから契約できます)。

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