お客様事例（有限会社エクサス様）

脱Excel^®による請求データの一元管理で、
請求業務の「工数削減」と「テレワーク」が可能に。

請求管理クラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、見積書や請求書など各種書類の「作成」や「承認」、「送付」から「入金管理」まで、請求にまつわる業務を効率化するクラウドサービスです。今回は2019年10月に「MakeLeaps」を導入された有限会社エクサス様に、導入の背景や導入の効果についてお聞きしました。エクサス様は各種電子機器の基板設計を主軸に、基板の製造・組み立てまで含めたエレクトロニクス事業を展開されており、その他にも、WEB・コンテンツ事業、防犯・監視カメラ事業、電子機器製品販売事業などを幅広く手掛けていらっしゃいます。

お困りごと 1

請求データに関する社内の情報連携不足で、月末の残業や請求書の発行漏れが発生していた

解決 1

請求データの一元管理・可視化により、月末の残業が削減され、請求書の発行漏れもなくなった

お困りごと 2

テレワーク・在宅勤務で、請求書の発行業務が行える状態になかった

解決 2

請求書発行のデジタル化により、テレワーク・在宅でも業務が行える体制を整えることができた

お困りごと 3

取引先からの入金状況（入金済・未入金）を即座に把握できる状態になかった

解決 3

入金データの一元管理・可視化により、売掛金の回収状況を即座に把握できるようになった

導入の背景
導入の効果
導入のきっかけ
今後の展望
お客様プロフィールと導入製品

従業員間の情報連携が強化され、請求業務の「生産性」と「確実性」が向上。

導入の背景

● MakeLeaps 導入前の業務について、その内容や悩みをお聞かせください。

MakeLeaps 導入前は、見積書や請求書などの帳票を Excel® で作成・管理していたことで、従業員間の情報連携に問題がありました。当社では「見積書の作成担当」と、納品後の「請求書の発行担当」が分かれており、MakeLeaps 導入前も作成した帳票を共有フォルダに入れ、担当間で共有できる状態にしていました。しかし、各取引の「受注 / 未受注」「請求書発行済 / 未発行」の最新ステータスが一目で把握できる状態になっていなかったのです。そのため見積担当と請求担当の間で都度ステータスの確認作業が発生し、業務効率を下げる要因になっていました。また時には連携不足により、請求書の発行漏れが発生してしまうこともありましたね。さらにはステータスの確認に手間がかかるので請求書発行をため込んでしまい、月末に作業が集中し、多くの残業が発生してしまう状態にもありました。

有限会社エクサス
代表取締役　髙橋秀明様

導入の効果

● MakeLeaps 導入後の変化・効果についてお聞かせください。

Excel^® による帳票作成・管理から脱却したことで、見積書から請求書までの書類やステータスを MakeLeaps で一元管理できるようになり、担当間の情報連携の効率が大幅に向上しました。各取引の状況が可視化され、請求書の発行状況（発行済 / 未発行）が一目でわかるので、担当間のコミュニケーションの工数削減につながっています。さらに各取引の最新ステータスが可視化されているので、請求書の発行漏れもなくなり、業務の確実性や品質も向上したと思います。また月末や取引先の締日まで請求書の発行をため込むこともなくなりました。それにより月末近くになって慌てることがなくなりましたし、請求書発行のための残業も減りましたね。

● その他にも MakeLeaps 導入のメリットを感じていただけた点はありましたか。

はい、まず1つ目は請求書の郵送作業が大幅に効率化した点ですね。 MakeLeaps の郵送代行を使えば、請求書の印刷から紙折り、封入・投函作業までをすべてパソコン上の操作で完了させることができるので、とても楽です。
2つ目は、売掛金の状況（入金済・未入金）が一目で分かることですね。管理画面のトップページにグラフが表示され、これで即座に入金状況が把握できるので助かっています。また同じ管理の面では、作成した帳票について、取引先やステータスなど様々な条件での検索が可能なので、過去に作成したものを簡単に見つけられるのもメリットですね。3つ目は、クラウドサービスであることで、働く場所を選ばず作業できるという点です。当社は創業時からテレワークを活用してきました。従って、会社にいなくても何ら不自由を感じることなく、請求書の発行業務ができるというのは非常に良い点です。

画像:導入の効果

拡大

導入のきっかけ

● MakeLeaps を導入されたきっかけ、またそれまでの経緯をお聞かせください。

MakeLeaps を知る前から帳票データを一元管理できるクラウドサービスを探していて、試しに使ってみたものもありました。MakeLeapsを知ったのはリコーさんからのメルマガがきっかけで、それを見て、その場ですぐ無料トライアルに申し込みました。帳票フォーマットがキレイで、画面や操作もシンプル、誰でも直感的に使えそうという印象を持ちました。比較した他社サービスは、導入や利用にあたって用意すべき情報が多かったり、データベースを作成する必要があったり、事前準備や運用が大変になる印象でした。業務効率化のために導入したシステムの利用に手間がかかってしまっては、本末転倒ですよね。その反面、MakeLeaps は導入・利用の手間が少ないと感じました。

● MakeLeaps への移行は、スムーズに進みましたでしょうか。

MakeLeaps への移行はとてもスムーズでしたね。先ほども申し上げた通り、導入の手間がかからず、操作も簡単でした。利用にあたっても、マニュアルを読み込んだりせずに、一目瞭然で直感的に分かりました。当社の従業員も、詳しく教えるということはせずとも、スムーズに利用できていると思います。仮に分からないことがあっても気軽にチャットで確認できて、すぐ解決できるのが良いですね。

今後の展望

● MakeLeaps のご利用について、今後の展望がありましたらお教えください。

さらなる業務効率化のために、請求書発行の電子化（電子送付）を進めていきたいですね。現在でも電子送付している取引先はあるものの、まだ全体の4～5割程度です。請求書の原本を郵送している取引先に対しても、電子化への切り替えについて順次確認をとっています。電子送付に切り替えられた取引先については、MakeLeaps のセキュア送信機能を使って、業務効率化を図ることも検討できるのではないかと考えています。