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お客様導入事例 有限会社エクサス 様

画像:お客様事例 有限会社エクサス 様

脱Excel®による請求データの一元管理で、
請求業務の「工数削減」と「テレワーク」が可能に。

請求管理クラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」は、見積書や請求書など各種書類の「作成」や「承認」、「送付」から「入金管理」まで、請求にまつわる業務を効率化するクラウドサービスです。今回は2019年10月に「MakeLeaps」を導入された有限会社エクサス様に、導入の背景や導入の効果についてお聞きしました。エクサス様は各種電子機器の基板設計を主軸に、基板の製造・組み立てまで含めたエレクトロニクス事業を展開されており、その他にも、WEB・コンテンツ事業、防犯・監視カメラ事業、電子機器製品販売事業などを幅広く手掛けていらっしゃいます。

従業員間の情報連携が強化され、請求業務の「生産性」と「確実性」が向上。

導入の背景

● MakeLeaps 導入前の業務について、その内容や悩みをお聞かせください。

MakeLeaps 導入前は、見積書や請求書などの帳票を Excel® で作成・管理していたことで、従業員間の情報連携に問題がありました。当社では「見積書の作成担当」と、納品後の「請求書の発行担当」が分かれており、MakeLeaps 導入前も作成した帳票を共有フォルダに入れ、担当間で共有できる状態にしていました。しかし、各取引の「受注 / 未受注」「請求書発行済 / 未発行」の最新ステータスが一目で把握できる状態になっていなかったのです。そのため見積担当と請求担当の間で都度ステータスの確認作業が発生し、業務効率を下げる要因になっていました。また時には連携不足により、請求書の発行漏れが発生してしまうこともありましたね。さらにはステータスの確認に手間がかかるので請求書発行をため込んでしまい、月末に作業が集中し、多くの残業が発生してしまう状態にもありました。

有限会社エクサス  代表取締役 髙橋 秀明 様

有限会社エクサス
代表取締役 髙橋 秀明 様

導入のきっかけ

● MakeLeaps を導入されたきっかけ、またそれまでの経緯をお聞かせください。

MakeLeaps を知る前から帳票データを一元管理できるクラウドサービスを探していて、試しに使ってみたものもありました。MakeLeapsを知ったのはリコーさんからのメルマガがきっかけで、それを見て、その場ですぐ無料トライアルに申し込みました。帳票フォーマットがキレイで、画面や操作もシンプル、誰でも直感的に使えそうという印象を持ちました。比較した他社サービスは、導入や利用にあたって用意すべき情報が多かったり、データベースを作成する必要があったり、事前準備や運用が大変になる印象でした。業務効率化のために導入したシステムの利用に手間がかかってしまっては、本末転倒ですよね。その反面、MakeLeaps は導入・利用の手間が少ないと感じました。

導入のきっかけ

● MakeLeaps への移行は、スムーズに進みましたでしょうか。

MakeLeaps への移行はとてもスムーズでしたね。先ほども申し上げた通り、導入の手間がかからず、操作も簡単でした。利用にあたっても、マニュアルを読み込んだりせずに、一目瞭然で直感的に分かりました。当社の従業員も、詳しく教えるということはせずとも、スムーズに利用できていると思います。仮に分からないことがあっても気軽にチャットで確認できて、すぐ解決できるのが良いですね。

今後の展望

● MakeLeaps のご利用について、今後の展望がありましたらお教えください。

さらなる業務効率化のために、請求書発行の電子化(電子送付)を進めていきたいですね。現在でも電子送付している取引先はあるものの、まだ全体の4~5割程度です。請求書の原本を郵送している取引先に対しても、電子化への切り替えについて順次確認をとっています。電子送付に切り替えられた取引先については、MakeLeaps のセキュア送信機能を使って、業務効率化を図ることも検討できるのではないかと考えています。

お客様プロフィールと導入製品

お客様情報

■お客様名称:有限会社エクサス 様

■本社所在地:群馬県伊勢崎市華蔵寺町34-17

■設立:2002年4月1日

■従業員数:9名

■事業内容:エレクトロニクス事業、WEB・コンテンツ事業、防犯・監視カメラ事業、電子機器製品販売事業

■URL:http://www.exus.co.jp/

有限会社エクサス様

導入ソリューション

■請求管理クラウドサービス
MakeLeaps

まずは30日間の無料トライアルをどうぞ
https://www.ricoh.co.jp/service/makeleaps/

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