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お客様導入事例 社会福祉法人コメット 様

福祉サービス事業所の請求業務を⼿書きからクラウドへ。
請求作業の時間を約80%削減し、本来の業務に集中できる環境を構築。
電⼦帳簿保存法の改正やインボイス制度にも対応。

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社会福祉法人コメット様は30年以上に渡って、障がいのある方へ幅広い福祉サービスを提供されています。仕事を通じた社会復帰・社会参加を推進する事業として、小麦の家、トマトハウス、明和荘タイムスを運営。パンやお弁当などの商品を地域の保育園や地元企業、名産品販売所をはじめ各所に納品されています。

従来、それらの事業で請求書・納品書などの帳票作成は、手書きで行われていましたが、事務作業を効率化してメインの業務である利用者様へのサポートを充実させたいとの思いから、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps」を導入。電卓で計算・手書き・確認を繰り返していた請求作業が、MakeLeapsによって大幅に時間短縮され、作成ミスへの不安も解消。同時に、今後の電子帳簿保存法の改正やインボイス制度に対応した体制も構築されています。

課題と効果

【導入前の課題】

  • 電卓での計算、手書きによる請求書や納品書の作成、確認を繰り返し行う事務作業が、現場の負担になっていた。
  • 紙の帳票では、本部と事業所(店舗)間の売上や入金に関する情報共有が困難だった。
  • 社会全体で進むデジタル化や、最新の法改正に対応できる体制を整えたかった。

【導入後の効果】

  • ワンクリックでかんたんに各種帳票を作成。請求業務の大幅な効率化で、利用者様をサポートする時間が充実した。
  • クラウドサービスの利用で、いつでも各事業所(店舗)の売上や入金状況を簡単に把握でるようになった。
  • 請求業務において、電子帳簿保存法の改正とインボイス制度に対応できる体制を構築できた。

選定のポイント

  • 他社サービスと比較した中で、費用対効果が最も大きいと感じた。
  • 導入時の支援やチャットによるサポートが充実していた。
  • リコーが販売、サポートしている安心感があった。

導入の背景と効果

手書きからクラウドへ切り替えた背景を教えてください。

小麦の家 井上様「小麦の家(パン部門)では、以前は、商品を納品する度に、手書きで伝票を起こし商品と一緒にお渡ししていました。月に複数回注文いただくお客様には、配達時の伝票とは別に当月分をまとめた請求書もお渡しする必要があります。月末に控えを見ながら再度電卓で合計金額を計算し、改めて明細や請求書を作成。さらに銀行口座に入金されたら、控えと照合し消込みをして……。手計算・手書き・確認という作業を繰り返していたので、この分の時間を利用者様のサポートに充てられたらという思いがありました。」

画像:社会福祉法人コメット 多機能型事業所 原町田スクエア パン部門 小麦の家 井上 加奈絵 様社会福祉法人コメット
多機能型事業所 原町田スクエア
パン部門 小麦の家
井上 加奈絵 様

電子帳簿保存法の改正やインボイス制度もきっかけの一つだったそうですね。
詳しく教えてもらえますか?

本部 長津様「はい、まずは手書きをやめて、事務作業の効率化・標準化を進めることが1番の目的でしたが、今後、電子帳簿保存法の改正により社会全体で帳簿類のデータ化がいっそう進んでいくことも踏まえ、私たちも体制を整えたいと思いました。
またインボイス制度については、早めに対策をしなければお客様が離れてしまうのではないかという心配がありました。インボイス制度がスタートすれば、お客様は適格請求書をご要望されるでしょう。そこで、これら2つの法律に対応できるMakeLeapsに、このタイミングで切り替えることにしました。」

MakeLeapsを選ばれた理由を教えてください。

本部 長津様「私たちの事業所は、お客様向けに発行する伝票の枚数自体は大量ではありません。このような私たちの事業規模、業態においても、MakeLeapsは高い費用対効果を期待できることが魅力でした。

また、初めて請求業務をクラウド化するにあたって、サポート体制も重視した点です。実際に、リコーさんのサポートはよく利用させていただきました。質問への解答はもちろん、チャットにはいつも詳しいアドバイスが添えられていて、その丁寧さに驚かされたほどです。おかげ様で、無料のトライアル期間中に基本的な機能は、ほぼ使いこなせるようになりました。

本部が間に入らなくても、リコーさんが各事業所を直接サポ―トしてくれるので大変助かっています。MakeLeapsを導入して間もない明和荘タイムス(印刷・陶芸部門)も、小麦の家やトマトハウスと同様に使いこなせるよう、引き続きサポートいただいているところです。」

画像:社会福祉法人コメット 事務局長 長津 司穂子 様社会福祉法人コメット
事務局長
長津 司穂子 様

MakeLeaps導入により、請求業務はどのように変わりましたか?

小麦の家 井上様「以前は手計算・手書き・確認の繰り返しに時間を取られていました。MakeLeapsなら、初期設定で商品情報や取引先情報を入力しておけば、それ以降は請求書でも納品書でも領収書でも簡単に作成できます。また、手書きによる作成ミスの不安もなくなりました。」

トマトハウス 井上様「トマトハウス(弁当・喫茶部門)においても帳票作成の効率化につながっています。またMakeLeapsは、入金の未・済が一目瞭然なので助かっています。さらにMakeLeapsと銀行口座を連携させれば、請求データと入金データをMakeLeapsが自動で照合して、ワンクリックで入金消込を完了できます。リコーさんにサポートしてもらいながら使い慣れていくほどに、時間と工数がどんどん削減されていくのを実感しています。

画像:社会福祉法人コメット 多機能型事業所 原町田スクエア 弁当・喫茶部門 トマトハウス 井上 雅之 様社会福祉法人コメット
多機能型事業所 原町田スクエア
弁当・喫茶部門 トマトハウス
井上 雅之 様

本部 長津様「本部の会計システムへのデータ入力作業も大きく改善されました。以前は、現場から紙の伝票控えを借りてきていたのですが、伝票だけでは入金状況が分からず別の資料を借りに現場へ戻ったり、担当者がお休みの場合は後日改めて確認、ということもありました。現在は、クラウド上から各事業所の請求・入金状況を確認できるので、現場と本部を行ったり来たりすることなく、効率的に会計システムへ入力できるようになりました。」

画像:導入前・導入後

MakeLeaps導入による一番の効果を教えてください。

トマトハウス 井上様「何よりも、利用者様のサポートという本来の業務により多くの時間を充てられるようになったことです。現場が落ち着いている午後や隙間時間を使ってMakeLeapsに入力し、時間の有効活用につなげています。」

小麦の家 井上様「気持ちの面での効果も大きいです。MakeLeapsは操作が簡単なので、私が休みの日は他のスタッフに任せています。一人で担当していた時よりも、心にゆとりができ安心して休めるようになりました。
また、月々の売上をグラフで表示すると、今月はこんなに売れたんだ、と嬉しい気持ちになるんです。データの見える化が、私たちスタッフのモチベーションアップにもつながっています。

本部 長津様「社会の動向や法改正にいち早く対応し安定して事業を行っていくことが、利用者様へのサポート充実につながっていきます。MakeLeapsの導入により、請求業務の効率化はもちろんのこと、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度にも対応できるようになりひと安心しているところです。今後も様々な変化があると思いますので、リコーさんには引き続き最新の情報やご提案を頂けたらと期待しています。」

お客様プロフィールと導入商品

お客様情報

■お客様名称:社会福祉法人コメット

■本社所在地:東京都町田市原町田 5-4-19

■事業概要:「私たちは、誰もが互いに認め合い、支えあい、助け合える地域と文化を創造します」という理念のもと、町田市を拠点に30年以上に渡って、障がいのある方へ幅広い支援・福祉サービスを提供。

■URL:https://www.normanet.ne.jp/~comet/

画像:写真1

画像:写真2

多機能型事業所「原町田スクエア」では、小麦の家(パン部門)、トマトハウス(弁当・喫茶部門)、明和荘タイムス(印刷・陶芸部門)などを運営。

導入商品

■請求管理クラウドサービス
MakeLeaps

まずは30日間の無料トライアルをどうぞ
https://www.ricoh.co.jp/service/makeleaps/

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  • 本ページに掲載されている情報は、2021年12月現在のものです。

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