お客様導入事例 株式会社オフィスソリューションズ北九州 様
販売管理システムとの連携で、手作業による請求書・納品書発送から脱却。
発送の電子化による効果で、業務時間を約70%削減。
書類到着までのタイムラグがなくなり、お客様満足度の向上にも成功。
OA機器や各種ソフトの販売・メンテナンス、さらにはオフィス空間全体のコーディネイトから各種工事まで、多様なご要望にワンストップで応える株式会社オフィスソリューションズ北九州様。一連の販売業務をデジタル化するため、過去に「kintone」と「PCA商魂DX クラウド」を導入。今回は販売業務から請求業務へとデジタル化の領域を拡大する目的で、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps」を導入されました。
従来はPCA商魂DX クラウドで作成した請求書や納品書を手作業にて郵送していましたが、MakeLeapsの導入により電子送付へ移行。従来の手作業による郵送と比べて、発送にかかる作業時間は約70％減となっています。またMakeLeaps導入以降、電子送付を希望されるお客様は着実に増えており、さらなる時間短縮も期待されているそうです。
課題と効果
【導入前の課題】
- 販売業務はデジタル化されていたが、請求業務はアナログのままで、毎月丸1日かけて書類発送を行っていた。
- 請求書の郵送後、お客様に届くまで数日のタイムラグがあり、急ぎの場合はお客様からの問合せが発生していた。
- お客様へデジタル化を提案する上で、自社内の管理部門におけるデジタル化が遅れていた。
【導入後の効果】
- MakeLeapsとPCA商魂DX クラウドの連携で、書類の発送を電子化し、作業時間を約70%削減することができた。
- 電子送付へ切り替えたことで、書類到着までのタイムラグがなくなり、お客様の満足度が向上した。
- 自社の請求業務デジタル化により、お客様へ社内実践をベースとした具体的な提案活動ができるようになった。
選定のポイント
- スモールスタートがしやすく、徐々にデジタル化を進めたいという要望に合致した。
- 従来の請求書フォーマットを変えることなく、電子送付へ移行することができた。
- 初期費用やランニングコストの点で、他社製品よりコストメリットが大きかった。
導入の背景と効果
「MakeLeaps」を導入した背景を教えてください。
久保田様「販売関連業務については、以前は手書きで伝票を作成していたところから、段階的にクラウドサービスを使ったデジタル化を進めてきました。まずは業務の効率化や情報の一元管理のためkintoneとPCA商魂DX クラウドを導入し、さらにこの2つを連携させることで、見積データの共有から請求書・納品書の作成まで、クラウド上でできる仕組みを整えました。
株式会社オフィスソリューションズ北九州取締役
社長室兼企画室
室長
久保田 祐史 様
これにより販売データの社内共有など、販売業務のデジタル化は進んだのですが、それ以降のプロセスである請求業務がアナログのままであることが課題でした。」
脇山様「請求書を印刷し、紙折りして封筒に入れ、切手を貼り、誤りがないかチェックする工程は相変わらず手作業でした。管理部全員で丸1日かけて作業をしていたので、月初はこれで手一杯でしたね。請求書以外の納品書や明細書もやはり手作業で郵送していたので、まとめて解決できる方法を探していました。」
クラウドサービスの中でも「MakeLeaps」を選ばれた理由を教えてください。
脇山様「1番の決め手は、他社製品と比べてスモールスタートがしやすかった点です。導入費用が抑えられることに加え、取引社数に応じて細かい価格設定があるのが魅力でした。最初は10社程度から始めて、お客様の反応や効果を見ながら、20社、50社と徐々に広げていきたいという考えに沿ったサービスでした。
もう1つ大きなポイントとなったのが、基幹システムとの連携です。PCA商魂DX クラウドとの連携はマストだったため、MakeLeapsは開発不要でそのまま連携できる点がとても助かりました。
株式会社オフィスソリューションズ北九州管理部
課長
脇山 高志 様
久保田様「データ連携に優れている点は、今後このMakeLeapsを当社のお客様にも提案していく上で大きなメリットになります。当社は、お客様企業それぞれに最適なソリューションを提案していくことを大切にしています。PCA商魂DX クラウドを使用されている企業は多いですし、これなら多くのお客様の環境やご要望に寄り添う提案ができるのではないかと思い、まずは社内で実践してみたいと思いました。」
「MakeLeaps」をどのように使用されているか教えてください。
久保田様「kintoneで見積書を作成し、受注確定後にPCA商魂DX クラウドにデータを連携。そこから請求書や納品書をPDFで出力しMakeLeapsにアップロードしています。あとはMakeLeaps上で電子送付をすれば請求業務は完了です。
また一部、紙の明細書を請求書に添付して送付する必要があるのですが、その明細書をPDF化するためにリコーの複合機に搭載されているSpeedocというアプリを活用しています。Speedocで紙をスキャンする際、複合機のタッチパネル上でファイル名や保存先を指定できるので、PCでのリネームやフォルダへの振り分け作業が不要です。紙の帳票をPDFでMakeLeapsにアップロードする際も効率的に作業ができています。」
「MakeLeaps」により社内の業務はどのように改善されましたか？
猪口様「毎月、請求書の印刷・封入・チェック作業に600分程度かかっていたところ、導入後はその30％程度の時間で作業を完了できるようになりました。以前は管理部全員で手分けしても丸1日かかり、他の作業は一切できないほどだったのですが、今では「もう終わった！」と思うくらいスピードアップしています。
また、今後は一連の請求業務をテレワークで完結できるようになったのも嬉しいですね。MakeLeapsなら発送作業もリモートでできるので、急な在宅ワークにも無理なく対応できそうです。」
株式会社オフィスソリューションズ北九州管理部
猪口 和枝 様
お客様の反応はいかがですか？
猪口様「正直なところ、電子による請求書の受け取りに賛同いただけるのは30～50社くらいではないかと想像していたんです。しかし、電子送付のご案内書をお送りしただけで約250社ものお客様企業からお申込みがあって驚きました。電子で受け取られたお客様が混乱されることもなかったですし、これだけスムーズに導入できたのは、請求書のフォーマット自体が従来の紙と同じであることが大きかったと思います。
脇山様「また、以前から請求書を早く欲しいというご要望があったので、電子送付でいち早くお届けできるようになったこともポイントだと思います。請求先部署の変更等、再発行が必要な場合も、郵送では最短でも翌日となりますが、電子送付ならお客様をお待たせするこもありません。」
MakeLeapsのサポートはいかがですか？
猪口様「使い方だけではなく、こちらの状況に合わせた提案もいただけるので非常に満足しています。また、取引先へ電子送付への切り替えをどのようにご案内すれば良いか相談した時には、案内書のサンプル文書をいただけて大変助かりました。」
今後の展開について教えてください。
久保田様「社内業務の効率化をさらに進めていくほか、社内実践を踏まえたお客様への提案も積極的に展開していく予定です。MakeLeaps単体での活用はもちろん、他のシステムやソフトと組み合わせることで各段に業務効率を高められることは社内で実証済みですので、MakeLeapsによる請求業務の効率化を切り口として、トータルな提案につなげていきたいと考えています。」
お客様プロフィールと導入商品
お客様情報
■お客様名称：株式会社オフィスソリューションズ北九州様
■本社所在地：福岡県北九州市小倉北区日明3丁目6番20号
■事業概要：各種オフィス機器、情報機器、什器等の販売から、セキュリティーシステムの構築や導入後のメンテンスサービスもワンストップで提供。地域に密着しお客様企業それぞれに最適なソリューションを提案。
導入商品
■請求管理クラウドサービス
MakeLeaps
まずは30日間の無料トライアルをどうぞ
https://www.ricoh.co.jp/service/makeleaps/
- ※kintone は、サイボウズ株式会社の登録商標または商標です。
- ※PCA は、ピー・シー・エー株式会社の登録商標です。
- ※Excel®は、米国 Microsoft Corporation の、米国およびその他の国における登録商標または商標です。
- ※Adobe PDFは、Adobe systems Incorporated（アドビシステムズ社）の米国ならびにその他の国における商標または登録商標です。
- ※本Webページ記載の会社名および製品名は、それぞれ各社の商号、商標または登録商標です。
- ※本ページに掲載されている情報は、2021年12月現在のものです。
