お客様導入事例　あじさい税理士法人 様

充実のサポートで「ITが苦手でも安心！」
税理士法人の請求書発送を「MakeLeaps」で電子化。作業時間は1/3に削減され、コストダウンも実現。
スマートな請求書発送にクライアント企業も注目。

税理士法人を中核とするあじさいグループ様は、クライアント企業の創業・発展・継続をトータルにサポートしていくため幅広い事業を展開されています。
地域企業の業務効率化や事業承継など様々な経営課題に対してコンサルティングを行う中で、地方においては、ITリテラシーの向上や既存業務フローの見直しなど、デジタル化への機運がまだまだ十分に醸成されないと感じられていたそうです。
そこで、まずは自社の請求業務を電子化し、その成功体験を共有することで、クライアント企業の意識を変えたいと「MakeLeaps」を導入されました。
郵送から電子送付への切り替えで、印刷～押印～紙折り～封入の工程が不要となり、作業時間を1/3に削減。また、郵送費や封筒・コピー用紙代などのコストダウンも実現しました。
早速、クライアント企業からも「どのように電子化を進めたのか？」といったお問い合わせがあるそうです。
これらについて、代表の手塚様と、請求業務の担当者であり「MakeLeaps」の導入も担当された成清様にお話を伺いました。

課題と効果

選定のポイント

• 既存の基幹システムと連携でき、請求書のフォーマットを変えることなく電子送付に移行できた
• 導入から運用まで、電子化への不安を解消してくれるサポート体制が充実していた
• 他社と比較した中で、導入コスト、ランニングコストともに優れていた

導入の背景と効果

「MakeLeaps」を導入した一番の目的は、クライアント企業のデジタル化を促進することだったそうですね。詳しく教えて下さい。

手塚様「社会全体で電子化やペーパーレス化による既存業務の見直しが図られる一方、地方においてはまだまだそれらが進んでいないと感じていました。私たちのクライアントもIT活用による既存業務の見直しを躊躇する企業が多い状況でしたので、まずは自社の請求業務を電子化し、経験を踏まえた提案をしていきたいと考えました。
あじさいグループは、クライアントの経営課題を解決し企業価値の向上につなげるための提案をする上で、常にクライアントの「半歩先」を行かなければならないと考えています。当社もITが得意なスタッフばかりではありません。だからこそ、私たちが請求書の電子化による業務効率化やコスト削減を実現させ、その成功経験を伝えることがクライアントの意識を変えていくことにつながるのではないかと思いました。」

クライアント企業から事業承継の相談も多いと伺いました。事業承継においてIT活用による業務のデジタル化が貢献できることはありますか？

手塚様「中小企業では事業承継が大きな課題となっています。状況は地方ほど深刻で、例えば長崎では社長の平均年齢は60歳以上でその半数は後継者が不在です。そのような企業では、属人化している業務が多く、あの人がいないと分からないということが往々にして生じています。属人化した業務へのIT活用は、業務の見える化・標準化につながり、このような課題を解決する一つの手段になると考えています。」

「MakeLeaps」を採用した決め手を教えてください。

手塚様「既存の基幹システムと連携できる点です。請求書電子化のために別のデータベースを用意したり、基幹システムごと入れ替えるのは現実的ではありませんでした。MakeLeaps は基幹システムから請求情報をインポートすることで、従来の仕組みの中に「請求書を電子化し送信する」機能を簡単に追加できるのが良かったです。
また、請求書のフォーマットを従来のものから変えずに送信できるのもポイントでした。それにより、受け取られたクライアントを混乱させることなく運用できています。」

成清様「操作する立場としては、やはりサポート体制が重要です。問い合わせると、詳しい情報が記載されたWEBページのリンクや画像などを交えながら説明していただけるので、いつも分かりやすくて大変頼りにしています。本当に手探りの状態からはじめて、ここまで活用できるようになったのは丁寧なサポートのおかげだと思っています。」

手塚様「必要な機能と充実したサポート体制を備えており、導入コスト・ランニングコストとも優れていることからMakeLeaps の導入を決定しました。」

お客様へのご案内はどのようにされましたか？

手塚様「請求書を電子化する旨を記載した文書をクライアントに送付し、電子化に賛同いただけるクライアントにはWebサイトに設置したフォーム、またはメール、FAXのいずれかの方法でお申し込みをお願いしました。
当初、賛同いただけるのは4割程度と予想していたのですが、実際には8割ものクライアントからお申し込みがありました。多くのクライアントが社会全体で請求書発送の電子化が進んでいることを認識されており、当社の取り組みにも違和感なく賛同いただけたようです。」

「MakeLeaps」導入後、請求業務はどのように変わりましたか？

成清様「基幹システムから MakeLeaps へ請求情報をインポートし、念のため画面上で金額や件数を確認、あとはワンクリックで電子送付が完了するので、請求書を印刷～押印～封入するという工程が丸ごとなくなりました。約3時間かかっていた作業が1時間程度に削減されています。
請求状況が確認できるのも便利ですね。お客様が請求書を開いたかどうかが分かるので、開いていないお客様にはフォローの連絡をしたり、問い合わせがあった時にはすぐに確認や再送ができるようになりました。

コスト面では、印刷・発送にかかっていた経費を削減できました。特に封筒は窓付きのものを特別に発注していたので効果が大きいです。大量にストックした封筒が場所をとることもなくなりました。」

クライアント企業の電子化促進についてはいかがですか？

手塚様「MakeLeaps で請求書を送るようになってから、どうやって電子化しているのか、というお問い合わせをいただくようになりました。クライアント企業には、効果だけではなく導入のプロセスも合わせてお伝えし、電子化に向けて具体的なイメージを持っていただきやすいようにしたいと思います。」

請求業務の電子化など、IT活用を迷っている企業やご担当者様へひと言いただけますか？

成清様「ITが苦手な私が使いこなせているので皆さんもきっと大丈夫！と伝えたいですね。
自信をもってチャレンジしてほしいです。私自身の経験をお伝えすることが、IT活用による業務改善に踏み切る勇気やきっかけにつながってくれたらと思っています。」

お客様プロフィールと導入商品

• ※本Webページ記載の会社名および製品名は、それぞれ各社の商号、商標または登録商標です。
• ※本ページに掲載されている情報は、2022年2月現在のものです。