お客様導入事例　株式会社帯刀ギヤー製作所様

販路拡大で増えた受注をRICOH カンタンファクス仕分け for Cloudで効率化。特急対応のレスポンスも向上し、売り上げ増に貢献。

リコー複合機とBoxを組み合わせ、あらゆる書類を電子化した結果、業務効率化と、顧客満足度の向上を実現。

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高い技術力と短納期で、全国に顧客を持つ機械部品製作

埼玉県吉川市に本社・工場を置く株式会社帯刀（おびなた）ギヤー製作所様は、社名となっている歯車を始め、精密機械、産業機械などの各種消耗部品などの製作を手掛けています。その高い技術力と、短納期・特急対応力に定評があり、全国の大手企業も顧客に持つ会社です。

お困りごと 1

Web開設で顧客・注文が増え、その対応の効率化が必要となっていた

解決 1

受信ファクスを直接Boxに格納し、通知されるようになったため、レスポンスが向上し、注文書の仕分けも効率化できた

お困りごと 2

見積制作時に参照する過去の見積書や資料の検索に時間がかかっていた

解決 2

過去の見積書や書類もすべてBoxに格納できたので、検索が早くなり、見積にかかる時間が短縮され、受注率も向上した

お困りごと 3

拠点が複数となり、情報共有が課題となっていた

解決 3

Boxで情報の共有が場所を問わず可能になり、営業効率が向上した

週末に来る特急対応依頼のファクスもスマートフォンで見られるようになって、即対応が可能になり、受注率が向上しました

背景と課題

Web開設で受注増。特に特急対応のレスポンスが課題に

創業時は社名のとおり歯車を中心に制作を行っていた同社ですが、２代目となる帯刀武士氏が代表取締役に就任後、事業拡大を目指して、付加価値の高い精密機械や産業機械の消耗部品などを手掛けるようになりました。その後、販路拡大のためWebページを開設しました。

「リコーの担当者に相談し、薦められた『おりこうブログ』でWebページを開設しました。すると、驚くことに、それまで東京近郊の顧客に限られていた注文が、全国から来るようになりました。顧客数で言えば８倍ほど増えています。中には大手企業もあり、注文が大幅に増加しました」（帯刀氏）

株式会社帯刀ギヤー製作所
代表取締役
帯刀武士氏

その一方で、新たな課題も出てきました。「当社は特急対応を売りにしているところもあり、実際数多くの依頼があります。特急対応ということは、お客様も緊急事態なわけですから、レスポンスの速さが受注を決めます。したがって、週末といえどもいかに速く注文内容を把握し、見積りを提示するかにかかっているわけですが、ほとんどの見積依頼がファクスで届くので、特に依頼が多い週末にファクスがすぐ確認できないと、見積回答が遅れて、失注ということになりかねませんでした」。

また、見積作成時にも課題があったといいます。「同じ部品のリピート発注や、部品の一部を若干変更した部品の発注もよくありますので、見積書の作成の際には過去の見積書や資料を参考にしますが、印刷してファイリングしていたので、見つけ出すだけで20～30分かかることもしばしばありました」（帯刀氏）。

導入の経緯

書類の電子化のために導入したBoxを活用し
RICOH カンタンファクス仕分け for Cloudを導入

同社では、これまでも書類の電子化に取り組んでおり、複合機の更新を機に、BoxとRICOH カンタンストレージ活用 for Box（以下、カンタンストレージ活用）を導入していました。「Boxの導入もリコーから薦められたものでした。現在、本社工場のほかに、もともと工場があった東京都葛飾区の本社、そして営業の拠点として千葉市に営業所があり、これらの情報共有にクラウドストレージは最適という点、さらにBoxなら容量無制限ということで、図面などもたくさん保存しておく必要がある当社には最適と考え、導入を決めました」と語ります。

Boxおよびカンタンストレージ活用導入後は書類の電子化が進んでいったといいます。「容量が無制限なので、とりあえず紙書類はスキャンして直接Boxに、データはそのままBoxに入れるようになりました。Boxに入れておけば、本社や営業所からはもちろんのこと、出先でもスマートフォンでも見られるようになったので、外出の多い営業担当者も業務が効率的にできるようになりました」（帯刀氏）。

その後、RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud（以下、カンタンファクス仕分け）が発売され、帯刀氏はすぐに導入を決めます。「Box、カンタンストレージ活用で確かに便利にはなりましたが、受信ファクス、特に週末の特急対応の課題はそのままでした。それが、カンタンファクス仕分けを使うことで、受信ファクスが送信元別にフォルダ分けされてBoxに格納されること、そして受信をメールで通知してくれると聞き、これだと思いました。受信ファクスをBoxに入れてくれて、メールで教えてくれれば、いつでもどこでも確認・対応できます。まさにこれが必要だったものだと導入を即決しました」。

導入の効果

特急対応のレスポンスを短縮し、受注率が向上利益にもつながる

カンタンファクス仕分けの導入後、特急対応のレスポンスが格段に改善されたといいます。「金曜の夜などにファクスが来ても、手元のスマートフォンにメールで通知が届き、見積依頼の内容の確認も取れます。これにより、すぐに対応が取れるようになりました。また、見積の作成にあたっても、過去の見積書や書類をBoxの検索機能ですぐに見つけることができるので、これまでのように見積作成に取り掛かるまでに時間がかかる、ということもほぼなくなりました。特急対応は依頼に対して、できるだけ早く見積もりを出せばそれだけ受注率は上がります。それはお客様の緊急度が高いからに他ならないからです。見積金額よりもレスポンスの速さと、納期が重要です。その点で、カンタンファクス仕分けによる見積回答レスポンス時間の短縮で、受注率を上げることができ、利益にも確実につながっていると思います」（帯刀氏）。

担当者はいつも丁寧な説明で、導入後のイメージができる今後もしっかりサポートしていってほしい

リコーの対応について帯刀氏は「以前から複合機を始めとして、ネットワークやCADなどをリコーにお願いしてきました。なぜかといえば営業担当の方の説明が懇切丁寧だからにほかなりません。正直、ITは詳しくありませんが、その説明で導入後どうなるかがイメージでき、そして導入後は今回のカンタンファクス仕分けのように、そのイメージ通りになるので、全幅の信頼を置いています。ぜひこれからも当社を引き続き支援していってくれればうれしい」と語ってくださいました。

画像:RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud