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お客様事例
公益財団法人日本テニス協会様

お客様導入事例　公益財団法人日本テニス協会様

公益財団法人のガバナンス向上とコンプライアンス確保に、MakeLeapsを活用。
請求書作成から承認、発送、入金管理までクラウドで一元管理し、お金の流れを「見える化」。
透明性の高い組織運営とともに、業務効率アップも実現。

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公益財団法人日本テニス協会様は1922年に設立されて以来、100年にわたって日本テニス界を代表し統轄する団体として、多様な事業を展開されています。
これまではExcel^®で請求業務を行われていましたが、政府や公共団体、企業、個人と様々な形で連携し、大きな資金を扱いながら事業を展開する公益財団法人として、ガバナンス向上とコンプライアンス確保を追求していくため、MakeLeapsを導入されました。
請求書の作成から承認・発送、請求後の入金管理まで、一連のプロセスをクラウド化し、お金の流れを「見える化」。特に、協会内外にまたがる承認プロセスにおいては、事業ごとに承認を得る相手、人数、順番を細かく設定しクラウドで一元管理することで、不正の発生リスクを排除。透明性の高い組織運営とともに、ヒューマンエラーの削減やペーパーレス化、業務効率アップを実現されています。

課題と効果

【導入前の課題】

ガバナンス向上、コンプライアンス確保を主目的として、請求業務を見直す必要があった
請求書発送について、事業ごとに承認を得る相手、人数、順番を細かく設定できるサービスを探していた
紙の請求書では、印刷、捺印、複数の承認者への確認、郵送作業にかなりの時間を要していた

【導入後の効果】

請求書の作成から承認、発送、入金管理までお金の流れを「見える化」することで、透明性を確保できた
事業ごとの承認フローを設定しデータをクラウドで管理することで、承認プロセスの徹底を図ることができた
一連業務をMakeLeapsにて行うことで、業務効率向上やペーパーレス化、ヒューマンエラーの削減を実現した

選定のポイント

承認フローを細かく柔軟に設定でき、事業ごとに異なる承認プロセスに対応できること
インボイス制度や電子帳簿保存法など、最新の法令に対応していること
請求書の英文テンプレートがあり、外貨に対応していること

導入の背景と効果
お客様プロフィールと導入製品

導入の背景と効果

日本テニス協会様の概要を教えてください。

和田様「日本テニス協会は、1922年に日本庭球協会として設立されました。以来100年にわたり、日本のテニス界を代表し統轄する団体として、テニスの普及、振興、育成・強化の3分野を中心に事業を展開しています。
組織としては大きな団体となりますが、所属している全員が常勤というわけではありません。社会やテニス界で様々な功績をお持ちの方々に非常勤として、各種委員会の委員長や委員を務めていただいております。そしてそれぞれ任期があり、人の入れ替わりも多いので、事務局に所属の事務局員を各委員会に派遣し、実務をバックアップしています。

公益財団法人日本テニス協会
総務財務本部副本部長
兼総務部長
和田雅彦様

事務局が組織の『エンジン』として様々な案件に柔軟に対応していくことで、安定した事業運営を行っています。」

MakeLeapsを導入された背景を教えてください。

和田様「MakeLeaps導入の最大の目的は、ガバナンス向上とコンプライアンス確保です。当協会の事業には、政府、公共団体、企業、個人など多くのステークホルダーが関わっており、その中で動くお金も大きなものとなっています。このお金の流れを『見える化』し、より透明性の高い組織運営を行っていくために、従来のExcel^®から専用システムへシフトしたいと考えました。」

諸岡様「まず当協会からの請求内容としては、大会協賛金や大会公認料、書籍販売の代金など多岐に渡ります。これまでは、ファイルサーバにアップロードしたExcel^®を各事業担当間で共有し、請求書の作成・管理を行っていました。しかし、ただ単に作成したデータをサーバで共有するだけでは、承認や発送・入金の状況など、『見える化』という部分ではどうしても限界がありました。また作業の面でも、複数名で同時に作業がしにくく、作成したデータが上書きされてしまう、計算式を誤って消してしまう、といったミスも発生していたため、業務の効率化やヒューマンエラーの削減もMakeLeapsに期待したところです。」

MakeLeapsを採用した決め手を教えて下さい。

諸岡様「一番の決め手は、承認フローのパターンを複数作成することができ、それぞれのフロー内に複数の承認者を設定できたことです。承認フローを細かく柔軟に設定できる点は、事業ごとに承認者が異なり、協会内外に多くの承認者がいる当協会の事情に合致しており、非常に魅力的でした。」

公益財団法人日本テニス協会
事務局総務部
諸岡佳代様

齋藤様「私は大会運営本部など４つの部門を兼務しているのですが、事業によって承認を依頼する相手、人数、順番は異なります。協会内外あわせて最大７名の承認が必要なケースもあり、従来のようにExcel^®で請求書を作成して印刷、捺印したものをスキャンして一人ひとりにメールして承認依頼をする方法では、かなり時間がかかっていました。その点、MakeLeapsなら、承認者数が多くても設定してある承認フローをもとにワンクリックで簡単に承認依頼ができ、承認状況もクラウド上で把握できるのがいいですね。承認プロセスの『見える化』はもちろん、印刷・捺印などが不要になることで、業務効率も確実に改善されました。」

諸岡様「英文版の請求書に対応しているのもポイントとなったところです。当協会は国際大会を主催しており、また、フランステニス連盟と提携するなど、今後、海外向けの請求書も増えていく見込みです。したがって、簡単に和文・英文の切り替えができ、円以外の通貨も選択できるのは助かります。
さらに、コンプライアンスの確保にあたり、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応していることも、MakeLeapsを選んだ理由の一つです。」

MakeLeapsをどのように活用されていますか？

諸岡様「各事業担当がMakeLeapsで請求書を作成し、あらかじめ設定しておいた承認フローを選び承認依頼。承認が済んだ後、セキュア送信（電子発送）で発送しています。請求後は、経理担当にてMakeLeapsを使い入金管理・消込を行うといった流れです。」

MakeLeaps導入による効果を教えてください。

和田様「何よりもお金の流れが『見える化』されたことが、一番の効果です。請求書の作成から承認、発送、入金管理までデータが一元管理されていることで、進捗状況も含めてクラウド上で確認できるようになりました。
証跡を追えるようになったことも大きな効果です。何らかの理由で途中で削除した請求書も無効化された状態でデータとしては残っていますので、過去の案件についても遡って細かく検証できるようになりました。ミスや不正の発生リスクを低減することにより、最大の目的だったガバナンス向上、コンプライアンス確保、より透明性の高い組織運営が実現できていると感じています。」

齋藤様「承認プロセスにおいても、期待通りの効果が生まれています。事業ごとに、承認を依頼する相手・人数・順番を設定した承認フローを一度作成しておけば、後は該当する承認フローを選びクリックするだけで、承認依頼が完了します。そして、全員の承認が完了するまで、ダウンロードや請求書発送ができない仕様になっているので、不正の余地がありません。決められた承認プロセスの徹底が図れていると思います。

MakeLeapsはクラウドサービスなので、インターネット環境さえあれば場所を問わず作業できるのもいいですね。請求書を作成する私たち、あるいは承認を求める上席の者が出張中や外出時であっても、合間に請求業務を進められるようになりました。」

公益財団法人日本テニス協会
事務局総務部
主任
齋藤祐宇様

和田様「承認する側にとってもMakeLeaps導入のメリットは大きいです。案件ごとのメールを一つ一つ開かなくても、クラウド上で承認依頼されている案件を一覧で確認できるので、見落とすことがなくなりました。」

諸岡様「MakeLeaps導入により、複数名で同時に作業がしにくい、計算式を誤って消してしまうといったExcel^®ゆえの課題をまとめて解決できました。
また、以前は請求書を印刷し捺印したものをコピーして経理の控えにしていたのですが、現在は紙で残しておかなくてもMakeLeaps内にきちんと保存されるので、業務効率化とともに、ペーパーレス化も促進できています。」

画像：導入前・導入後

今後のMakeLeapsの活用について教えて下さい。

和田様「今後は、MakeLeapsと当協会会計システムの連携を検討していく予定です。それにより、業務効率のさらなる向上を図っていきたいと思っています。
事業拡大に伴い、私たちを取り巻くステークホルダーや扱う資金も増えていくことが見込まれます。
これからもMakeLeapsを柔軟に活用しながら、ガバナンス向上とコンプライアンス確保に努めていきたいと考えています。」