クラウドファイル共有はメールより安全！仕組みやメリットを解説します

クラウド環境でのファイル共有とは、クラウドストレージを利用して、インターネット上でファイルを保管・管理・共有することです。従来は、端末のHDDや社内サーバーなどがファイルの保管・管理を担っていましたが、クラウドストレージではクラウド上のサーバーがそれらの機能を代替します。

たとえば、Googleドライブ™やDropboxなどのクラウドストレージサービスでは、ファイルをクラウド上のサーバーに保存できます。PCやスマートフォンなどの端末容量を気にする必要なく、大容量のファイルの保管・管理が可能です。

クラウドストレージに保存されたファイルは、事前に権限を設定すれば、端末や場所を問わずアクセスできます。そのため、複数の利用者が場所や時間を問わず、必要なファイルにアクセスできる環境が構築できるのです。

さらに、ファイルの長期的な保存や管理、オンライン編集などにも対応しているため、ビジネスシーンでも活用されています。たとえば、重要な契約書や報告書などのファイルを、クラウドストレージに長期保存しておけば、不測の事態で端末が故障しても、データを失うリスクを軽減できます。

メールでファイルを共有する際、パスワード付きzipファイルを送信し、後からメールでパスワードを送る方法がよく使われます。しかし、この方法にはセキュリティ上のリスクが潜んでいます。

まず、メールの誤送信は誰にでも起こりうるヒューマンエラーです。万が一、送信先メールアドレスを間違えて入力してしまった場合、第三者に情報が漏洩してしまう危険性があります。また、サイバー攻撃により1通目のメールを見られてしまうリスクがあります。その場合、2通目のメールも閲覧される可能性は高いでしょう。加えて、メールでファイル共有をした場合は、相手がファイルを受け取れているかどうかの確認も必要になるため、手間がかかります。

一方、RICOH Driveをはじめとするクラウドストレージを利用すれば、メールで起こりうるリスクを軽減できます。クラウドストレージは、ファイルに直接アクセス権限を設定できるため、メールアドレスの入力ミスによる情報漏洩の防止に有効です。また、暗号化された通信により、サイバー攻撃のリスクも抑えられます。

さらに、ファイルの受信状況も管理画面で確認できるため、メールのように受信確認の手間もかかりません。

特に RICOH Drive は、PPAP＊対策に有効なファイル共有が可能です。
＊PPAP：「（Password）付きファイルを送る」「パスワード（Password）を送る」「暗号（Angou）化」「プロトコル（Protocol）」の頭文字。

詳しい内容については、活用ガイドにまとめていますので、ぜひダウンロードしてご確認ください。

クラウドサービスを利用したファイル共有には、従来のオフライン環境での方法にはない多くのメリットがあります。ここでは、クラウドならではの主なメリット5選を紹介します。

クラウドサービスを利用すれば、メンバー同士がインターネット上で同じファイルを閲覧できます。内容更新の都度データを送受信する必要がないため、ファイルの共有が効率的です。

また、権限管理やセキュリティ対策を施せば、取引先とのファイル共有・編集もスムーズに行えます。ただし、外部担当者との情報共有時は、自社内の機密情報を開示しないようにリスクヘッジする適切な運用が必要です。

クラウドサービスの中には、データを共有した相手の受領状況を確認できるものがあります。RICOH Driveもその一つで、画面上で確認できるため、データの受領のすれ違い防止が可能です。

従来のオフライン環境では、メールや電話で確認するしか方法がなかったため、大幅な業務効率化が図れます。

クラウドサービスでは、サービス事業者がデータ保護の仕組みを整備しているケースがほとんどです。そのため、利用者側は、システム障害が発生してもデータはバックアップされており安心です。

オフライン環境の場合、社内でバックアップの環境や体制を整える必要がありますが、クラウドサービスではその手間が省けます。

クラウドサービスを利用すれば、管理コストは提供業者が担ってくれるので、自社でサーバーを保守管理する必要はありません。

定期的にセキュリティをアップデートするサービス事業者を選べば、常に最新のセキュリティ環境を維持できます。オフライン環境では、自社でサーバーを管理するための人件費や設備投資が必要ですが、クラウドサービスならそのコストを大幅に削減できます。

クラウドサービスには、低容量のプランを無料で利用できるものもあります。たとえば、Googleドライブ™やDropboxは、一定容量までは無料で利用可能です。

有料プランを選んだ場合も、容量に応じて料金設定がされているため、自社の必要容量に合わせてプランの選択が可能です。オフライン環境からクラウドサービスに切り替えることで、ファイル共有に関するトータルのコスト削減が期待できます。

クラウドサービスを利用したファイル共有には、多くのメリットがある一方で、デメリットもあります。ここでは、クラウドサービスを利用する際に気をつけたいデメリットを2つ紹介します。

クラウドサービスは、インターネットへの接続が前提です。そのため、オフラインの状態ではファイルにアクセスができません。重要なビジネスの場面では、事前にパソコンにファイルをダウンロードしておくなどの対策が必要です。

クラウドサービスによっては、オフラインでも閲覧や編集ができる機能を提供しているものがあります。たとえば、Googleドライブ™では、ファイルをオフラインで利用可能に設定しておけば、インターネットに接続していない環境でもファイルを確認できます。

クラウドサービス選定の際は、オフライン対応機能の有無も確認しておくとよいでしょう。

クラウドサービスは、インターネットを介してファイルを共有するため、セキュリティ対策は欠かせません。サービス事業者がどのようなセキュリティ対策を施しているのか、事前の確認でサービスは絞り込めます。

また、外部とファイルを共有する際は、データを暗号化するなどの対策も必要です。

クラウドサービスを利用する際のセキュリティリスクや対策については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

内部リンク：オンラインストレージ セキュリティ（公開後設定）

クラウドファイル共有サービスとは、クラウド上にファイルを保存し、インターネットを通じて複数のユーザー間でファイルを共有できるサービスです。

ファイルサーバーを自社で構築・運用する必要がなく、どこからでもファイルにアクセスできる利便性から、ビジネスでの利用が広がっています。

クラウドファイル共有サービスは、利用規模や用途に対応するため、プランはさまざまです。法人向けのプランでは、以下のような内容がサービスによって異なります。

また、費用についても、従量課金制やユーザー数に応じた定額制など、サービスによって選択肢が異なります。

ビジネスでクラウドファイル共有を導入するなら、法人向けのプランが最適です。無料プランでは、セキュリティ対策が不十分だったり、保存期間が限られていたりする場合があるためです。

ファイル共有におすすめの法人向けクラウドサービスは、以下の記事で10選を紹介しています。ぜひ参考にしてください。

内部リンク：オンラインストレージ 法人（公開後設定）

クラウドファイル共有サービスを選ぶ際は、自社のニーズとの照合が重要です。ここでは、サービスを比較する際の主なポイントを2つ紹介します。

ファイル共有において、データ容量はもっとも重要です。まずは現在のデータ量を把握しましょう。そのうえで、十分なプランを提供しているサービスを探します。

1TBを超えるような場合は、容量無制限のストレージを用意しているサービスがおすすめです。容量の上限を気にせず、ファイルを保存できるためです。オフライン環境からクラウドサービスに切り替える場合は、現在の容量と将来的に必要な容量を見立てておきましょう。

クラウドサービスを利用する際は、セキュリティ対策が十分であるかどうかも比較しましょう。

具体的には、ISO27001の取得は、情報セキュリティ対策の目安になります。また、SSL＊による通信経路の暗号化や二段階認証の有無などの確認も欠かせません。
＊SSL: Secure Sockets Layer

RICOH Driveは、企業向けに十分なセキュリティ対策をおこなっており、安全にファイル共有ができる環境を整えています。SSLによる暗号化やアクセス制御、ログ管理など、多層的なセキュリティ対策を施しているため、安心してご利用いただけます。

詳しい内容については、ホワイトペーパーにまとめていますので、ぜひダウンロードしてご確認ください。

クラウドサービスを利用したファイル共有は、オフライン環境での方法と比べて、多くのメリットがあります。

特に、以下の内容は大きな利点です。

一方で、インターネット回線の用意や、セキュリティ対策などの注意点もあります。自社のニーズに合ったサービスを選べば、時間や場所を選ばないファイル共有の環境が構築できるでしょう。