【5分でわかる】Excelファイルの共有方法を紹介！注意点から解除方法まで解説します

Excelのファイル共有は、複数人でファイルを閲覧・編集する際に便利な機能です。まずは、Microsoft 365・Excel 2019以降とExcel 2007〜2016の、バージョンごとの具体的な共有方法を紹介します。

Microsoft 365やExcel 2019以降では、以下の手順で共有関連のボタンをリボンに追加し、ファイルを共有します。

Excel 2007〜2016では、以下の手順でファイル共有を設定します。ただし、事前に共有したいExcelブックをほかの閲覧・編集者もアクセスできる場所にアップロードしておく必要があります。

以上の操作でExcelファイルが共有可能になります。自社のバージョンに該当する方法で進めてみてください。

Excelのファイル共有は便利な機能ですが、機能の制限と同時編集ができないという2つの注意点があります。

共有設定を有効にすると、以下の機能が制限されます。

これらの機能を使用するためには、共有設定の解除が必要です。解除すれば、通常通りにすべての機能を利用できます。共有したい場合は、再設定を忘れないようにしましょう。

共有設定を有効にしても、同時編集はできません。自分以外のユーザーが編集中の場合「〇〇は現在編集中のためロックされています。変更はできません。」というメッセージが表示され、作業終了を待つ必要があります。

スムーズな運用のためには、以下のようなルールを設けて周知しておくとよいでしょう。

ファイル共有を活用する際は、機能の制限や同時編集ができない注意点を理解したうえで、適切な運用の周知徹底が重要です。

Microsoft 365やExcel 2019以降では「共同編集」機能を利用することで、複数人での作業がより便利になります。

「共同編集」とは、OneDrive（マイクロソフト社のクラウドストレージサービス）などにアップしたExcelファイルを、ほかのユーザーと一緒に開いて作業できる機能です。

具体的なメリットと設定方法について解説します。

共同編集の最大のメリットは、変更箇所が数秒で反映される点にあります。これにより、お互いの編集内容をほぼリアルタイムで確認しながら作業を進められます。また、リンクを共有するだけで、社外の人とも共同作業が可能です。

ただし、リンクを知っている人は誰でもデータを編集できるため、セキュリティ面での注意が必要です。利用ルールを周知し、適切な共有範囲の設定やパスワードの設定などで不正利用を防止しましょう。

共同編集の設定は、以下のとおりです。

Microsoft 365やExcel 2019以降の共同編集機能を活用し、効率的に作業を進めましょう。

ファイル共有は便利な機能ですが、作業が完了したら速やかな解除がセキュリティ面では重要です。共有の必要性がなくなったにもかかわらず解除しないでいると、意図しない情報漏洩につながる可能性があります。

ファイル共有の解除は、以下のとおりです。

ファイル共有は利便性とセキュリティのバランスが重要です。必要に応じて適切に設定し、作業完了後は速やかに解除しましょう。

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Excelのファイル共有は、複数人での閲覧・編集に便利な機能ですが、バージョンによって方法が異なり、機能の制限や同時編集ができないという注意点があります。

Microsoft 365やExcel 2019以降では、共同編集機能を使えばリアルタイムでの作業が可能ですが、作業完了後は速やかに共有を解除し、セキュリティ面への配慮も必要です。

Excelファイルを安全かつスムーズに共有するなら、クラウドストレージサービス「RICOH Drive」がおすすめです。インターネット環境があれば、場所を問わずExcelの閲覧・共有が可能で、アクセス権の設定により柔軟な運用ができます。

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