社内のファイル共有はネットワークが主流！使い勝手を試せるツールを紹介します

ファイル共有とは、複数のユーザー間でデジタルデータを共有することを指します。以前は、USBメモリやCD-ROMなどの物理的な記憶媒体を介していたケースが多くありましたが、現在ではインターネットやサーバーなどのネットワークを介したファイル共有が主流となっています。

ネットワークを介したファイル共有ならではの利点は、以下のとおりです。

これらの利点から、社内業務においてもネットワークを介したファイル共有が積極的に活用されています。

社内でのファイル共有は、業務の円滑化や生産性の向上に大きく貢献します。プロジェクトに関する資料や報告書などを共有できれば、スムーズなメンバー間の情報共有が可能です。また、重要なデータを一元管理することで、データの散逸や二重管理のリスク防止にも役立ちます。

このように、ネットワークを介したファイル共有は、現代のビジネスにおいて欠かせない技術となっています。効率的かつ安全なファイル共有の環境を構築すれば、業務の最適化を図れるでしょう。

社内でファイルを共有する方法は複数あります。それぞれの方法には異なる長所と短所があるため、自社の状況に合わせた適切な方法の選択が大切です。ここでは、代表的な5つのファイル共有方法を紹介します。

ファイルを共有する方法として、メールにパスワードを付けてzipファイルで送り、別のメールでパスワードを送付する方法（通称PPAP）が挙げられます。

導入におけるハードルの低さがメリットです。ただし、最新版がわかりづらい、誤送信のリスク、動画や画像のような容量の大きなファイルは共有できないといったデメリットがあります。

また、PPAPはセキュリティのリスクがあり、政府をはじめ、民間企業でも脱PPAPの動きも広まっているため、これからの導入はおすすめできません。

メールと同等に普及している方法として、USBを使って物理的にファイルを共有する方法があります。導入のハードルが低いメリットがある一方で、紛失や盗難のリスクがあり、損害が出た事例も報告されています。これからファイル共有を導入する場合、あまりおすすめできない方法です。

NAS（Network Attached Storage）とは、ネットワークに接続して使うストレージ機器のことです。社内ネットワークに接続して使用するため、同時に複数のパソコンから利用できます。本体の購入後、社内LANに接続し簡単な初期設定だけですぐに利用可能です。

定期的にパソコンのバックアップデータをNASへ取ることで、パソコンの故障時や、誤って上書き保存したり削除した場合に、元データから復旧できるというメリットもあります。

ただし、情報セキュリティのレベルは接続する端末（パソコン・タブレットなど）に依存するため、安全性を求める場合は、ファイルサーバーやオンラインストレージのほうが優れています。

ファイルサーバーは、大量にある社内データを保存、共有、バックアップするために用いるシステムです。社内にサーバーを設置するオンプレミス型と、外部のクラウド上で運用するクラウド型があります。

オンプレミス型は自社の状況に合わせてカスタマイズできるメリットがありますが、専門的な技術が必要です。一方のクラウド型はカスタマイズに限度はありますが、専門的な技術面はサーバーの事業者が担当してくれるほか、物理的なスペースが不要な点もメリットです。

ファイル共有サーバー上にデータが保管されていれば、アクセスするだけでデータが確認できるため、データやりとりの手間が不要なメリットもあります。NASとは違い、ファイル共有以外のサーバーとしての機能も持っているのが特徴です。

オンラインストレージとは、インターネット上でデータを保存できるサービスのことです。データやファイルの「保管」「管理」「共有」を目的としており、ファイルサーバーのようなシステムの構築や運用などの手間がかからないのが特徴です。

導入費用は不要な場合が多く、ランニングコストは毎月利用状況に応じた料金がかかりますが、多拠点でファイルの共有が可能なメリットがあります。

クラウド型のファイルサーバーと共通点はありますが、以下の点で異なります。

そのほか、オンラインストレージに関する詳しい内容は以下の記事で解説しています。ぜひ、あわせてご覧ください。

社内でのファイル共有には、オンラインストレージが最も適しています。なぜなら、以下のようなメリットがあるためです。

オンラインストレージのメリットや利用方法など、より詳しい内容は以下の記事で解説しています。ぜひご覧ください。

社内でのファイル共有の実現方法を模索しているなら「RICOH Drive」がおすすめです。

RICOH Driveは、パソコンの共有フォルダと変わらない操作性を備えており、導入のハードルが低いのが特徴です。使い慣れた画面と変わらない環境でファイルの保存や共有ができるため、スムーズに社内のファイル共有の方法として浸透できるでしょう。

しかも、重要な情報も企業向けに十分なセキュリティ機能で安心して利用できます。

また、RICOH Driveは総容量が無制限のため、保存できるかどうかを気にする必要がありません。大容量のファイルも制限なく*アップロードできるので、動画や高解像度の画像などを扱う業務にも適しています。

RICOH Driveの具体的な活用方法について、詳しくは活用ガイドでまとめています。ぜひダウンロードして、RICOH Driveの機能や活用方法をチェックしてみてください。

社内でのファイル共有には、メールやUSB、NAS、ファイルサーバー、オンラインストレージなどの方法があります。なかでもオンラインストレージは、時間や場所を問わずにデータの共有・連携が可能です。

社内でのファイル共有の実現を検討しているなら、1ヶ月間無料トライアルを実施中のRICOH Driveがおすすめです。パソコンの共有フォルダのような操作性、企業向けに十分なセキュリティ機能、無制限の容量*など、多くのメリットがあります。

ホワイトペーパーでRICOH Driveの詳細を確認して、ぜひ実際にお試しください。

＊ ひと月の間にアップロードできる容量には制限があります。