ファイル共有サーバーは業務効率化に役立つツール！ほかのツールとの違いやメリットを解説

ファイル共有サーバーとは、同じネットワークに接続しているユーザー間でファイルを共有するためのサーバーです。ファイルサーバーとも呼ばれ、ファイル共有機能に特化したサーバーといえます。

多くのOSには、標準でファイル共有機能が搭載されているため、比較的容易に環境構築が可能です。単なるファイル共有だけでなく、高速なデータ通信やユーザー管理、バックアップ、ログ管理など、さまざまな機能を備えているのが特徴です。

ファイル共有サーバーと共有フォルダは、主に以下の4点で違いがあります。

共有フォルダは手軽に利用できる反面、ビジネスにおいてはファイル共有サーバーのほうが、安心して利用できるといえます。

NASは、ネットワークハードディスクとも呼ばれ、ローカルネットワーク（LAN）上に接続できるハードディスクです。オフィス内に物理的な保管スペースが必要だったり、権限管理の細かい設定ができなかったりします。また、NASにはネットワーク経由でファイルを共有する機能しかありません。

一方、ファイル共有サーバーはファイル共有のほかに、プリントサーバーやメールサーバーなど、機能を付加できます。また、インターネット上でアクセスできる点もNASとは異なります。

ファイル共有サーバーの種類は、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型（社内設置）」の2つです。それぞれの特徴を解説します。

クラウド型のファイル共有サーバーは、インターネット上にあるクラウドサービスを用いてファイルサーバーを構築する方式です。別名、オンラインストレージとも呼ばれます。

クラウドサービス提供事業者が管理するクラウドを活用してデータを管理するため、自社にサーバーを設置する必要がありません。ただし、自社の活用目的に合わせた機能を構築する自由度は低い傾向にあります。

オンプレミス型のファイル共有サーバーは、自社のローカルネットワーク（LAN）上に、自前でサーバーを設置する方式です。自社の活用目的に合わせた機能のカスタマイズができるのが特徴です。

デメリットとしては、運用に専門的な技術が必要なため、エンジニアの手を借りなければならない点が挙げられます。

ファイル共有サーバーを導入する際は、セキュリティ要件や予算に合わせて、クラウド型とオンプレミス型のどちらが適しているかを選択する必要があります。

自社のセキュリティポリシーが非常に厳しく、外部との接続を徹底的に断つ必要がある場合は、オンプレミス型が適しています。社内で管理が完結するため、セキュリティ面で安心です。

一方、常に最新のセキュリティを利用できる点に魅力を感じるのであれば、クラウド型が適しています。また、物理的な保管ではないため、災害対策の観点で有利です。そのほか、クラウド事業者が管理するため、自社での管理負担が軽減されるメリットもあります。

RICOH Driveは、クラウド型でありながらセキュリティに強いサービスです。使いやすさを備えながら、安全なファイル共有の環境を構築できます。

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ファイル共有サーバーを導入すると、以下のようなメリットが得られます。業務効率化や情報管理の面で、大きな効果が期待できます。

ファイル共有サーバーを導入すると、社内のPCをすべて同じネットワークでつなげられます。これにより、ファイルやデータを同じ場所（サーバー）に保存して共有する運用が可能です。

わざわざメールで送信したり、USBメモリなどの外部記憶媒体を使ってデータをやり取りする必要がなくなるため、業務効率が向上します。

ファイル共有サーバーに保存したデータやファイルには、アクセス権限を付与できます。権限を持っている社員しかアクセスできないため、機密性の高いデータを安心して保存や共有が可能です。

重要な情報を適切に管理し、情報漏洩のリスクを軽減できるでしょう。

ファイルサーバーは必要に応じてストレージ容量の拡張が可能です。導入の際にはどの程度のストレージ容量が必要か正確に判断できない場合でも、後からの拡張を視野に入れて選べるのはメリットといえます。

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ファイル共有サーバーを導入する前に、以下のようなデメリットについても把握しておく必要があります。コストやセキュリティ面での懸念点を理解し、適切な準備と対策が重要です。

クラウド型のファイル共有サーバーを利用する場合、初期費用は抑えられますが、容量に応じた月額費用が必要となります。一方、オンプレミス型は、初期費用がクラウド型よりも高額になる傾向があり、運用・管理のための人件費が必要です。

短期的な視点だけでなく、長期的な視点でコストを算出することが重要です。業務効率化によるコスト削減効果や、情報漏洩リスクの軽減による損失防止効果なども考慮に入れて、検討しましょう。

ファイル共有サーバーは、1つのPC上に保存する場合と比べると、セキュリティ面でのリスクがあります。不正アクセスや情報漏洩を防ぐためには、適切なセキュリティ対策が必要です。

サービス選定の際は、ISO認証の取得状況やSSL暗号化の採用などを確認し、十分なセキュリティ対策がなされているかを見極めましょう。

なお、RICOH Driveは、8つのセキュリティ対策により、安心して利用できる環境を提供しています。

クラウド型のファイル共有サーバーを利用する場合、オンライン上のサーバーに災害や通信障害といったトラブルが発生した際に、ファイル共有サーバーにアクセスできなくなるリスクがあります。

突然のリスクに備えるためには、定期的なデータのバックアップが欠かせません。

また、サービス選定の際は、提供事業者のデータセンターの立地や冗長化の状況なども確認しておくとリスクアセスメントの点で役立ちます。

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クラウド型サーバーの利点を活かして、時間や場所を問わずにファイル共有が可能なため、テレワークや外出先での業務にも最適です。

また、社内だけでなく取引先とのファイル共有も実現できるため、コラボレーションを円滑に進められます。

セキュリティ面でも、暗号化通信やアクセス権限の設定など、安心して利用できる環境が整っています。使いやすいインターフェースで、ITスキルに自信がない方でも、直感的に操作できるのも魅力の一つです。

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ファイル共有サーバーは、ファイルやデータを簡単に共有できるうえ、アクセス権限の設定や容量の拡張が可能など、業務効率化に役立つツールです。

導入には、クラウド型とオンプレミス型の2種類があり、セキュリティ要件や予算に合った形式を選びましょう。コストやセキュリティ対策、バックアップの必要性などの注意点もありますが、適切に対処すれば、メリットは最大限に活用できます。

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