X-point Cloud　導入事例

施設入居者のために企画した行事の企画申請を、紙に起票した申請文書で持ち回り、決裁をもらっていました。決裁を完了するまでに、関係部署をいくつも回る必要があり、決裁をもらうまでには、多くの時間を費やしていました。また、施設入居者の個人情報など機微な情報を含む申請書や書類も紙で管理していました。施錠管理はしているものの紙自体には閲覧権限を設けることはできないので、権限のないものが閲覧しようと思えばできてしまう環境でした。また紛失による情報漏えいのリスクもありました。そのため、紙媒体を電子化することで申請業務の効率化とセキュアな文書管理環境の実現を目指していました。

X-pointは、今まで紙媒体で行っていた承認業務を、そのまま電子化して行うことができます。既存の帳票をそのまま電子化した申請業務を実現できるので、システム導入後に利用する従業員にストレスを与えることがありません。申請業務を紙媒体で行うことで発生する文書回付にかかる時間を、電子化することで大幅に軽減できました。またX-pointは、申請書や議事録を電子化することで、それぞれの情報に閲覧権限を細かく設定できます。今まで誰でも閲覧できてしまう紙媒体で作成していた申請書や議事録を適切な担当者のみ閲覧できるようにでき、紛失時の情報漏えいのリスクも低減できました。このほかX-pointは、同社で活用されているグループウェアとの連携オプション※もあるため、既に活用されている情報基盤・業務ポータルから容易に利用できました。

※

X-pointへのシングルサインオンや、自分の関係する承認件数などをグループウェア上に表示させることができます。