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お客様導入事例 城善建設株式会社 様

画像:お客様事例 城善建設株式会社 様

紙書類が多い建設業において、RICOH カンタンストレージ活用 for Box を活用し、業務で使うあらゆる書類の電子化を強力に推進。

全社でBoxを軸とした業務スタイルに移行し、セキュリティ、BCP 、業務効率化を同時に実現。

城善建設株式会社

(再生時間:06:05)
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公共施設から注文住宅まで幅広い建築物を手掛ける建設会社

和歌山県和歌山市に本社を構える城善建設様は、和歌山市を中心としたエリアで、社会福祉施設などの公共施設から、マンションや店舗などの大型建築、こだわりの注文住宅建設まで幅広い建築物を手掛ける建設会社です。また、不動産仲介や活用コンサルトなども手掛けています。

Scan to Boxで簡単に紙書類を電子化できるので、書類はとりあえずBoxに入れるという習慣が社内で定着しました。

背景と課題

業務効率向上・セキュリティ・BCPのためBoxを導入

同社では従来、本社にファイルサーバーを設置し、2か所あるモデルハウスからはVPN接続でファイルサーバーにアクセスできるようになっていましたが、それ以外は社外からファイルサーバーにアクセスできるようにはなっていませんでした。同社の情報システムを担当する和田正典氏は「マルウェアのEmotet(エモテット)感染拡大の状況を見て、メール経由やファイルサーバー経由の感染を抑えたいと考え、対策を色々と検討しました。その中で、ファイルのメール添付がやめられて、ファイルサーバーの代替えにもなるクラウドストレージの導入が適切であると考えました。近い将来の発生が予想される南海トラフ巨大地震に対するBCP対策や、営業や現場監督といった外勤の多い社員が社外から安全にアクセスができるという点でもクラウドストレージへの移行が有利であると考えました。いくつかクラウドストレージはありましたが、共有を前提としたサービスとなっているBoxが最適であると考え、Boxを導入しました」と語ります。

画像:城善建設株式会社 管理部 情報システム担当 和田 正典 氏城善建設株式会社
管理部
情報システム担当
和田 正典 氏

導入の経緯

リリース前からRICOH カンタンストレージ活用 for Boxに注目

和田氏はRICOH カンタンストレージ活用 for Box(以下、カンタンストレージ活用)が提供される前から注目していたと言います。「Boxはお付き合いの長いリコーから導入したのですが、導入の際に『近々、リコー複合機のアプリとしてBoxに直接スキャンデータを保存できるアプリが登場する』と聞き、すぐに導入したいと考えました。従来、スキャンデータはファイルサーバーに一旦保存し、ユーザーが保存フォルダーからスキャンデータを自分でコピーするという使い方をしていましたが、これではBox導入の目的であるセキュリティ対策に穴ができてしまいます。カンタンストレージ活用ならファイルサーバーを経由することなくBoxに直接保存ができますから、ファイルサーバーに関わるリスクを減らすことができます」。

リリースされるとすぐにカンタンストレージ活用を導入。社内に展開していきました。「内勤の社員に積極的にカンタンストレージ活用で書類をスキャンしてBoxに入れてもらい、ビジネスチャットツールでリンクを送ってもらうようにしたので、社内でのファイルのやり取りはBoxに格納→チャットツールで連絡という形が定着していきました。現場監督などは業務上IT機器に触れる機会が少なかったので、導入当初は抵抗感を持っていましたが、設計図面やさまざまな書類などをBoxに入れて、現場からタブレットで閲覧できるようになるとその便利さを体験して、使ってもらえるようになりました」(和田氏)。

画像:城善建設株式会社 建築部 課長 岡崎 保 氏城善建設株式会社
建築部
課長
岡崎 保 氏

導入の効果

全社的に業務効率が向上。コスト削減も

現場監督を務める同社の岡崎氏は、Box導入後の変化についてこう語ります。「現場や打ち合わせ先に行くときに、書類を持たなくて済むようになったので、楽になりました。また出先で持ち合わせていない書類があっても、いちいち社に戻る必要がなくなったので、時間が効率的に使えるようになり、精神的にもゆとりが出てきました。建設業は何かと紙が多いのですが、カンタンストレージ活用で簡単にスキャンしてBoxに入れられるので、今ではどんな書類でも、ともかくBoxに入れるようになりました。Boxに入れておけば探すのも簡単ですし、なくすこともなくて安心ですからね」。

和田氏も「外部の業者の方が現場監督のところに資料を取りに来ることがたまにあります。以前でしたら監督が時間をあわせて一度帰社して業者の方に渡していましたが、今では監督が事務員に電話で、カンタンストレージ活用のPrint from Boxで必要な資料を印刷して渡しておくようにと指示して用件が済むようになりました。また、外出時に出力が必要になった場合でも、拠点であるモデルハウスに立ち寄って、Print from Boxで印刷して、ということも可能になっています。結果的に移動時間や交通費の削減につながり、社員の負荷軽減にもつながっています。紙の使用量もかなり減り、導入前と比較して年間で8,500枚ほど削減できました」と語ります。

BCP対策、働き方改革も実現。コロナ禍でも力を発揮

「今ではかなりの社員がその利便性を理解してBoxを中心として業務を行うようになってきました。Box Relayを使った承認ワークフローも使い始めましたが、承認者のフォルダーにファイルを入れるだけ、というシンプルな使い勝手から、こちらも浸透させることができました。BCPという観点から言えば、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、当社でも2021年の年明けからテレワークを実施しましたが、Boxによる環境が整っていたので混乱もなく実施することができました。また管理職で体調を崩して在宅勤務をしている者がおりますが、先ほどのBox Relayによるワークフローで承認業務を難なく行うことができ、働き方改革という点でも実現できてきたのではないかと考えています。Boxとカンタンストレージ活用の環境は、平時でもそうでないときでも、業務を続けることができるという、いわばBCPと働き方改革の掛け算の結果という感じです」(和田氏)。

今後の展望について和田氏は、「さらなる業務効率化を目指して、今後は業務の自動化などでDX(デジタル・トランスフォーメーション)を進めつつ、無駄をなくしていきたいと思います。今検討しているのはRICOH カンタンファクス仕分け for Cloud(以下、カンタンファクス仕分け)です。外部業者とのやり取りは未だにが多いのですが、実際に受信しているファクスを分析したところ、半数近くが広告などの不要ファクスでした。カンタンファクス仕分けなら、送信元から取引先からのファクスと不要なファクスの仕分けができるので、不明なファクスはBoxに格納して、後で確認の上、不要のものは印刷せずに削除してしまえば、より無駄な印刷を削減できると考えています。近々複合機を入れ替える予定なので、そのタイミングで導入したいと考えています」。

最後に和田氏は、「リコーには、特にカンタンストレージ活用導入の際にはリリース直後ということもあり、設定などでわからないことを色々と質問させていただきましたが、丁寧にサポートしていただき大変助かりました。今後もDXをはじめとしてさまざまなソリューションで当社をサポートしていただければと思います」と語ってくださいました。

画像:今後もIT推進においてさまざまな面でのサポートを期待

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※ BoxおよびBoxロゴは、Box. Inc.の商標または登録商標です。
※ その他の会社名および製品名・ロゴマークは各社の商号、商標または登録商標です。

お客様プロフィールと導入製品

お客様情報

■ 法人名:城善建設株式会社

■ 本社所在地:和歌山県和歌山市十一番丁10番地

■ 設立:1993年6月

■ 従業員数:約40名

■ 事業内容:宅地造成、注文住宅の設計施工・一般土木事業・マンション/店舗等大型建設・身体障害者等公共施設の建設、不動産仲介

■URL:http://www.jyouzen.co.jp/

導入製品

RICOH カンタンストレージ活用 for Box 4ライセンス


※本ページに掲載されている情報は、2021年9月現在のものです。

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