お客様導入事例　城善建設株式会社 様

公共施設から注文住宅まで幅広い建築物を手掛ける建設会社

和歌山県和歌山市に本社を構える城善建設様は、和歌山市を中心としたエリアで、社会福祉施設などの公共施設から、マンションや店舗などの大型建築、こだわりの注文住宅建設まで幅広い建築物を手掛ける建設会社です。また、不動産仲介や活用コンサルトなども手掛けています。

全社的に業務効率が向上。コスト削減も

現場監督を務める同社の岡崎氏は、Box導入後の変化についてこう語ります。「現場や打ち合わせ先に行くときに、書類を持たなくて済むようになったので、楽になりました。また出先で持ち合わせていない書類があっても、いちいち社に戻る必要がなくなったので、時間が効率的に使えるようになり、精神的にもゆとりが出てきました。建設業は何かと紙が多いのですが、カンタンストレージ活用で簡単にスキャンしてBoxに入れられるので、今ではどんな書類でも、ともかくBoxに入れるようになりました。Boxに入れておけば探すのも簡単ですし、なくすこともなくて安心ですからね」。

和田氏も「外部の業者の方が現場監督のところに資料を取りに来ることがたまにあります。以前でしたら監督が時間をあわせて一度帰社して業者の方に渡していましたが、今では監督が事務員に電話で、カンタンストレージ活用のPrint from Boxで必要な資料を印刷して渡しておくようにと指示して用件が済むようになりました。また、外出時に出力が必要になった場合でも、拠点であるモデルハウスに立ち寄って、Print from Boxで印刷して、ということも可能になっています。結果的に移動時間や交通費の削減につながり、社員の負荷軽減にもつながっています。紙の使用量もかなり減り、導入前と比較して年間で8,500枚ほど削減できました」と語ります。

BCP対策、働き方改革も実現。コロナ禍でも力を発揮

「今ではかなりの社員がその利便性を理解してBoxを中心として業務を行うようになってきました。Box Relayを使った承認ワークフローも使い始めましたが、承認者のフォルダーにファイルを入れるだけ、というシンプルな使い勝手から、こちらも浸透させることができました。BCPという観点から言えば、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、当社でも2021年の年明けからテレワークを実施しましたが、Boxによる環境が整っていたので混乱もなく実施することができました。また管理職で体調を崩して在宅勤務をしている者がおりますが、先ほどのBox Relayによるワークフローで承認業務を難なく行うことができ、働き方改革という点でも実現できてきたのではないかと考えています。Boxとカンタンストレージ活用の環境は、平時でもそうでないときでも、業務を続けることができるという、いわばBCPと働き方改革の掛け算の結果という感じです」（和田氏）。

今後の展望について和田氏は、「さらなる業務効率化を目指して、今後は業務の自動化などでDX（デジタル・トランスフォーメーション）を進めつつ、無駄をなくしていきたいと思います。今検討しているのはRICOH カンタンファクス仕分け for Cloud（以下、カンタンファクス仕分け）です。外部業者とのやり取りは未だにが多いのですが、実際に受信しているファクスを分析したところ、半数近くが広告などの不要ファクスでした。カンタンファクス仕分けなら、送信元から取引先からのファクスと不要なファクスの仕分けができるので、不明なファクスはBoxに格納して、後で確認の上、不要のものは印刷せずに削除してしまえば、より無駄な印刷を削減できると考えています。近々複合機を入れ替える予定なので、そのタイミングで導入したいと考えています」。

最後に和田氏は、「リコーには、特にカンタンストレージ活用導入の際にはリリース直後ということもあり、設定などでわからないことを色々と質問させていただきましたが、丁寧にサポートしていただき大変助かりました。今後もDXをはじめとしてさまざまなソリューションで当社をサポートしていただければと思います」と語ってくださいました。

※本ページに掲載されている情報は、2021年9月現在のものです。