お客様導入事例　藤木サッシ株式会社 様

導入の背景

●「RICOH Cloud OCR for 請求書」導入のきっかけをお教えください。

新潟の建築業界では、これまでよりも工事件数が少なくなり、価格競争なども激化してきています。会社の利益率を維持するために、私たちも経費削減や効率化といったさまざまな業務改善が必要だと考えていました。
請求書の入力処理では、会計システムの入力に必要な請求書の読み取りや手入力だけでなく、支払いに必要なインターネットバンキング用のExcelファイルの作成のための手間もかかっていて、特に会計ソフトへの入力の手間を省力化したいと考えていました。そのようなタイミングで、リコージャパンの営業担当者から「RICOH Cloud OCR for 請求書」をご紹介されました。サービスの詳しいお話を伺って検討して、私たちの課題や要望に合うと判断して、導入を決定しました。

●導入以前の請求処理の課題をお聞かせください。

弊社で使用している会計ソフトは、摘要欄の文字数や行数のフォーマットに制約があるため、入力する時には日本語と英数字の切り替えや改行の処理などに手間がかかっていました。
請求書の処理については、仕入先の１社から複数の工事についての請求がそれぞれあるので、１社あたりの請求書の枚数は少なくても数枚、多いと10枚以上にのぼる場合もあり、毎月合計すると200枚以上の請求書の入力作業が必要でした。さらに、各請求書の明細が10品目以上はあるため、摘要などの細部まで含めるとかなりの数の入力をしなければなりません。これらの項目をすべて人力の目視と手入力によって処理していたので、大きな手間と時間がかかっていました。
さらに弊社からの支払いは手形と振り込みの2種類あり、それぞれを管理するためのリストもExcelで別途、手入力して作成していました。銀行システムを使う支払いについても、Excelへの転記や入力する作業を行って処理をしていました。

今後の展望

●今後の展望をお聞かせください。

「RICOH Cloud OCR for 請求書」の導入がきっかけとなって、さまざまな業務の改善や生産性の向上ができることもわかり、ヒントになったこともありがたく思います。たとえば、手間のかかっている手形の割り方もデジタルを使えば自動化できるのではないか、条件設定をして割り振りができるのではないか、などというアイデアも考えています。請求書の処理だけでなく、今後は経費精算の省力化のしくみづくりや、そのほかの業務のペーパーレス化などもさらに検討して推進することができればと考えています。