お客様導入事例　岡谷岩井北海道株式会社 様 担当者の業務負荷を増やすことなく、電子帳簿保存法に対応した確実な証憑類の電子保存体制を実現

創業350年の歴史を持つ岡谷鋼機株式会社のグループ企業として、大手自動車会社および、その関連企業が多く所在する苫小牧市で、自動車業界向けのさまざまな機械・設備の保守・改造をはじめ、新規の工場設備の設計から製作までを手掛けるエンジニアリング企業、岡谷岩井北海道様。近年では産業用ロボット技術の蓄積など、新たな分野への挑戦も続けています。

① 改正電子帳簿保存法への適切な対応

② 毎月数百枚の証憑類を各部門で確実に保存してもらうため、操作が簡単なシステムが必要だった

③ 証憑類の保存に当たり、社員の業務負荷を増やしたくなかった

① RICOH 証憑電子保存サービスの導入で、法的要件を満たす証憑類の電子保存が効率的に行えるようになった

② ドラッグ ・アンド・ドロップで保存作業が完了し、各部門でも保存が可能となった

③ 「入力代行サービス」の活用で、社員の業務負荷を増やすことなく検索項目の入力に対応できた

同社は、機器・設備の納入が系列商社の岡谷鋼機北海道株式会社を通して行われるため、自社発行の請求書等は数が限られている一方で、部品などの仕入先が約50社にのぼり、見積書や注文書、納品書受領請求書など月間で4～500枚の証憑類を取引先とやり取りしています。

そのほとんどはメール等の電子取引でやり取りされており、2022年1月の改正電子帳簿保存法の施行により、証憑類の電子保存対応に迫られました。

同社で経理業務を担当する業務部課長の浅利拡氏は、「最終的に宥恕（ゆうじょ）期間が設定されたので、対応までの時間ができたのですが、法改正と同時に電子帳簿保存法対応のための業務を開始するとなるとさまざまな混乱･トラブルが予想されたので、早めの対応をしなければと危機感を持っていました」と語ります。

社内では業務部だけでなく、営業部でも見積書などの証憑類を取り扱いますが、証憑類の管理・保存はそれぞれの部門担当に任されていました。「業務部からは営業部までは目が行き届かないことから、証憑類が確実に管理・保存されているかが不安でした」（浅利氏）。

電子帳簿保存法対応にあたり、浅利氏は証憑類の洗い出しを行い､調査表を作成、証憑類をどのように保存すればよいかを検討していきました。

その過程で電子帳簿保存法の「検索性の要件」を満たすための「取引先名」「取引金額」「取引日」の入力に関して各担当者からの抵抗があると考えました。「保存に加え、3項目とはいえ入力項目があると、確実に担当者が入力するのか疑問がありました。また、全社で統一の管理を行うためには、業務部・営業部といった複数部門への対応も必須と考えました。そこで、これらの要件を満たすシステムはあるものだろうかと、当社が創業時から取引のあるリコージャパンの担当者に相談しました」（浅利氏）。

相談を受け、リコージャパンが紹介したのがRICOH 証憑電子保存サービスでした。浅利氏は「画面がシンプルで、操作方法もわかりやすい点。さらにオプションの費用は掛かりますが、入力代行サービスによって担当者に業務負担をかけることなく保存ができることを評価しました。これにより、各担当者は電子証憑のPDFファイルをドラッグ・アンド・ドロップするだけで作業が完結するので、保存のハードルが下がり、確実な証憑の電子保存が実現できると考えたからです。そこで、当社の常務にも相談し、導入を決めました」と語ります。

2022年5月、RICOH 証憑電子保存サービスの利用を開始。浅利氏は導入以降､サービスを利用する上で、従業員からの質問はないと言います。「私がマニュアルを用意して配布したこともありますが､PDFの証憑類をドラッグ・アンド・ドロップするだけという簡単な操作で済むので、各担当者は非常に抵抗感なく、証憑類を溜めることなくやってくれています。検索項目の入力作業は代行サービスがやってくれるので、導入前の懸念事項であった抜け漏れがなく、確実な電子保存ができるようになったと考えています」といいます。

さらに「全社の証憑類を一括して保存・管理できるようになったので、税務調査の際もこれまでのように各部門・担当者にいちいち確認する必要はなくなり、慌てず対応できるようになったと感じています」（浅利氏）。

宥恕期間終了を前に、電子帳簿保存法対応を終えた同社では、インボイス制度対応も、制度開始を前にすでに完了していると言います。「繰り返しになりますが、制度施行や法改正のタイミングで始めていたら間に合わないと考えています。法律で決まっている以上、前もって準備しておくことが大切だと考え、対応を進めています」（浅利氏）。

今後の同社のIT活用について伺うと「すでにRICOH Interactive Whiteboardを導入するなど、社内の情報共有などできるところから着手を進めています。その一方で当社の業務は定型的なものがほとんどなく、業務の自動化が進めにくいという実情があります。人材の確保も難しくなりつつある今、可能な限り業務効率化を図っていく必要があると考えています。その意味では、さまざまなソリューションを持つリコーには非常に期待をしています。すでにいろいろと相談していますが、引き続き当社を支援いただければありがたいと思います」と語ってくださいました。

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※本資料の記載内容は2023年10⽉現在のものです。