お客様導入事例　有限会社 ブリス保険コンサルタント 様 BCP強化目的でkintone^®、RICOH カンタンドキュメント活用 for kintoneを導入。業務効率化、ペーパーレス化とともに、在宅勤務対応を実現。

千葉県内を中心に約500社の企業を顧客に持つ保険代理業を営む有限会社ブリス保険コンサルタント様は、企業のさまざまなリスクに対し保険を通してサポートを行っている一方で、「ちば家庭・学校・地域応援企業」登録企業として、地域の教育CSRにも積極的に取り組んでいます。この度、ブリス保険コンサルタント様は、台風被災の経験からkintone^®、RICOH カンタンドキュメント活用 for kintoneの導入により、あらゆる社内業務をkintone上に移行し、業務効率化とペーパーレス化を推進されました。業務品質の向上や書類キャビネットの廃止を実現し、コロナ禍における在宅勤務も支障なく円滑に対応されました。

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ブリス保険コンサルタント様では、これまで事務所においていたデスクトップPCの共有フォルダに顧客情報や業務に関連するファイルを保存。また、契約関連の書類や日常業務で使用する書類は主に紙で回覧して、書類キャビネットに保存していました。さらに2016年の保険業法改正で顧客とのやり取りの履歴を細かく残す必要があったため、紙書類は増える一方でした。
受信ファクスは、リコー製複合機からPCにファイルで保存していたものの、保存されたPDFを開かないと内容を確認できず、また管理のためにファイル名を手で変更する必要があったため、ペーパーレスは実現していたものの、効率が良いとは言えませんでした。

このような状況の中、2019年に関東・甲信越に大きな被害をもたらした台風19号が同社の業務にも大きな影響を与えます。同社代表取締役の柳昌樹様は「台風の影響で事務所が停電し、デスクトップPCを使うことができなくなってしまいました。このときにはノートPCを持ち出し、自動車のバッテリーを使ってなんとか切り抜けましたが、保険業務は災害時こそ対応が求められます。停電だけでなく水害などのリスクに対して再認識してBCP（事業継続計画：Business Continuity Planの略）の重要性を強く認識しました」と語ります。

そこで柳様はすぐに動き出します。保険会社が推奨するシステムなどを参考に、当初はグループウェアの導入を検討します。「そこでサイボウズが無料相談を行っていたので相談に行きました。当社の要望を伝えたところ進められたのがkintoneでした。話を聞いて他の代理店にも話を聞いたところ、導入しているところもあり、また保険業向けのアプリテンプレートもあったことから、導入を決めました」（柳様）。

kintone導入後、柳様は自ら次々とアプリを作成していきました。柳様は「経験は全くなかったので当初は不安でしたが、やってみると業務の流れを理解していれば簡単にアプリケーションを作ることができました」と語ります。
業務のkintone化を進めて行くうちに見えてきた課題が受信ファクスの取り扱いでした。「お客様が使っている自動車の買い替えなどに伴う車検証や、当社で引き受けている学校PTA向け保険の事故連絡票などファクスで送られてくる書類はいまだにあり、この受信ファクスのkintoneへの取り込みを自動化できないかと、リコーに問い合わせたところ、対応できます、ということで紹介されたのがRICOH カンタンドキュメント活用 for kintone（以下、カンタンドキュメント活用）でした。そこですぐに導入を決めました」（柳様）

kintone、カンタンドキュメント活用の導入により業務のkintone化に障壁がなくなり、業務全般でkintoneの活用を進めます。柳様は「受信ファクスは、送信先の電話番号から自動的にkintoneの顧客データベースのレコードに登録されるため、従来必要だった手作業によるkintoneへの登録は不要となり業務効率が上がりました。また、登録されるとメールで通知が届き、クラウドで社外からでも確認ができるので、外出先でもすぐに対応が可能となりました」といいます。

増える一方だった紙書類のペーパーレス化にもkintoneとカンタンドキュメント活用は力を発揮します。同社で事務業務を統括する木野田ゆか様は「カンタンドキュメント活用のスキャン機能を使ってお客様の契約情報などを全てkintoneのデータベースに登録していきました。これにより、ペーパーレス化を進め3本あった書類キャビネットをなくすことができました」といいます。

BCPの面で導入効果を発揮したのが、導入直後のコロナ禍でした。柳様は「それまで保険業といえばお客様と会ってこそ、でしたがコロナ禍によって面会が制限されたことから、在宅でも業務ができる状態になりました。一方で事務方はファクスや郵便が事務所に届くことから在宅勤務は難しいと考えていました。しかし、カンタンドキュメント活用によって受信ファクスはkintoneに取り込めるようになったので、少なくとも毎日出社する必要はなくなり、数日に1度交代で出社すればよいという対応が取れました。在宅勤務の仕組みがあるとないとでは大きな違いがあります」といいます。木野田様も「kintoneとカンタンドキュメント活用が入ったことで完全在宅勤務の可能性も見えてきて、在宅勤務の自信がつきました」と語ります。

ファクスで受信した書類をRICOH カンタンドキュメント活用 for kintoneがkintoneへ自動でレコード登録。データの一元管理と外出先や在宅での対応・情報共有が可能になりました。

kintoneの業務への導入を進めた同社では業務効率化はもちろんのこと、社員にとっても業務しやすい環境が整ったといいます。木野田様は「保険業はミスがあってはいけない業務ばかりですが、kintoneによって人的ミスは入り込む余地が減ったため、心理的な負担が軽減されたと感じています」といいます。また、柳様は「各自が作成したファイルを使うことがなくなり、業務の統一化を図ることができたことにより、業務の属人性をなくすことができました」といいます。
一方で新たな課題もでてきたといいます。「kintoneアプリが増えてきて、使い勝手が悪くなってきたという実感もあります。そこで2025年度はkintoneアプリのダイエットを行なってより使いやすい環境を整えたいと考えています」（柳様）
最後に柳様は「リコーはkintone専任の担当者もおり、こちらの質問にも丁寧に細かく答えてくれるので、非常に安心感があります。今回の経験から、業務課題の相談相手としてリコーがすぐに思いつくようになりました。今後も引き続きの対応をお願いできればと思います」と語ってくださいました。