RICOH Desk Naviの文書は、いくつかのファイルを束ねて管理することができます。束ねられたファイルをそれぞれセクションと呼んでいます。
文書はフォルダーの下に置かれ分類されます。
複数のフォルダーを持つ最上位の管理単位をキャビネットと呼びます。
全ての文書はキャビネットの下に置かれますので、キャビネットは、文書の保存先を決定しています。
キャビネットをPCの中に作成すれば文書は全てPCの中に保存されますし、キャビネットをファイルサーバーに作成すれば、文書を他の人と共有することができます。
RICOH Desk Naviで作成できるキャビネットを「かんたんキャビネット」と呼んでいます。
RICOH Desk Navi の文書を保存する「かんたんキャビネット」は、PCにログインしたユーザーだけが使用するものと、共有して使用できるものに大別できます。
「個人キャビネット」は、RICOH Desk Navi を使用しているPC内に作られます。フォルダは変更できません。
共有して使用可能な「Ridoc文書型キャビネット」、「ファイル型キャビネット」は、作成する際に任意の場所を指定できます。
Windowsの共有フォルダーを指定することで、キャビネットも共有可能になります。
「Ridoc文書型キャビネット」と「ファイル型キャビネット」の違いは、 「Ridoc文書型キャビネット」は「個人キャビネット」同様、RICOH Desk Navi を使用している人でないと使用できませんが、「ファイル型キャビネット」は使用していない人とも共有できる点です。
個人で使用する文書で他の人と共有しない場合は、個人キャビネットに保管します。
他のRICOH Desk Navi利用者と共有する文書は「Ridoc文書型キャビネット」に保管します。
他のRICOH Desk Naviを使用していない人と共有する文書は、「ファイル型キャビネット」に保管します。
