サンプルタスク文書名
1-6-1 ○山太郎様 2月度（ファイル名：1-6-1-nursing.rdntsk）
背景
介護の現場では人手不足が続いています。しかしそんな中でも、介護事業者には日々の業務の記録を残し、監督官庁へ報告する必要があります。介護業者様向けに、利用者を管理したり業務の記録をサポートするソフトウエアは、いくつかのベンダーから提供されています。
ところが、訪問型介護サービスを行っている事業者様では、介護スタッフの方から日々の介護記録を報告してもらったり、新しいスタッフが加わった際に、個々のお客様の情報を伝える事に苦労されているのではないでしょうか？
介護記録は、介護スタッフの方がITスキルに長けている方ばかりではなく、また訪問介護の特性から手書きのフォームで記録を残すことが中心になってくるかと思います。日々多くのお客様で発生する記録を紙で保管していくと、保管場所が足りなくなります。また人材の入れ替わりも度々あるため、新たなスタッフに担当するお客様の性格や注意事項を十分に引き継ぐ時間も無いのではないでしょうか。
ご提案内容
介護の現場で手軽に導入できて、個々の介護スタッフからの報告を事務所で気軽に閲覧ができるツールをお探しの方は、サンプルタスク文書「○山太郎様 2月度」が参考になるかもしれません。このタスク文書は、ITスキルが高くない方が多いこの業界の中で、一足飛びに業務改善を行なうのではなく、手軽なツールを活用して、情報共有を図っていただくためのものです。
サンプルタスク文書「1-6-1 ○山太郎様 2月度」 のイメージ
1-6-1 ○山太郎様 2月度 の構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 主に訪問型の介護サービスの事業者のサービス責任者や介護職の方。 |
| 利用範囲 | 複数の介護スタッフとサービス責任者が共同利用 |
| おしごとルームの作成単位 | 年度単位で一つ作成します。 |
| タスク文書の作成単位 | サービス利用者単位（月単位）で作成します。 |
| タグの使い方 | サービス担当者でタグを設定します。 |
| 主な検索方法 | 同一担当者の担当するサービス利用者の記録を全部集めてチェックしたいなど。 |
特長1 タスク文書は2つの項目で構成
使用する機能：折りたたみブロック
このタスク文書は、サービス利用者ごとに月別に作成します。作成したタスク文書の中には、月別にサービス利用者に対して提供したサービスの内容を整理してまとめます。タスク文書は2つの要素から構成されていて、それぞれサービス利用者の「プロフィール」と「サービス実施記録」となっています。
特長2 プロフィールにはサービス利用者の特性や注意事項を記載して引継ぎ時の参考に
使用する機能：表作成
タスク文書にはサービス利用者のプロフィールを記載するようにしています。サービス利用者の状態は日々変化しますし、担当者の交代も発生します。利用者の状態を月に一回確認して、記載していくことで担当者の意識付けや担当変更時の引継ぎに役に立ちます。
特長3 介護記録はフォーマットを印刷して手書きで記入したものをスキャンして添付
使用する機能：ファイル添付
日々の介護記録はフォーマットを印刷したものに手書きで記入した後、複合機などでスキャンしてタスク文書に貼り付けます。
この方式だと、ITスキルの高くないスタッフでも対応できますし、利用者のサインや押印をいただく書類でも対応できます。また、あえて紙の記録を電子化した上で残すことで記録の真実性も向上します。
特長4 タグは同一担当者が担当している利用者の絞り込みで利用
使用する機能：タグ、タグによる絞り込み
タスク文書に担当者のタグを設定しておけば担当者名のタグでその担当者が担当しているサービス利用者を洗い出せますので便利です。例えば介護スタッフが辞められる際に、後任者に担当する利用者を割り振る際に活用できます。
運用
- まず事業の責任者やサービス責任者の方などが、年度単位で一つおしごとルームを作ります。
- おしごとルームが出来上がったら、次にサンプルタスク文書を参考にして、介護記録用のタスク文書のフォーマットを作成します。併せて介護スタッフに日々記入してもらう介護記録用のフォーマットを、任意のアプリケーションソフトで作成しPDF化します。このフォーマットはすでに運用中のものがありましたら、それを活用されても結構です。
- 介護記録用のタスク文書のフォーマットが出来上がったら、それをコピーしてサービス利用者ごとのフォーマットを作ります。このフォーマットには各サービス利用者ごとのプロフィールを担当する介護スタッフに記載してもらいます。ITリテラシーの高くない方の場合はサービス責任者が代行して入力されると良いでしょう。
- 介護スタッフは、日々フォーマットに手書きで記録を残し、それを事務所の複合機でスキャンして業務を終了します。
- サービス責任者はスキャンされた介護記録を、該当のタスク文書（サービス利用者）に添付します。
- サービス利用者に何らかの変化があった場合は、プロフィール欄を編集します。編集した内容は利用者のフォーマットに反映します。
効用
- 報告用フォーマットへの記入は手書きとすることで、無理なく運用できます。
- 介護記録をスキャンして保存することで、保存のための場所を取りません。
- タグをうまく使うことで、業務の引き継ぎや担当者別にチェックしたいことがあった場合に作業の効率化が図れます。