サンプルタスク文書名
2-1-1 申請書フォーマット集（ファイル名：2-1-1-application.rdntsk）
背景
会社の人事、総務、経理部門などの本社機能部門では、業務や管理系の様々な情報を社員にもれなく伝える必要があります。そのためには社員全員が閲覧可能な電子掲示板が必要になります。しかし伝えたい業務ごとに伝えたい情報が異なるため、それぞれの伝達事項ごとに表現形式を工夫する必要があります。しかしながら一般的なグループウエアの掲示板機能では、それぞれの業務担当者が内容をわかりやすく伝えるために、気軽にフォーマットを作成するのは意外と難しかったのが現状ではないでしょうか？
ご提案内容
そんなお悩みをお持ちの会社様は、サンプルタスク文書「1-2-1~1-2-6」までのサンプルタスク文書を参考にされるとよいかもしれません。これらのタスク文書は、会社のバックオフィスにおける情報掲示板に掲載する様々な情報の中からいくつかの例を示したものです。各フォーマットは、それぞれ「総務」「人事」「経理」などの部署が社員に伝えたい業務ごとに作成していますが、これらは「人事・総務・経理掲示板」というひとつの「おしごとルーム」に掲載されています。
「2-1-1 申請書フォーマット集」は従業員の皆さんが会社に申請を行う際の各種フォーマットを集めたものです。
サンプルタスク文書「2-1-1 申請書フォーマット集」のイメージ
2-1-1 申請書フォーマット集 の構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 社内的な各種申請を押印付の紙で受け付ける運用を行っている会社の総務部門や経理部門などが作成し社員に公開します。 |
| 利用範囲 | 全社員が利用します。 |
| おしごとルームの作成単位 | 人事／総務／経理掲示板のおしごとルームを作成します。 |
| タスク文書の作成単位 | 申請書フォーマット集専用のタスク文書を作成。 |
| タグの使い方 | 各種申請用のフォーマットを取得したいときに連想するキーワード（ 例：申請書、フォーマットなど）をタグに設定しておきます。 |
| 主な検索方法 | 人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中で「申請書」「フォーマット」などのキーワードを使って詳細検索を行う など。 |
特長1 全社員が閲覧するから見やすく整理
使用する機能：折りたたみブロック
申請書のフォーマットを単に貼り付けるだけでなく、各フォーマットを担当部門ごとに分類した後、折りたたみブロックの機能を使って整理したうえで掲示されていますので、目的のフォームが探しやすくなっています。
分類項目の見出し部分をクリックすると、該当する分類項目が展開してフォームの一覧が閲覧できます。
特長2 納期や提出先も一覧でわかりやすい
使用する機能：表作成
各書類には、用途、納期、提出先などの情報が表形式で記載されているので申請ごとの運用ルールが一目でわかります。
特長3 申請事項の増減やフォーマットの変更にも簡単に対応可能
使用する機能：ファイル添付
タスク文書の編集は自由度が高いので項目を増減したい場合はカンタンに表の挿入や削除ができます。また制度変更などでフォーマット自体を差し替えなければならない場合も、簡単に差し替えを行なえます。
特長4 PDF編集機能でペーパーレス申請
使用する機能：PDF編集、スタンプ
各自が電子的に作成した名前印での押印を認められる企業様では、申請書ののフォームを印刷して記入し押印する運用ではなく、ペーパーレスでの申請も可能です。タスク文書に掲示されたPDFを開いたら、いったんデスクトップなどに保存します。保存したPDFをかんたんキャビネットのワークフォルダーなどに移動します。
次にワークフォルダーに移動したPDFをビューアで開きます。開いたら更新モードに切り替えてPDF編集機能を使って申請内容を入力します。あらかじめ作成しておいた個人印のスタンプを付与することも可能です。
特長5 おしごとフローの設定で申請書の上司承認依頼も楽々
使用する機能：おしごとフロー
電子的に作成した申請書は簡単な操作でメールに添付して申請が可能です。あらかじめおしごとフローで上司への申請メールを送るフローを設定して登録しておきます。送付対象の文書を指定して、登録したおしごとフローのアイコンをクリックすれば、新規メール作成画面が送付対象の申請書があらかじめ添付された状態で立ち上がります。
運用
- まず、総務や管理部門の方が、人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中に、申請書フォーマット集専用のタスク文書を作ります。
- タスク文書はサンプルタスク文書を参考にして、自社が管理している各種申請書の種類や数にあわせて自社専用のフォーマットを作成します。サンプルタスクに不足している項目があれば追加します。
- サンプルでは各申請書はPDF形式のファイルとして添付しています。フォーマットをいったんアプリで開いて、そのアプリで印刷した紙に記入押印後提出する運用と、電子で編集押印後、おしごとフローなどの機能を使って上司に提出する運用があります。カンタンキャビネットにフォーマットの原本を保存している場合は、タスク文書上には文書の保存先のリンクを添付するという運用方法もあります。
- フォーマットと記入サンプルが出来上がったら準備完了です。社員におしごとルームとタスク文書の存在を公開して、利用方法などを周知します。電子で申請を行う場合は、あらかじめスタンプ機能を使って個々人が自分のスタンプパレットに個人印を作成、登録しておくように指示します。
- 社員は必要に応じ人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中からキーワードを使って申請書フォーマット用のタスク文書を検索して、必要な申請書を入手し、提出先や提出納期を確認します。
効用
- 各種申請書がひとつのタスク文書にまとめられていますので、探す場所を迷うことなく総務、管理分門への問い合わせが減少します。
- 総務、管理部門の方が社員のリクエストに応じて申請書や届け出のフォーマットを送る手間が省けます。