サンプルタスク文書名
2-1-2 事業所ガイド（ファイル名：2-1-2-office.rdntsk）
背景
会社の人事、総務、経理部門などの本社機能部門では、業務や管理系の様々な情報を社員にもれなく伝える必要があります。そのためには社員全員が閲覧可能な電子掲示板が必要になります。しかし伝えたい業務ごとに伝えたい情報が異なるため、それぞれの伝達事項ごとに表現形式を工夫する必要があります。しかしながら一般的なグループウエアの掲示板機能では、それぞれの業務担当者が内容をわかりやすく伝えるために気軽にフォーマットを作成するのは意外と難しかったのが現状ではないでしょうか？
ご提案内容
そんなお悩みをお持ちの会社様は、サンプルタスク文書「1-2-1~1-2-6」までのサンプルタスク文書を参考にされるとよいかもしれません。これらのタスク文書は、会社のバックオフィスにおける情報掲示板に掲載する様々な情報の中からいくつかの例を示したものです。各フォーマットは、それぞれ「総務」「人事」「経理」などの部署が社員に伝えたい業務ごとに作成していますが、これらは「人事・総務・経理掲示板」というひとつの「おしごとルーム」に掲載されています。
「2-1-2 事業所ガイド」は従業員の皆さんに会社の事業所の場所、行き方、事業所に用意されている各種設備の案内を行うためのものです。
サンプルタスク文書「2-1-2 事業所ガイド」のイメージ
2-1ｰ2 事業所ガイド の構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 全国に複数の事業所を展開している会社の総務部門が作成し社員に公開します。 |
| 利用範囲 | 他の事業所を訪問する必要のある社員が利用します。 |
| おしごとルームの作成単位 | 人事／総務／経理掲示板のおしごとルームを作成します。 |
| タスク文書の作成単位 | 事業所ガイド専用のタスク文書を作成。 |
| タグの使い方 | 事業所の情報が見たいときに連想するキーワード（ 例：事業所、ガイドなど）をタグに設定しておきます。 |
| 主な検索方法 | 人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中で「事業所」「ガイド」のタグを選択して検索 など。 |
特長1 伝えたい情報がわかりやすく
使用する機能：表作成、ファイル添付
各事業所の情報が単に文章としてまとまられているだけでなく、図やファイルの添付も可能なので現地の地図や事務所内の座席表などを添付することも可能です。伝えたい情報をわかりやすく伝えることができます。
特長2 掲載レイアウトにも一工夫
最初にでてくる画面で、このサンプルタスク文書「事業所ガイド」で得られる情報をコンパクトに解説していますので、すべて閲覧してから「結局知りたい情報が載っていなかった」という事が無いように工夫しています。
特長3 情報の追加がカンタン
使用する機能：表作成（行の挿入）、ファイル添付
紙と違って縦にどこまでもスクロールすることが可能なので、事業所が増えても次々と情報の追加が可能です。レイアウトを気にしながら情報を追加する必要がありません。
運用
- まず総務や管理の方が、人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中に、事業所ガイド専用のタスク文書を作ります。
- タスク文書はサンプルタスク文書を参考にしながら、事業所に関して従業員が知っておくと便利な情報を項目として設定した自社専用のフォーマットを作成します。掲載したい項目を増やしたい場合は、表に列を挿入して項目名を記載します。逆に余計な項目があれば、その項目を削除します。
- 事業所ガイド用のフォーマットが出来上がったら、フォーマットをコピーして自社の各事業所の情報を整理して掲載します。
- 事業所の数が多かったり、一つの事業所に関して掲載したい項目が多い場合は、事業所ごとにタスク文書を作成しても構いません。その場合はタグに事業所名を設定すると良いでしょう。
- 情報の掲載が終わったら社内に公開します。
- 従業員は、必要に応じ事業所ガイドを閲覧し、事業所までのルートを確認したり、打ち合わせを行う会議室や事業所の設備を確認し、訪問先の事業所での仕事の段取りを検討します。
効用
- 各事業所の情報がひとつのタスク文書にまとめられていますので、訪問先の事業所の情報を一度に確認できます。
- あらかじめ目的の事業所までの移動手段や設備に関して情報が得られますので、その事業所に行ったことが無くとも、スケジュールを立てやすくなり、会議や仕事の段取りがイメージしやすくなります。
- 総務、管理部門の方や対象の事業所で働く方への問い合わせが削減できます。