サンプルタスク文書名
2-1-5 2021年度 経費予算（ファイル名：2-1-5-budget.rdntsk）
背景
会社の人事、総務、経理部門などの本社機能部門では、業務や管理系の様々な情報を社員にもれなく伝える必要があります。そのためには社員全員が閲覧可能な電子掲示板が必要になります。しかし伝えたい業務ごとに伝えたい情報が異なるため、それぞれの伝達事項ごとに表現形式を工夫する必要があります。しかしながら一般的なグループウエアの掲示板機能では、それぞれの業務担当者が内容をわかりやすく伝えるために気軽にフォーマットを作成するのは意外と難しかったのが現状ではないでしょうか？
ご提案内容
そんなお悩みをお持ちの会社様は、サンプルタスク文書「1-2-1~1-2-6」までのサンプルタスク文書を参考にされるとよいかもしれません。これらのタスク文書は、会社のバックオフィスにおける情報掲示板に掲載する様々な情報の中からいくつかの例を示したものです。各フォーマットは、それぞれ「総務」「人事」「経理」などの部署が社員に伝えたい業務ごとに作成していますが、これらは「人事・総務・経理掲示板」というひとつの「おしごとルーム」に掲載されています。
「2-1-5 2021年 経費予算」は、経理部門が各部門に対して経費予算額や各予算ごとに割り振られた予算№や精算時に必要になる各種コードを周知するためのものです。
サンプルタスク文書「2-1-5 2021年度 経費予算」のイメージ
2-1-5 2021年度 経費予算 の構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 経理部門の担当者が作成し全社員が利用します。 |
| 利用範囲 | 複数の利用者。全社員 |
| おしごとルームの作成単位 | 人事／総務／経理掲示板のおしごとルームを作成します。 |
| タスク文書の作成単位 | 各部門ごとに経費予算のタスク文書を作成。 |
| タグの使い方 | 人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中から自部門の予算が掲載されているタスク文書を見つけ出せるように「経理」「経費予算」「営業部」の様なタグを設定します。 |
| 主な検索方法 | 詳細検索で「経費予算」「営業部」などのキーワードを入力して検索。 |
特長1 よく使う費目は一覧表で周知
使用する機能：表作成
タスク文書の先頭には、従業員が日常よく使用する「交通費」などの処理時に、入力が必要になる一通りのコードを掲載しておきます。このタスク文書では勘定コード、部門コード、課別に異なる交通費の予算№を表形式で整理しています。
従業員が経費精算システムで経費処理を行う際に誤ったコードで処理することを防止します。
特長2 その他の経費はEXCELで提供
使用する機能：表作成、ファイル添付
一般の社員がよく使う交通費などの予算は、タスク文書の中に表を直接作成して一目で確認ができるようにしますが、その他の経費はEXCELの表で経費一覧表を作って掲載することで、情報を共有します。
特長3 予算金額と共に使うルールも掲載
使用する機能：表作成、ファイル添付
経費予算管理のタスク文書の中には予算の明細だけでなく「金銭使用に関する決裁基準」や「出張旅費規程」などお金の使用に関する規定集を掲載しています。
運用
- まず経理の担当者が、人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中に、経費予算のタスク文書を登録します。
- タスク文書はサンプルタスク文書を参考にして、自社の実情に合った形で経費予算情報共有用のタスク文書のフォーマットを作成します。
- フォーマットが決まったら、フォーマットをコピーして各部門ごとの本年度用のタスク文書を作成します。
- それぞれのタスク文書の中に各部門の予算情報を入力します。
- 各部門ごとのタスク文書が出来上がったら、その保存場所を各部門のマネージャーと予算管理担当者に周知します。
- 各部門の経費管理担当者は部門のメンバーに経費処理の際に、このタスク文書を使って予算の確認、処理すべき勘定コード、予算№などを確認するように案内します。
- 部門のメンバーはその案内に従って都度処理を行います。
- 予算管理担当者は間違いの多い処理などを、このタスク文書の中にトピックスとして書き込み注意を促します。
効用
- よく使う予算の処理コードを公開することで、個々人の経費精算の処理時間が短縮できます。
- 予算№、勘定コードなどを周知することで処理ミスを防ぎます。
- 金銭を使用する際の規定を掲載していますので、正しい手続きを経てからお金を使うことが徹底できます。