サンプルタスク文書名
2-1-6 2020年度 複合機利用・課金状況掲示板（ファイル名：2-1-6-mfp.rdntsk）
背景
会社の人事、総務、経理部門などの本社機能部門では、業務や管理系の様々な情報を社員にもれなく伝える必要があります。そのためには社員全員が閲覧可能な電子掲示板が必要になります。しかし伝えたい業務ごとに伝えたい情報が異なるため、それぞれの伝達事項ごとに表現形式を工夫する必要があります。しかしながら一般的なグループウエアの掲示板機能では、それぞれの業務担当者が内容をわかりやすく伝えるために気軽にフォーマットを作成するのは意外と難しかったのが現状ではないでしょうか？
ご提案内容
そんなお悩みをお持ちの会社様は、サンプルタスク文書「1-2-1~1-2-6」までのサンプルタスク文書を参考にされるとよいかもしれません。これらのタスク文書は、会社のバックオフィスにおける情報掲示板に掲載する様々な情報の中からいくつかの例を示したものです。各フォーマットは、それぞれ「総務」「人事」「経理」などの部署が社員に伝えたい業務ごとに作成していますが、これらは「人事・総務・経理掲示板」というひとつの「おしごとルーム」に掲載されています。
「2-1-6 2020年度 複合機利用・課金状況掲示板」は、経理部門が各部門に対して複合機の出力枚数や共同利用している他のグループと案分した請求額を周知するためのものです。
サンプルタスク文書「2-1-6 2020年度 複合機利用・課金状況掲示板」のイメージ
2-1-6 2020年度 複合機利用・課金状況 掲示板 の構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 経理部門の担当者が作成し各部門の経費担当者やマネージャーが閲覧します。 |
| 利用範囲 | 経費のマネージメントに関わる複数の利用者。 |
| おしごとルームの作成単位 | 人事／総務／経理掲示板のおしごとルームを作成します。 |
| タスク文書の作成単位 | 年度単位で複合機利用・課金状況のタスク文書を作成。 |
| タグの使い方 | 人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中から複合機の課金情報を見つけ出せるように「経理」「課金/複合機」の様なタグを設定します。 |
| 主な検索方法 | 「経理」「課金/複合機」を検索キーにして目的のタスク文書をヒットさせます |
特長1 最初に課金ルールを説明
タスク文書は年度単位で作成しますが、タスク文書の先頭には「課金の考え方」として、課金の案分方法を示す計算式の解説を行い、利用部門に課金金額の根拠を提示しています。
特長2 月別に課金状況をまとめ
使用する機能：折りたたみブロック
「課金の考え方」の下には、月別の課金金額が記載できるようになっています。課金金額は、折りたたみブロックという機能を使って見出し（年月）だけを残して内容が折りたたまれていて、必要な月の分だけを開いてみられるようになっています。
特長3 部門別に利用状況と金額を提示
使用する機能：折りたたみブロック、表作成
見出し部分をクリックすると、機器ごと部門ごとの振替金額が表示されます。部門ごとに金額を確認しやすい様に表形式で記載するのが良いでしょう。
運用
- まず総務や経理の複合機管理担当の方が、人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中に本年度用の複合機利用・課金状況のタスク文書を作成します。
- タスク文書はサンプルタスク文書を参考にして、自社で利用している複合機と利用部門がわかるように自社専用のタスク文書のフォーマットを作成します。
- 年度が替わったらフォーマットをコピーして、今年度の課金状況掲示板用のタスク文書を作成します。課金の時期が来たら先月分の利用状況と課金額を部門ごとに入力します。
- 運用開始時にタスク文書の保存場所を、各部門の経費担当やマネージャーに周知します。メンバーは、通知プログラムでこのおしごとルームを監視する設定を行います。
- 経理の複合機管理担当者が、毎月このおしごとルームを更新すると、通知プログラムを監視設定しているメンバーに、タスク文書の更新を通知してくれます。
効用
- 各部門の経費管理担当者やマネージャーに、共同利用している複合機などの設備の振替金額を最低限の工数で周知することができます。
- 掲示板方式にすることで確認や問い合わせ対応の工数が削減できます。