サンプルタスク文書名
2-3-1 弔意連絡 営業部 理光○郎（ファイル名：2-3-1-condolence.rdntsk）
背景
総務部門様では様々なサービスを社内に提供していますが、そのひとつに従業員や従業員のご家族に関する弔意連絡のサービスを行っている場合があります。会社の規模が小さいうちは良いのですが、会社の規模が大きくなり拠点も増えてくると、従業員のご家族の方にご不幸があっても情報が伝わらず、気が付いた時にはお葬式も終わっていたということも起こりえます。
そうならないように総務部門が弔意連絡を行うのですが、その手段を全社一斉メールに頼っている会社様も珍しくないと思います。また、たまたまご不幸が重なった場合に、総務部門の担当者のご負担は相当大きなものになります。
ご提案内容
弔意連絡にかかる労力を極力減らしたいとお考えの方には、サンプルタスク文書「弔意連絡 営業部 理光○郎」を参考にされるとよいかもしれません。このタスク文書は、弔意連絡担当者の作業負荷軽減や、運用方法によっては業務自体を削減することが可能なツールです。
このタスク文書はバックオフィス業務の一環ですが、「人事・総務・経理掲示板」とは別に「弔意連絡」という独立した掲示板に掲載されることを想定しいます。
サンプルタスク文書「2-3-1 弔意連絡 営業部 理光○郎」 のイメージ
2-3-1 弔意連絡 営業部 理光○郎 の構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 複数の事業所を展開している会社が社員やご家族のご不幸を全社に漏れなくお知らせしたい場合にお知らせの役割を担う総務、管理部門が作成し社員に公開します。 |
| 利用範囲 | 全社員が利用します。 |
| おしごとルームの作成単位 | 総務、管理部門が自部門用のおしごとルームを作成。 |
| タスク文書の作成単位 | 掲載したい情報の種類ごとにタスク文書を作成。 |
| タグの使い方 | 必要に応じて総務、管理部門が事後に管理したい情報を表すキーワードをタグとして付与します。例）「弔電（社長名／麗）」「花輪（上級）」 |
| 主な検索方法 | 社員のご家族などのご不幸の情報を得た社員がお通夜の執り行われる会場や時間を確認するためにフリー検索で社員名を入力して検索。 総務、管理部門の担当者が生花店への支払い確認のために依頼内容をタグで検索。 |
特長1 ご不幸のあった方と社員の情報を公開
このタスク文書では、まず「どの社員の」「どういうご関係の方が」「いつ」お亡くなりになったかを伝えた上で「社員情報（所属など）」「お亡くなりになった方」や「通夜」「告別式」「喪主」の詳細情報を整理して伝えられるようになっています。
特長2 折りたたみブロック機能で整理し掲載
使用する機能：折りたたみブロック
それぞれの項目は折りたたみブロックという機能を使って、見出しだけを残して内容は折りたたまれています。総務部門が問い合わせの窓口になる場合は連絡先の電話番号やメールアドレスを記載しておくとよいでしょう。
特長3 地図などの画像情報も掲載可能
使用する機能：表作成、ファイル添付
「通夜」の見出しをクリックすると内容が展開されます。「日時」「会場」「住所」のような文字情報だけでなく、会場の地図などの画像情報も添付することができます。
運用
- はじめに総務、管理部門のご担当者様が、弔意連絡用のおしごとルームを作成します。
- おしごとルームができあがったら、その中にサンプルタスク文書を参考にしながら、自社で使う弔意連絡用のタスク文書のフォーマットを作成します。
- 一つのおしごとルームにどれくらいの期間の弔意連絡を保存しておくか、利用頻度を考慮しておしごとルームを作成する単位を決めます。年度単位で作成するか、タスク文書の数が増えて、一定数を超えたら新しいおしごとルームを作成するのかなど、作成ルールを決めておいてください。
- フォーマットと記入サンプルが出来上がったら運用開始です。弔意連絡担当者は、必要に応じてフォーマットをコピーして、新たな弔意連絡のタスク文書を作成します。
- また、ご不幸が発生した場合は、まずは上司に連絡が入るかと思いますので、弔意連絡の入力はマネージャーが行う運用も検討の余地があります。そうすることで伝言の伝言を行うという非効率を防ぐことができます。
- 利用者は、この弔意連絡のおしごとルームを「通知プログラム」で監視設定することにより、新たな弔意連絡が掲載された時点で、PC画面にポップアップさせるなどしてご不幸があったことを知ることができます。
効用
- あらかじめ用意したフォーマットを利用しますので、伝達事項の漏れを防げます。
- 担当者が会場への花輪や弔電の手配を行った際の手配内容を記録しておくことができますので、後の支払い管理にも役立ちます。