サンプルタスク文書名
2-5-1 城○賢司 2月度日報（ファイル名：2-5-1-report.rdntsk）
背景
営業マネージャーは、日々自分の部下の活動をチェックして、必要に応じ相談を受けたりアドバイスを行うことで、営業活動の活性化や売り上げ、利益アップのためのマネジメント活動を行っています。ルートセールス中心の営業形態では、訪問件数や見込み案件の発掘、受注などの重要な指標は報告を受けて管理しているものの、ちょっとした市場の変化や得意客の動向の変化までは、つかみきれないのが実態ではないでしょうか？
個々のセールスとの日々のコミュニケーションの中で、うまく情報を収集できれば良いのですが、管理するセールスの数が多かったり、毎日オフィスに出社する形態をとっていない会社様では、部下とのコミュニケーションに十分な時間が取れないのが実態ではないでしょうか？
ご提案内容
日常、セールスからの報告や相談を受けるための時間が取れないとお悩みの営業マネージャー様は、サンプルタスク文書「城○賢司 2月度日報」が参考になるかもしれません。このタスク文書は、直接会ってコミュニケーションを行う時間がなかなか取れない営業マネージャーとセールスが、気軽に報告をしたり相談事項への回答を行えるツールです。
サンプルタスク文書「2-5-1 城○賢司 2月度日報」
2-5ｰ1 城○賢司 2月度日報 の構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 企業の営業職のマネージャーとセールスパーソン |
| 利用範囲 | 営業部門のマネージャーと複数セールスパーソン |
| おしごとルームの作成単位 | 年度単位・期単位など |
| タスク文書の作成単位 | セールスパーソン別、営業月別。 |
| タグの使い方 | 「セールス名」「営業月」などを設定。 |
| 主な検索方法 | 特定の月の特定のセールスの活動内容を確認したい場合に詳細検索機能で「営業月」と「セールス名」のタグをキーに検索する。 |
特長1 セールス別、月単位でタスク文書を作成
使用する機能：折りたたみブロック、表作成
このタスク文書は日々担当顧客を定期的に訪問するルートセールス向けに作っています。
セールス別に、月単位でタスク文書を作成して各セールスが日々記述する日報形式にしています。日付を見出しにして内容は折りたためるようにして閲覧性を高めています。
特長2 活動サマリーと個別商談レポート
使用する機能：折りたたみブロック、表作成
見出しになっている日付をクリックすると、その日の報告内容を記述したり閲覧できるようになっています。内容は二つの表からなっており、ひとつは一日の活動量や結果のサマリーを記述し、もう一つは個々の訪問先での詳細な活動結果が記述できるようになっています。
特長3 報告ポイントがわかりやすいレイアウト
使用する機能、表作成、ファイル添付
セールスごとに報告内容にばらつきが出ないように報告すべきポイントをあらかじめ項目化しています。表の中にファイルを添付することもできます。
特長4 タスク文書が増えたら検索機能が有効
使用する機能：タグ、詳細検索
各タスク文書にはタグを付与することができます。セールス別に月単位でタスク文書を作っていると、一人のマネージャーが管理するセールス数にもよりますが、1年の終わりころには、ひとつのおしごとルームの中にかなりのタスク文書が出来上がります。そんな時には、あらかじめ付与しておいたタグで検索すると、目的のタスク文書がすぐに検索できます。画面は城○さんというセールスの2月度の日報を検索する例を表しています。
運用
- まず営業マネージャーの方が、営業日報用のおしごとルームを共有ルームとして登録します。おしごとルームは年度単位で作成されるのが良いでしょう。
- 次に登録した営業日報用のおしごとルームの中に、サンプルタスク文書を参考にして、営業日報用のタスク文書のフォーマットを作成します。会社の取り扱い商品の特性、期待する訪問件数によっては、フォーマットを大きく見直して使いやすい形にアレンジされることをお勧めします。
- フォーマットが決まったら、各セールス用の当月分のタスク文書を作成して、保存場所をセールスに周知した上で報告のルールを説明します。
- セールスは日々の活動終了後、もしくは顧客の訪問都度、日報に報告事項を記述していきます。営業マネージャーは、自分のチームの今年度のおしごとルームを通知プログラムで監視対象に設定して、セールスが何か書き込んだら通知が届くようにしておきます。通知を元に、マネージャーは日々日報をチェックして、セールスへ適切なアドバイスを行います。
効用
- 営業形態にあわせて報告フォーマットが作れますので、必要な情報が収集できます。
- メールでは埋もれてしまう情報が整理されて残りますので、活動の振り返りを行う際に役立ちます。
- セールスと直接会話しなくても、報告があれば通知プログラムですぐに気づくことができます。