サンプルタスク文書名
2-6-2 PC 利用ガイドライン（ファイル名：2-6-2-guideline.rdntsk）
背景
会社では業務の効率化のために様々な機器やサービスを社員に提供しています。多くの機器やサービスの提供を行うことにより、情報システム担当の方はその分サポート業務に追われることになります。PCの貸与、入れ替え、廃棄から社内システムの利用申請など様々な問い合わせを受けることになります。また、各種申請は新入社員の入社、中途入社、異動、退職など様々な機会にて行われます。これらの対応を限られたスタッフが電話やメールで対応するには限界があります。
ご提案内容
PCの貸与、入れ替え、廃棄から社内システムの利用申請など、様々な問い合わせに限られたスタッフで対応されている情報システム担当の方には、サンプルタスク文書「PC 利用ガイドライン」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は、電話やメールで受けていた社内からの問い合わせに関する回答を、掲示板形式でわかりやすく周知するためのツールです。
このタスク文書は「IT機器・サービス利用規定」という情報システム部門が管理するおしごとルーム内に掲載されているタスク文書の中のひとつと想定して作成しています。
サンプルタスク文書「2ｰ6-2 PC 利用ガイドライン」
2-6ｰ2 PC 利用ガイドライン の構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 情報システムに関して社内の問い合わせを電話やメールに頼っており、問い合わせ業務の削減を行いたいとお考えの情報システム部門やご担当者が運用します。 |
| 利用範囲 | 情報システム部門の担当者が情報を提供し全社員が閲覧します。 |
| おしごとルームの作成単位 | 社内システムに関する情報提供用として専用のおしごとルーム（IT機器・サービス利用規定）を作ります。 |
| タスク文書の作成単位 | 利用機器・サービス、提供情報別に作成します。 |
| タグの使い方 | 機器名（PC、スマートフォンなど）、提供情報種別を表すタグを設定します。 |
| 主な検索方法 | 詳細検索でタグを組み合わせて必要な情報を検索します。 |
特長1 目的ごとにタスク文書を作成
使用する機能：折りたたみブロック
このタスク文書は、会社で提供するIT機器やサービスの利用規定を社員に提示するためのおしごとルーム内に作られたタスク文書を想定しています。
おしごとルーム全体では新規利用申請から故障・修理、廃棄・利用停止に至るまでのガイドを示していますが、このタスク文書に限ってはPCの「利用ガイドライン」を提示するためのものになっています。掲載内容は利用ガイドライン、会社貸与PC一覧などとなっています。それぞれの項目は折りたたみブロックで見出しを残して折りたたんでいます。
特長2 見出しの中はテキスト、表、写真など様々
使用する機能：ファイル添付、文書リンク添付
見出しをクリックすると内容が展開されて表示されます。掲載内容はテキストだけでなく、表を挿入したり必要に応じてファイルやリンクを添付することができますので、わかりやすく表現でき問い合わせ業務の削減に役立ちます。
特長3 タグの設定で周知事項別にグルーピング
使用する機能：階層化タグ（親タグ・子タグ）による絞り込み
タスク文書（掲載事項）ごとにタグを付与しておけば、おしごとルームの中にタスク文書（資産）が増えても、探したいタスク文書を簡単に検索することができます。このタスク文書が掲載されているおしごとルームは、IT機器・サービスに関する利用規定なので利用したい機器（サービス）伝えたい事（知りたい事）別にタグが設定されています。
タグは階層構造にできますので、このサンプルタスク文書では親タグに「知りたい事」「利用機器・サービス」を設定して、その下の階層に01利用ガイドラインなどの子タグを設定しています。階層化タグの設定は「知りたい事/01利用ガイドライン」の様に親タグと子タグを「/(半角スラッシュ）」でつなげることで設定できます。
特長4 詳細検索で目的の情報を検索
使用する機能：タグ、詳細検索
利用者の「知りたい事（お問い合わせ内容）」を増やしたり、会社で提供する利用機器やサービスが増えてきた場合にタグの一覧から目視で目的の情報（タスク文書）を探しづらくなります。
そのような場合は詳細検索機能を使った検索が便利です。詳細検索画面から探したい情報に関連するタグを複数指定することで、探したいタスク文書により早くたどり着くことができます。
画面では「PC」に関する「利用ガイドライン」に関するタスク文書を探したい場合に検索キーワードとして目的のタグを検索条件として入力した時のものです。
運用
- まず情報システム部門でシステムの運用やサポートを行っている方が、会社が社員に提供している機器やサービスに関する利用規定を周知するためのおしごとルームを、共有ルームとして登録します。
- 次に登録したおしごとルームの中に会社で提供する機器やサービス及び伝えたい事（利用者からすると知りたい事）別にタグを設定します。
- タグの設定が終わったら、サンプルタスク文書を参考にして伝えたい事柄別に、いくつかタスク文書のフォーマットを作成します。お知らせごとにフォームが異なると、閲覧者が戸惑うこともありますので、なるべく伝えたい事柄ごとにフォームを統一するのがよいでしょう。
- お知らせしたいことが発生したら、その都度タスク文書のフォーマットをコピーして、お知らせのタスク文書を作成し、できあがったら社内に公開します。全社員に該当のおしごとルームを通知プログラムで監視するように促すと伝達効果が高まります。
- システムの利用者は、調べたい事柄が発生したら、主に詳細検索を利用して目的のタスク文書を検索します。あらかじめ設定されているタグを組み合わせて情報を絞り込みます。
効用
- 情報システム部門など、全社員に情報を周知する役割を持った部門で、全社員が閲覧可能な掲示板として使えるため、情報周知の効率アップに役立ちます。
- 利用者に情報の検索手段を提供できますので、情報システム部門に対する問い合わせを削減する効果があります。