サンプルタスク文書名
3-1-2 ID_PW管理（ファイル名：3-1-2-password.rdntsk）
背景
業務改善に積極的な企業は、ITシステムや様々な製品を導入して、自社の従業員に利便性を提供しています。導入された製品によって、従業員の業務効率化は進展しますが、その一方で利用者たちは、それらの利用にあたって使い方などの学習を行わなければならず、負担になることもあります。そのひとつに利用する機器やITシステムのID、パスワード管理があります。ひとつのIDとパスワードで、すべての機器やITシステムを利用できるなら問題ありませんが、提供するベンダーごとにセキュリティーの考え方が異なっていますので、なかなかそうもいきません。利用者はたくさんのIDとパスワードを常に管理し、システムからの変更要求にも対応していかなければなりません。
ご提案内容
そんなお悩みをもっていらっしゃる企業様にはサンプルタスク文書「ID_PW管理」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は個人が管理すべきIDとPWを個人が忘れてしまった際に役に立つツールです。
サンプルタスク文書 「3-1-2 ID_PW管理」
3-1-2 ID_PW管理
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 企業などで働く従業員の中でも様々なシステムが利用でき数多くのIDやパスワードを管理することに苦労している一個人。 |
| 利用範囲 | 個人利用。 |
| おしごとルームの作成単位 | 自分専用のおしごとルーム（個人ルーム）を作ります。 |
| タスク文書の作成単位 | ID、パスワード管理用の専用のタスク文書を一つ作ります。 |
| タグの使い方 | 特に使いません。 |
特長1 記載内容はシンプル
使用する機能：表作成
このタスク文書はとてもシンプルな作りになっています。利用する機器、システムごとにIDとパスワードが記載できるようになっています。タスク文書を個人ルームに保管しておけば他人に見られることはありませんし、IDやパスワードを忘れた際にすぐに確認することができます。
特長2 パスワードは直接書かない
使用する機能：表作成
パスワードの記録の仕方としてお勧めしたいのが、パスワードそのものを記述するのではなく、自分にしかわからないキーワードを使ってパスワードを記録するやり方です。サンプルタスク文書では友人の誕生日と電話番号の下4桁を組み合わせたパスワードなどの表現を用いた例を示しています。
こうしておけば、万が一この画面を開いたまま離席してもパスワードをすぐに盗まれることもありません。
運用
- このタスク文書は個人での利用を想定していますが、情報システム部門がこのタスク文書を展開する場合は、情報システム部門の担当者が、タスク文書のフォーマットを作って配布します。単にタスク文書のフォーマットを配布するだけではなく、パスワードの記載の仕方のアドバイスなどを添えられるとよいでしょう。
- 利用者は自分専用の個人ルームに、ID_PW管理用のタスク文書のフォーマットをコピーします。
- 次にコピーしたタスク文書のフォーマットの中に、自分が利用するシステムごとに、IDとパスワードを記入していきます。
- パスワードを忘れたら、このタスク文書を開き、あらかじめ設定していたロジックを元に、パスワードを想起してシステムに向かいます。
効用
- 万が一PWを忘れた場合でも、困らない安心感が生まれますので、システムごとに異なったパスワードを設定することに躊躇しなくなります。
- パスワードの記録時に自分にしかわからないキーワードを使うことで、万が一このタスク文書が他の人の目に触れた場合でも、パスワードの漏洩がおこりずらくすることができます。