サンプルタスク文書名
3-2-10 R社 コンプリートワークフロー（ファイル名：3-2-10-evaluation.rdntsk）
背景
企業の総務や情報システムの担当者は、業務改善やコスト削減のために機器、ソフトウエア、サービス及び一般資材などの購入を検討する役割を持っています。
検討の過程では、展示会や個々のベンダーのショウルームを訪問することがありますが、見学当時は印象も強く残っていますが、後日様々な製品を見学しているうちに、その印象は薄れたり徐々に変化し、結局最後は価格の安さだけで導入製品を決定してしまった、というご経験をお持ちではないでしょうか？
ご提案内容
そんなご経験をお持ちの企業様は、サンプルタスク文書「R社 コンプリートワークフロー」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は、見学当時確認できたことや印象を、気軽に記録しておけるツールです。整理しておくべき項目を、あらかじめ決めておくことができますので、気軽に記入できます。また、訪問前にチェックポイントを確認することで、複数の製品を同じ目線で見学し、製品を比較することができます。
サンプルタスク文書 「3-2-10 R社 コンプリートワークフロー」
3-2-10 R社 コンプリートワークフロー の構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 総務、情報システム部門など会社で必要となる備品やシステムを多岐にわたり選定、調達する役割の方が利用します。 |
| 利用範囲 | 上記部門の複数の担当者とマネージャーが利用します。 |
| おしごとルームの作成単位 | 総務、情報システムなどの部門ごとにひとつ作ります。 |
| タスク文書の作成単位 | 製品を見学するたびにひとつ作ります。 |
| タグの使い方 | 現在、検討中の製品の見学メモ（タスク文書）を集めてみたいときに使います。 過去の同一商品の見学メモを参考にしたいときに検索キーとして使います。 |
特長1 見学するごとにタスク文書を作成
使用する機能：折りたたみブロック
このタスク文書では見学の度にタスク文書を作りメモを残すスタイルを採用しています。
記録項目としては、実施概要（訪問日時、訪問先、参加者、見学した製品）、Note、評価・感想、追加情報となっています。
Note、評価・感想は自由記述を前提としています。Noteは事実関係を中心にした記述を、評価・感想は主観を中心にした内容を記述することを意図しています。
特長2 製品提供元のWebページへの誘導
使用する機能：URLリンク貼り付け
このサンプルタスク文書では訪問した先のベンダーのWeb上のHPのURLリンクを張り付けているように模しています。後日製品のスペックを確認したい場合などに便利です。
特長3 重要なチェックポイントをあらかじめ設定、確認忘れを防止
タスク文書を作成する際は、検討している製品ごとにあらかじめ関係者で打ち合わせを行い、チェックポイントを設定してタスク文書の中に表を作って記述できるようにします。チェックポイント欄を設けることで、複数の人が複数の製品を分担して見学する場合でも、同一目線での比較が容易になります。
特長4 タグ付けで同一カテゴリの製品を名寄せして比較
使用する機能：タグ、タグによる絞り込み
このタスク文書では、見学の度にタスク文書を作りますので、同じカテゴリの製品を比較してみたい場合はタスク文書の名寄せを行います。名寄せにはタグを使います。画面ではグループウエアに関する見学メモを名寄せしているところを表しています。
運用
- まずは、各部門で導入検討製品の見学メモ用のおしごとルームを共有ルームとして登録します。
- 次に登録した共有ルームの中に、同一カテゴリの製品で比較検討する際に、名寄せで使う製品カテゴリのタグを設定していきます。
- タグの設定が終わったら、サンプルタスク文書を参考にして、自社の検討方針に沿ってタスク文書のフォーマットを作成します。マネージャーはベテランの社員を巻き込んで意見を聞きながらフォーマットを作成することで、その後の運用もスムーズに進むでしょう。
- フォーマットが決まったら、部門内に展開します。検討する製品によって、フォーマットを修正して製品の特性にあったチェックポイントなどを、あらかじめ設定します。
- 見学を行った担当者は、訪問後それぞれの製品での訪問記録を入力します。
- 必要に応じて、部門やグループ内の会議などで情報を共有して、商品選定を進めます。
効用
- フォーマットや記録する場所が決まっていることで、見学後気軽に迷いなくレポート作成にあたれます。
- あらかじめ記載項目や記載内容のガイドが示せますので、複数の担当者が手分けして複数の製品を見学しレポートした際に評価の視点のバラツキを最小限に抑え比較、検討が容易になります。
- タグを付与することで、過去に見学した同じカテゴリーの製品見学レポートを名寄せして閲覧できるため買い替え時の参考になります。