サンプルタスク文書名
3-2-7 備品貸し出し_2020年10月度（ファイル名：3-2-7-equipment.rdntsk）
背景
その利用頻度から、総務部門や利用部門などが、まとめて備品を購入し社内で共有して利用するケースはよくあります。備品の購入は一時の作業ですが、その後の備品貸し出し管理は煩わしいものです。貸し出し用の備品が増えるごとに、貸し出し担当の仕事は増えていき、本来業務を圧迫することもあります。
ご提案内容
備品貸し出し業務の軽減で悩んでいらっしゃる総務部門や部門の貸し出し担当の方には、サンプルタスク文書 「備品貸し出し_2020年10月度」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は備品の予約状況を利用者自らが確認し、必要に応じ自ら予約登録するための便利なツールです。
サンプルタスク文書「3-2-7 備品貸し出し_2020年10月度」のイメージ
3-2-7 備品貸し出し_2020年10月度 の構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 会社や部門単位で備品を共有して貸出管理を行っている担当者が作成して、備品の共同利用を行うメンバーが使用します。 |
| 利用範囲 | 企業の部門内の全メンバー、複数の利用者。 |
| おしごとルームの作成単位 | 部門で共有したい情報用のおしごとルームを作ります。 |
| タスク文書の作成単位 | スケジュールの確認がしやすい様に月別にタスク文書を作ります。 |
| タグの使い方 | 自部門の情報共有用のおしごとルームの中から備品貸出管理用のタスク文書を探しやすい様に「備品」「月」などのタグを付与します。 |
特長1 月別にタスク文書を作成、貸出対象の備品は一覧で表示
使用する機能：折りたたみブロック
このタスク文書では、貸出対象の備品貸出を管理するタスク文書を月単位で作ることを想定しています。
そのため、それぞれのタスク文書には「備品貸出2020年10月度」のようなタイトルを付けて月の数だけタスク文書を作成します。
特長2 それぞれの備品ごとに貸出予約表を掲載
使用する機能：表作成
このタスク文書では貸し出し対象の備品を見出しにして、その見出しを展開すると日付と時間帯のマトリクスが表示され、予約や利用可能な時間帯を確認できるような作りになっています。
備品の貸出を希望する人は利用したい時間帯の枠の中に自分の名前などを記入します。
特長3 備品の外観や保管場所も明記
使用する機能：ファイル添付
それぞれの備品欄には備品の外観を示す写真やイラストを掲載することができます。タイプの違う同じ用途の備品がある場合に、現物を確認しなくとも予約選択ができるので便利です。
また、併せて保管場所も明記しておくと実際に使用する際に慌てる必要が無く便利です。
運用
- まず備品を共有する部門の管理担当の方が、自部門の情報共有用のおしごとルームの中に備品管理用のタスク文書を作ります。
- タスク文書はサンプルタスク文書を参考にして作成します。
- タスク文書が出来上がったら、タスク文書の保存場所や具体的な運用をメンバーに周知します。
- メンバーは備品の借用が必要なとき、このタスク文書を使って備品の予約状況を確認したり、予約を入れます。
- 備品の見出しをクリックすると、スケジュール表が展開して予約状況が確認できます。予約は備品ごとに借用したい日時のマスの中に、グループ名や名前を入力することで行います。
効用
- おしごとルームとタスク文書を利用することで、担当者レスの簡単な備品予約システムがお手軽に構築できます。
- 備品の増減時に簡単にフォーマットを変えられます。