【検討者必見】ファイル管理ツールの基本からメリット・おすすめサービスまで紹介

ファイル管理とは、企業の情報資産を整理・分類し、必要な情報を素早く取り出せるようにすることです。

たとえば、プロジェクトの企画書や見積書などをきちんと整理しておけば、必要な時にすぐに参照できます。一方、ファイルが散在していると、探すのに時間がかかったり、間違ったファイルを使ってしまうリスクがあります。

ファイル管理は地味な作業ですが、業務を円滑に進めるための重要な基盤です。

ファイルを適切に整理・分類することは、業務の効率化に不可欠です。必要な情報をすぐに見つけられるよう、ファイルを定期的に整理しましょう。

不要なファイルは削除するか、外部ストレージに保存するのがおすすめです。また、アクセス頻度の高いファイルは、すぐに取り出せる場所に保管するなど、使いやすい環境づくりが大切です。

整理と分類を習慣づけることで、ファイル管理の手間を大幅に減らせます。

ファイル管理を容易にするためには、明確で一貫性のあるファイル命名規則とフォルダ構造を設定することが大切です。ファイル名には、作成日や連番、内容が分かるキーワードを組み合わせるとよいでしょう。

たとえば「20230513_営業日報_山田_v1」のように、日付・ファイルの種類・作成者・バージョンを含めます。「最終」や「最新」といった曖昧な表現は避け、バージョンは数字で管理しましょう。

また、英数字は半角で統一し、アンダースコアなどの記号を使って項目を区切ると、視認性や検索性が向上します。

フォルダ名も「001_ABC商事」のように、連番とクライアント名を組み合わせたり、部署名や業務名で分類したりすると分かりやすくなります。

たとえば、「営業部/企画書/」「人事部/面接評価/」のように、部署名とタスク名でフォルダを階層化することで、直感的にファイルを探せるようになります。

ファイル名とフォルダ構造のルールを統一することで、効率的なファイル管理が可能です。

大切な情報を守るためには、バックアップとセキュリティ対策が欠かせません。定期的にファイルのバックアップを取ることで、万が一の際のデータ損失を防げます。クラウドストレージの利用や、外部ハードディスクへの保存がおすすめです。

また、機密情報を扱うファイルには、パスワードを設定するなどのセキュリティ対策も必要不可欠です。ファイル管理ツールの選定時には、アクセス権限の設定や暗号化機能の有無もチェックしましょう。

ファイルを適切に管理することで、業務の効率化や情報セキュリティの向上など、さまざまなメリットが得られます。

ここでは、ファイル管理の具体的な効果についてみていきましょう。

整理されたファイルシステムを導入することで、従業員は必要な情報を迅速に見つけられるようになり、業務の時間を大幅に節約できます。

たとえば、プロジェクトごとにフォルダを分け、分かりやすいファイル名を付けることで、目的の文書やデータへのアクセス時間が短縮されます。

また、効果的な検索システムを整備し、キーワードやタグによる検索を可能にすれば、膨大な量のファイルの中から必要な情報を瞬時に見つけ出せる環境の構築が可能です。

適切なファイル管理は、ヒューマンエラーの防止にも役立ちます。バージョン管理機能を活用することで、常に最新の文書を使用できるようになり、古い情報に基づく判断ミスを防げるでしょう。

たとえば、プロジェクトに関する計画や提案の文書化（プロポーザルの作成時）に、前回の案件で使った古いテンプレートを誤って使ってしまうといったミスを防止できます。また、ファイルのアクセス権限を適切に設定することで、不適切な変更や情報の誤用を防止することが可能です。

機密情報を扱うファイルへのアクセスを、必要な担当者のみに限定することで、セキュリティ違反やデータ漏洩のリスクを大幅に下げられると考えられます。

企業でファイル管理ツールを導入する際には、法人用のオンラインストレージがおすすめです。無料サービスもありますが、セキュリティと容量の面で制限があります。

一方、法人用のオンラインストレージは、高度なセキュリティ対策が施されているため、機密情報を安心して保管できます。また、大容量のデータを扱えることも法人向けサービスの大きな魅力です。

オンラインストレージを活用することで、時間や場所にとらわれずにデータを共有・連携できるようになります。リモートワークが普及するなか、社内外のメンバーとスムーズに情報共有できる環境づくりは非常に重要です。

クラウド上にファイルを保存しておけば、必要な時にいつでもアクセスできるため、業務の効率化にも役立つでしょう。

さらに、法人用のオンラインストレージでは、運営会社が管理の手間を引き受けてくれるメリットがあります。バックアップやセキュリティ対策など、ファイル管理に付随する作業をアウトソースできるため、社内のリソースをほかの業務に振り分けられます。

オンラインストレージの導入による具体的なメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。
ぜひご覧ください。

ファイル管理ツールを選ぶ際には、自社のニーズに合った機能やセキュリティ、コストを比較することが重要です。

ここでは、ファイル管理ツールを選定する上で押さえておきたい3つのポイントを解説します。

ファイル管理ツールの機能は、業務の効率化に直結します。以下の点を確認しましょう。

特に、クラウド対応のツールは、リモートワークを支援し、ファイルの共有とアクセスを容易にしてくれます。社内外のメンバーとのスムーズなコラボレーションを実現するためには、機能が充実しているかがポイントです。

ファイル管理ツールを選ぶ際には、セキュリティ対策が十分に施されているかどうかが重要です。

アクセス制御機能やアクセスログの取得機能があるかを確認し、外部からの不正アクセスを防ぐ対策がされているかもチェックしましょう。

機密情報を扱う企業にとって、データの保護は最優先事項といえます。セキュリティ面での信頼性が高いツールの選定が、情報漏洩のリスク回避につながります。

無料ツールと有料のツールの違いを理解し、自社の予算に合ったツールを選ぶことも大切です。無料ツールは基本機能に制限がある一方、有料ツールは追加機能やサポートが充実している傾向があります。

自社のニーズに合ったコストパフォーマンスの良いツールの選定が、長期的な視点でのファイル管理の効率化につながります。

導入コストだけでなく、ランニングコストや将来的な拡張性も考慮に入れて、最適なツールを見極めることが重要です。

法人向けのオンラインストレージについては、以下の記事で詳しく紹介しています。ぜひご覧ください。

ここでは、そのなかから特におすすめの3つのサービスを抜粋して紹介します。
※2024年11月時点の情報です。最新情報は各サービスの公式ホームページでご確認ください。

RICOH Driveは、専用端末やソフトウェアの導入が不要で、環境を意識せずに使える操作性が魅力です。また、RICOH複合機との連携により、紙文書も含めた一元管理が可能になります。

オフィスの書類をデジタルデータと併せて管理したい企業にとって、利便性の高いサービスといえるでしょう。

Fileforceは、これまで社内で使ってきたファイルサーバーと同じ感覚で利用できる「Fileforce Drive」と、豊富な機能を多様なデバイスから直感的に利用できる「Fileforce Web UI」の2つのインターフェースを備えているのが特徴です。

既存のファイル管理システムからの移行もスムーズに行えるため、導入のハードルが低いサービスといえます。

SugarSyncは、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末を含めた、複数のデバイスの同期がスムーズにできるクラウドストレージサービスです。

外出先からでもファイルにアクセスできるため、リモートワークをサポートするツールとして最適でしょう。
また、すべてのプランに30日間の無料トライアルが付いているため、導入前に実際の使い勝手を確認できるのもポイントです。

整理と分類、明確なファイル命名規則、バックアップとセキュリティ対策が、ファイル管理の基本です。適切なファイル管理により、業務の効率化やミスの防止、コスト削減が期待できるでしょう。

企業でファイル管理ツールを導入する際は、法人用のオンラインストレージがおすすめです。機能性・セキュリティ・コストの3つの観点から、自社に最適なツールを選ぶことが重要です。

特徴の異なるさまざまなサービスが提供されているため、まずは無料のトライアルを活用して、使い勝手を比較してみてはいかがでしょうか。