メールにファイルを添付する方法とは？注意点や対処法まで詳しく解説します

ビジネスシーンでよく使われているOutlookと、フリーメールの代表例Gmail®を例に、メールにファイルを添付するための基本操作を確認しましょう。

Outlookでファイルを添付するには、以下の手順で操作します。

Gmail®にファイルを添付する手順は以下のとおりです。

OutlookとGmail®では操作方法が若干異なりますが、ファイルを添付する基本的な流れは同じです。添付ボタンをクリックし、目的のファイルを選択するだけで簡単に添付が完了します。また、添付したファイルの確認や削除も、メッセージ作成画面上で操作できます。

ファイルを添付したメールが送信できない場合は、以下の3点を確認しましょう。

メールに添付できるファイル容量は、メールサービスの上限に左右されます。一般的には20〜25MB程度で、たとえばGmail®は25MB、Outlookは20MBが上限です。

どれだけ送信者側で工夫しても、添付ファイルの容量が上限を超えていると、送信できません。

受信側のメールサーバーにも、受信できるファイル容量の上限があります。上限はサービスによって異なりますが、たとえば100MBの場合、以下のようなケースでは受信できません。

また、スマートフォンに送信する際、アプリや写真などで端末の空き容量が不足している場合も受信できない可能性があります。

受信側でセキュリティソフトを導入していると、添付ファイルがブロックされる可能性があります。セキュリティソフトのなかには、特定の拡張子（.comや.exeなど）のファイルを添付したメールを自動削除したり隔離したりする機能があるためです。

メールが問題なく送信できている場合は、まず受信側にセキュリティソフトを導入しているか確認します。導入していれば、一時的にソフトを停止できるか確認し、可能なら停止した状態で添付ファイルを再送します。それでも送信できない場合は、ファイルを共有する別の方法を検討する必要があります。

メールにファイルを添付しようとしたものの、容量オーバーで送付できない場合があります。対処法として2つの方法を紹介します。

1回のメールで複数のファイルを送信する際、ファイルを分割して複数回に分けて送信する方法が有効です。たとえば、100MBのファイルを送信したい場合、10MBを目安にファイルを分割し、1回目のメールに2つ、2回目のメールに3つ添付するなどして、1回あたりの添付容量を減らします。

ただし、1つのファイルサイズが大きい場合、この方法では効果がありません。また、同じ操作を繰り返すため、送信先のメールアドレスを間違えたり、添付ファイルの選択を誤ったり、添付し忘れたりするミスが起こりやすい点には注意が必要です。

添付ファイルをzipファイルで圧縮すると、容量が小さくなります。圧縮率はファイルの種類やサイズによって異なりますが、テキストファイルの場合は50％程度、画像ファイルの場合は30％〜70%程度の削減が見込めます。

また、ファイルの拡張子変更により容量を減らせるか試すのも1つの方法です。たとえば、.docxファイルを.csvファイルに変更すると、容量が小さくできる場合があります。

ただし、拡張子を変更すると受信者がファイルを開けなくなるリスクがあるため、変更前の拡張子を伝えておく必要があります。また、圧縮ファイルは解凍しないと中身を確認できないため、ウイルスが紛れ込んでいるリスクもゼロではありません。社内でのやりとりにとどめ、社外とのファイル共有では控えましょう。

メールにファイルを添付して送信するのは手軽で便利ですが、セキュリティ面のリスクがあります。メールは暗号化されずに送信されるため、途中で傍受される可能性があるからです。

このセキュリティリスクを回避する方法の1つに、添付ファイルをzipファイルで圧縮し、パスワードを設定して別々のメールで送付する方法があります。以下4つの言葉の頭文字をとって「PPAP」と呼ばれています。

しかし、PPAPは根本的な解決にはなっていません。その理由は以下のとおりです。

PPAPはセキュリティリスクが高いだけではなく、利便性も低いため、政府や民間企業でも脱PPAPの取り組みが広まっています。

脱PPAPとは、メールによるファイル共有とは別の方法です。具体的には、オンラインストレージやファイル転送サービスを利用する方法などが挙げられます。これらのサービスを利用すれば、セキュリティリスクを低減しつつ、使い勝手のよい環境でファイルを共有できます。

脱PPAPについては、以下の記事でより詳しく解説しているため、ぜひご覧ください。

メールよりも手軽かつ安全にファイルを共有できる2つの方法を紹介します。

オンラインストレージとは、インターネットを経由してアクセスできるデータセンターにデータを保存するサービスです。インターネット環境さえあれば、いつでもどこでもデータの閲覧や編集、共有が可能です。

また、アクセス権を設定すれば、社内の従業員だけでなく、出張先、取引先など社外ユーザーとも情報を共有できます。

オンラインストレージのメリットは以下のとおりです。

弊社のオンラインストレージサービス「RICOH Drive」は、6つのセキュリティ機能と共有フォルダのような使いやすさを両立したサービスです。現在、1ヶ月無料のトライアルを実施中ですので、ぜひお試しください。

オンラインストレージについてより詳しく知りたい場合は、以下の記事が参考になります。あわせてご覧ください。

ファイル転送サービスとは、個人間あるいは法人間でデータファイルを転送するサービスで、一般的には一時的なファイル転送に用いられます。

メールよりも大容量のデータファイルを送受信できるため、動画や画像などのデータ転送にも適しています。

ただし、頻繁にやり取りするデータについては、送信する手間がない分、クラウドストレージでのファイル共有のほうが効率的です。

ファイル転送サービスについてより詳しく知りたい場合は、以下の記事が参考になります。

メールにファイルを添付する際は、OutlookやGmail®などのメールソフトの操作手順に沿います。ただし、添付ファイルの容量が大きい、受信側の容量が一杯、セキュリティソフトが原因などで送信できない場合があります。対策として、ファイルを分割して送信したり、圧縮したりする方法があります。

しかし、メールにパスワードをつける方法は、セキュリティリスクが高く利便性も低いため、根本的な解決にはなりません。セキュリティリスクを低減しつつ、利便性も高くファイルを共有するには、オンラインストレージやファイル転送サービスの利用が効果的です。

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