【検討者必見】オンラインストレージの利用で得られる5つのメリットを解説！

オンラインストレージとは、インターネット上にファイルやデータを保管し、共有できるサービスです。このサービスを利用することで、インターネット環境があれば、場所やデバイスを問わずファイルやデータにアクセスできるようになります。

具体的には、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスから、クラウド上に保存されたデータを閲覧したり編集したりすることが可能です。また、複数の人とのファイル共有もできるため、チームでの作業効率を高められます。

オンラインストレージの特徴や、ほかのストレージとの違いについては、以下の記事でさらに詳しく解説しています。ぜひ、あわせてご覧ください。

オンラインストレージを利用することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、特に重要な5つのメリットについて詳しく解説します。5つのメリットを理解することで、オンラインストレージの活用方法をより具体的にイメージできるでしょう。

オンラインストレージの最大の特徴は、インターネット接続さえあれば、場所やデバイスを問わずファイルにアクセスできる点です。たとえば、オフィスで作成した資料を自宅のパソコンで確認したり、外出先のスマートフォンで編集したりすることが可能です。

具体的には、パソコン・スマートフォン・タブレットなど、さまざまな端末からオンラインストレージにアクセスできます。急な出張や在宅勤務の際にも、必要なファイルをすぐに取り出せるため、業務の効率化につながります。

オンラインストレージを使えば、ファイル共有が非常に簡単になります。共有したいファイルのURLを相手に送るだけで、瞬時に共有が完了します。大容量のファイルをメールに添付する手間が省けるだけでなく、受信者側の容量制限の心配もありません。

さらに、多くのオンラインストレージサービスではリアルタイムでの共同編集が可能です。離れた場所にいるチームメンバーとの協働作業や、出張先・リモートワーク中の業務に役立ちます。

多くのオンラインストレージサービスには、自動バックアップ機能が搭載されています。編集履歴やログが残るため、必要に応じて過去のバージョンのデータを復元できます。誤ってファイルを削除してしまった場合や、以前の状態に戻したい場合に非常に便利です。

また、この機能はBCP（事業継続計画）対策としても有効です。BCPとは、災害や感染症の流行、戦争やテロなどのリスクに直面した際に、企業が事業を継続するための計画のことです。地震の多い日本では、オンラインストレージを活用してデータを安全に保管し、万が一の際にも事業を継続できるよう備える企業が増えています。

オンラインストレージを利用することで、企業は大幅なコスト削減を実現できます。まず、社内にサーバーを設置する必要がないため、初期費用を抑えられます。高性能なサーバーの購入や設置工事にかかる費用が不要になります。

さらに、サーバーのメンテナンスに必要な人件費の削減も可能です。専門知識を持つIT担当者を雇用したり、外部業者に委託したりする必要がなくなるため、継続的なコスト削減につながります。

オンラインストレージは、容量の拡張が容易です。社内サーバーの場合、容量が不足しそうになると、ファイルの削除や整理、あるいは新たなサーバーの追加といった作業が必要になります。作業は時間とコストがかかり、業務の中断を招く可能性もあります。

一方、オンラインストレージでは、プランの変更だけで容量の増加が可能です。数クリックで容量を追加できるため、業務の継続性を保ちながら、柔軟にストレージ容量を管理できます。

オンラインストレージには多くのメリットがありますが、複数のデメリットも存在します。ここでは、オンラインストレージを導入する前に必ず把握しておくべき2つの主要なデメリットについて解説します。

これらのデメリットを理解し、適切な対策を講じることで、オンラインストレージをより安全かつ効果的に活用できます。

オンラインストレージの最大の弱点は、その名の通りオンライン環境が必須な点です。インターネット接続がない環境では、ファイルにアクセスできません。

また、インターネット接続が不安定な環境下では、ファイルの読み込みやアップロードに時間がかかる場合があります。たとえば、海外出張先や通信環境の悪い場所では、大容量のファイルを扱う際に不便を感じる可能性があります。

オフラインで作業する必要がある場合、事前にファイルをローカルストレージにダウンロードしておくことが重要です。ただし、ダウンロードしたファイルとオンラインストレージ上のファイルの整合性を保つ必要があります。

オンラインストレージを利用する際、情報セキュリティに関するリスクを認識しておくことが重要です。特に、URLとパスワードを知っている人なら誰でも閲覧や編集ができるため、適切な管理が欠かせません。

セキュリティ対策として、まずはパスワードの管理に注意を払う必要があります。パスワードの使い回しや、容易に推測できるパスワードの使用は避けましょう。複雑で強力なパスワードを設定し、定期的な変更までの手順化をおすすめします。

また、組織内でオンラインストレージを利用する場合、パスワードの取り扱いに関する周知徹底が必要です。特に、退職者のパスワード管理対策では、アクセス権限を速やかに削除する体制を整えておくことが大切です。

リスクを軽減するためには、RICOH Driveをはじめとする管理者権限でアクセスの権限を細かく設定できるオンラインストレージの選択が推奨されます。ユーザーごとに閲覧・編集権限を設定することで、情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。

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ビジネスでオンラインストレージを活用する場合、法人向けのサービスがおすすめです。法人向けサービスは、企業のニーズに特化した機能や柔軟性を提供しており、個人向けサービスとは異なる特徴があります。

法人向けサービスが推奨される主な理由は以下のとおりです。

さらに、自社に適したサービスを選ぶ際は、以下の点に注目して比較することをおすすめします。

法人向けのオンラインストレージの概要や、詳細な比較ポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

業務用オンラインストレージを選ぶ際、セキュリティと使いやすさの両立が重要です。その点で、RICOH Driveは特におすすめのサービスといえます。

RICOH Driveは、高度なセキュリティ機能を備えながら、直感的な操作性を実現しています。具体的な特徴は以下のとおりです。

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オンラインストレージは、場所を問わずファイルにアクセスでき、簡単に共有できる便利なツールです。自動バックアップやコスト削減、容量の柔軟な拡張など、多くのメリットがあります。一方で、オフライン利用の制限や情報漏洩のリスクといったデメリットにも注意が必要です。

ビジネスでの利用には、セキュリティや機能面で優れた法人向けサービスがおすすめです。特にRICOH Driveは、高度なセキュリティと使いやすさを兼ね備え、複合機との連携も可能な優れた選択肢といえます。

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