RICOH スマート予約サービス for 会議室 機能紹介

クライアント端末からMicrosoft 365のOutlook予定表で、会議室の空き状況を確認し予約します。会議の予定時間が近づくと、リマインダー通知のメールが会議室の予約者に届きます。

予約した日時になったら、〈会議室設置端末〉にタッチし会議室の入室操作を行ないます。予約の自動キャンセルが有効になっている会議室は、入室操作がないまま時間が経過すると予約が自動的にキャンセルされます。予定に変更があった場合、リマインダーメールからワンクリックで会議室の予約をキャンセルできます。

〈会議室設置端末〉の入退室操作と連動して、RICOH Interactive Whiteboardをスタンバイ状態から復帰したり、再びスタンバイ状態にします。

会議の終了時間が近づくと、〈会議室設置端末〉が画面と音声で残り時間を通知します。（10分・5分・1分前にアラート通知）

次の予約状況をその場で確認し、利用予定がない場合、会議を延長できます。他の会議室の空室状況を確認し、空いていれば「今すぐ利用」にタッチしすぐに予約・利用できます。（「今すぐ利用」ならびに「延長」操作で利用できる時間は、会議室ごとに設定が可能です）

会議が終わったら、〈会議室設置端末〉にタッチし退室操作を行ないます。

登録されたすべての会議室の予約・利用状況を、1つの端末で一覧表示して確認できます。空き会議室は、「今すぐ利用する」をタッチし、その場で予約・利用が可能です。

あらかじめ予約している場合は予約時刻になったら、＜フロア設置端末＞にタッチし会議室の入室操作を行ないます。予約の自動キャンセルが有効になっている会議室は、入室操作がないまま時間が経過すると予約が自動的にキャンセルされます。予定に変更があった場合、リマインダーメールからワンクリックで会議室の予約をキャンセルできます。

次の予約状況をその場で確認し、利用予定がない場合、会議を延長できます。他の会議室の空室状況を確認し、空いていれば「今すぐ利用」にタッチしすぐに予約・利用できます。（「今すぐ利用」ならびに「延長」操作で利用できる時間は、会議室ごとに設定が可能です）

会議が終わったら、〈フロア設置端末〉にタッチし退室操作を行ないます。