お客様導入事例　リコージャパン株式会社 晴海トリトン事業所（社内実践事例） RICOH Smart Huddleをリコージャパン社内で実践 自由に選べるワークスタイルとFace to Faceの一体感を、リアルでもリモートでも

リコージャパンは、RICOH Smart Huddleというコンセプトで「次の“はたらく”のあたりまえを創る」というメッセージを掲げ、ワークプレイスデザインを行ってきたノウハウ、そしてリコーが持つ様々なデジタル領域での強みを活かし、これからの時代に求められるワークプレイスの新たな価値をご提案しています。

このコンセプトを実装したエリアが晴海トリトン事業所に誕生しました。居心地の良いソファーが置かれたコーナーや、グリーンに囲まれたミーティングスペース。リアル・リモート・ハイブリッド、どんな形でもスムーズに打ち合わせができ、リモート先とも一体感をもって仕事ができるなど様々なワークスタイルを導入。従来のオフィスから雰囲気だけではなく社員の働き方にも変化が生まれています。

リモートワークが定着した今だからこそ、出社したくなるオフィス、人と人が自由につながりあえる方法を追求し、次の働き方の創造へ。リコージャパンが実践する新しいワークスタイルをご紹介します。

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  社員同士のコミュニケーションを活性化したい。

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  会議室不足を解消したい。

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  大規模な会議やハイブリッドセミナーの準備にかかる時間を短縮したい。

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  リアルでもリモートでも社員同士が柔軟につながりあえるようになり、チーム力や生産性向上につながっている。

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  レイアウトを工夫し複数のミーティングエリアを新設することで、会議場所が確保しやすくなり、リモート会議の音漏れも軽減されている。

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  大型会議室にMicrosoft Teams Roomsおよび専用のカメラ、マイク、スピーカーを実装。大規模な会議やハイブリッドセミナーを手軽に開催できるようになり、会議の質も向上している。

晴海トリトン事業所では、RICOH Smart Huddleをコンセプトにリニューアルを行い新しいワークスタイルを実践しています。RICOH Smart Huddleというコンセプトはどのように生まれたのでしょうか。スマートハドル企画室 柳瀬に話を聞きました。

柳瀬「新型コロナウイルス感染症をきっかけに、想像を超える速さで社会の価値観や働き方が多様化していきました。こうした中、リコージャパンだからこそ生み出せる価値を改めて追求し、次の時代の働き方を創造するコンセプトとして立ち上げたのがRICOH Smart Huddleです。RICOH Smart Huddleで目指すのは、働く『場所』の改革に留まりません。ワークプレイスデザインに、好きな場所で自由に働けるノウハウやインフラストラクチャー^※、コミュニケーションを促進するICT機器など、リコージャパンが長年培ってきた様々なデジタルサービスを掛け合わせることで、新しい時代の『ワークスタイル』を創造していくことを目指しています。」

スマートハドル企画室の平田は、RICOH Smart Huddleにはリコージャパンの強みが凝縮されていると話を続けます。

平田「リコージャパンの強みは、オフィスの設計・デザインから、ICT機器の選定、施工、運用まで、ワンストップで提案できることです。これは、リコージャパンがワークプレイスデザインとデジタルサービスの両方に精通していることに加え、社内実践を行っているからこそ提供できる価値だと考えています。

リコージャパンでは、単に製品を販売するのではなく、多種多様な製品やサービスについて社内実践を繰り返し、そこから得られたノウハウとともにお客様にご提案することを大切にしています。RICOH Smart Huddleにおいても、どんな空間をつくり、どんなシステムをどう組み合わせるのがベストなのか、自分たち自身の経験を通じて見極めるため、晴海トリトン事業所のリニューアルにあたり、RICOH Smart Huddleを実践することになりました。」

晴海トリトン事業所のリニューアルを統括したのは、ICT事業センター 事業統括室の矢島です。矢島にリニューアル前の課題を聞きました。

矢島「晴海トリトン事業所へ移転してから時間が経ち機材の老朽化が見られたことに加え、コロナを機にリモートワークが定着したことで、多様な働き方に対応できる環境へリニューアルする必要がありました。

特に課題となっていたのは、ハイブリッドミーティングの急増による会議室不足です。長テーブルをパーテーションで区切り簡易ミーティングルームとしていたのですが、ミーティングの声がどうしても周りに漏れてしまい、周囲の社員は仕事に集中できない等の問題が生じていました。本当はオフィスに戻ってみんなと一緒に仕事がしたい。でも、出社しても会議室は足りないし思うような働き方ができない……。そんな思いから出社を躊躇する社員もいたようです。そこで、リモートならではの利便性は保ちながら、Face to Faceだからこそ育まれる社員同士のつながりや、生産性の高いコミュニケーションを取り戻していくために、スマートハドル企画室と連携しリニューアルを進めていきました。」

晴海トリトン事業所の42階を、RICOH Smart Huddleをコンセプトにリニューアル。リアル・リモート・ハイブリッド、どの形でもスムーズに打ち合わせができる複数のミーティングスペースを新設したほか、ソロリモート席も充実しています。

柳瀬「Web会議を円滑に行える環境の整備はもちろんですが、リモートワークが定着した今、リアルだからこその価値を実感できるように、グリーンやアロマで心地よい空間を演出したり、他のチームの熱量や雰囲気を感じられるように壁を設けない等の工夫も盛り込みました。RICOH Smart Huddleエリアを利用した社員からは、リラックスできる、意思疎通がしやすい、一体感が生まれた、といった声が届いています。」

課題だった会議室不足については、41階にミーティングルームを新設することで改善につなげています。

矢島「既存の執務スペースに、B工事^※不要なパネルを活用したミーティングルームを構築しました。声の向きを統一したり、パネルを使って個室にすることで、以前のパーティションだけで区切っていた簡易ミーティングルームと比較して、声・音対策が改善されているという感想が社員から寄せられています。社員の満足度をさらに高めていくため、アンケート結果も活用しながら引き続き改善を進めていく予定です。」

大会議室BlueOceanも、RICOH Smart Huddleをコンセプトに一新しました。Web会議システムを常設することで、カメラやマイクが起動しない、音声がハウリングするといったトラブルを回避。Web会議前の準備時間が短縮されています。

また、自動追尾カメラや指向性マイクスピーカーをはじめ各種デバイスを組み合わせることで、使用用途や参加人数に合わせて最適な空間にアレンジすることも可能になりました。Web会議やウェビナーの品質が高まり、リアル・リモートを問わず、参加者の満足度向上につながっています。

平田「BlueOceanには、会場の参加者にもリモートの参加者にも、より充実した体験を提供するための様々な工夫が実装されています。例えば、3台のプロジェクターを使い分け、2台では資料を、もう1台ではリモート参加者の様子を大きく投影することで、資料の見やすさはそのままに、リモート参加者との一体感を演出できます。一方、リモート参加者に対しては、自動追尾カメラと会場全体を映し出すカメラを組み合わせ、臨場感のある映像を配信。どこから会議に参加しても、リアルに近い体験ができるようにしています。

BlueOceanはお客様からの関心も高く、BlueOceanのシステム構成をそのまま導入したいとご要望をいただくこともあります。」

晴海トリトン事業所のリニューアルは、これで完成したわけでありません。晴海トリトン事業所では、より良いワークプレイス、新しい働き方の創造を目指して、日々新しい挑戦が展開されています。

矢島「リコージャパンでは、新しい価値の創造を目指して常に社内実践を行っているので、今回のリニューアルにおいても『これで完成』とは考えていません。限られた予算・スペースを最大限に活かし、一定の効果を生むことはできましたが、まだファーストステップです。引き続き社員の声を聞きながら改善を重ね、RICOH Smart Huddleをさらに進化させていく予定です。

そして、社内実践の先には、お客様への提案があります。今回のリニューアルを皮切りに引き続き社内実践を重ね、そこから生み出される新しい価値、これからの時代に求められるワークプレイスや新しい働き方を、お客様企業へご提案していけたらと思っています。」

ViCreA 晴海のご案内

晴海トリトン事業所は、お客様に社内実践事例を紹介するライブオフィス「ViCreA」となっています。RICOH Smart Huddleを実践する様子もご覧いただけますので、ぜひお気軽にお越しください。

ViCreA 晴海