お客様導入事例　ケイ・エス・ケイ協同組合 様 事務業務の効率化に向けて複合機を導入。紙の書類申請が必須の業務でもペーパーレス化を推進。

ケイ・エス・ケイ協同組合様は、外国人技能実習生や特定技能外国人の受け入れ企業を全国的に支援する団体です。国際協力や社会貢献を重視した技能実習生の募集・教育・受け入れのサポートを行い、初めての受け入れ企業でも安心できる支援体制を提供しています。
外国人受け入れ支援では多くの紙の書類を扱いますが、同組合ではリコーのモニタリングレポートを利用して複合機の利用状況を検討し、業務課題の改善に取り組まれました。リコーの複合機RICOH IM C4510Aや、EDW版 Speedoc for RICOH（以下Speedoc）など、業務のデジタル化を推進する製品やサービスを導入し、紙の使用量の削減や業務の効率化を実現されました。

外国人技能実習生や特定技能外国人の受け入れ企業を全国的に支援する団体で、現在支援している外国人技能実習生は600～700名になります。私の担当業務は、請求書の作成や経費や売上の管理、職員の給与計算や勤怠チェックのほか、会社の手続きや人事評価の管理なども行っています。

複合機から遠い位置に私の席があり、以前は印刷のたびに印刷物を取りに行く手間がありました。全職員の給料明細や人事評価を扱っているので、それらの印刷物を誰かに見られる心配もありました。いまは印刷の指示後にすぐに取りに行けない場合でも私書箱があるので、こうした心配もなくなりました。
あとは、たとえば二重に印刷指示をしても、出力前にタッチパネルで内容を確認して、重複を削除できる機能も非常に便利です。1つのデータが10枚であれば、単純に10枚の無駄が生まれます。私もたまに削除しますが、以前はこうした多くの無駄があったことを実感しました。

申請業務では、PDF形式の参考様式を印刷して利用していましたが、不要な項目も網羅されていたので、一部を変えて使いたいと思っていました。Speedocの導入後、WordやExcelのファイル形式に変換して自社専用のファイルに編集し、再びPDFファイルに戻せるので本当に大活躍しています。

さまざまな会社で使えるのでお勧めできます。PDFのみで参考書式が用意されているケースは結構あり、以前はそのまま印刷して手書きで使うしかなかったので、不要な項目を空欄にしたりバツ印を入れたりしました。いまは編集したテンプレートを使い始めたので、記入時間も削減でき、大変効率的になりました。
申請以外でも、申請先から3か月に1回の審査があります。この審査シートも戸惑いながら手で記入し、紙保存またはスキャンで管理していました。Speedocの導入後は、このシートをOCR化し、WordかExcelに変更して記入できるようになり、直接OneDriveに保存するだけで済むようになりました。業務効率がかなり良くなり、その場でノートパソコンに入力すれば記入が済むので、万々歳です。書類の保管場所もないので、DX化できるところはやっていく必要があると思います。

経理担当者であれば、私書箱（リコー カンタン私書箱プリント AE2）が一番大きいと思います。紙で給料明細を出す企業では、印刷が他の人に見えてしまう心配がなくなります。
ほかにも、以前は印刷を指示した人の順に印刷されて、他人の資料が混ざることもありましたが、私書箱を使えば「これは誰のですか？」と探す手間もなくなるのでお勧めです。また、複合機の前に行ってから印刷できるので、まとめてデータを溜めておき、まとめて印刷できるのも良いと思います。細かいことですが、日々の業務の中でおすすめのポイントになると思います。

2色プリント機能をよく使うようになりました。以前は、モノクロかカラーかという認識しかなく、2色プリントの使い方が分かりませんでした。しかし、「請求書の印刷に2色プリント機能を使いませんか？」と具体的な使い方を教えていただき、活用するようになりました。請求書のようにカラーではなく2色で十分な文書や、白黒で印刷していた社内文書などを2色プリントすることで、低コストで見栄え良く印刷できるのが分かりました。さらに、紙折り機能で請求書をきれいに折る方法も実際にレクチャーいただき、手折り作業から解放され、業務の効率化が図れました。これからは、ほかの文書にも積極的に利用したいと思います。

多忙だったので導入から時間が空き、いざSpeedocを使おうとしたところ、変換操作が分かりませんでした。そこでリコージャパンに連絡すると、電話や訪問で対応してもらえて、すぐに運用できました。これまでは知らなかった機能もきちんと教えてもらえたので大変信頼していますし、分からなければすぐに対応していただけるので、非常に充実していると感じています。言葉だけでは分からない部分もあるので、フォロー体制もしっかりしていて大変助かっています。