【例文付き】議事録の書き方における9つのコツ！素早く正確に書くために

議事録は会議を振り返るためにも必要不可欠なものです。しかし、議事録が分かりにくいと伝えたいことが適切に伝わらず、意味のある議事録になりません。ここでは、議事録の書き方のコツを解説していきます。テンプレート（例文）やおすすめの議事録作成アプリも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

議事録は、会議で話し合ったことや決定事項を記録し、他社と共有することを目的としています。そのため、当日欠席した人などが見ても理解できる議事録を作成する必要があります。
議事録の目的は主に下記のとおりです。

これらについて以下で詳しく解説していきます。

議事録を作成する主な目的は情報共有です。会議の内容や決定事項を議事録で共有することで、会議に参加しなかった人にも決定事項を正確に伝えることが可能です。
議事録がないと、会議の内容を関係者に伝えるのに多くの時間がかかってしまうものです。議事録を作成して、正確かつ迅速に会議の内容や決定事項を共有しましょう。

議事録には認識のすり合わせを行うといった目的があります。
会議の内容や決定事項、タスクなどを記載することで内容が明確化され、担当者や期限の把握など認識のズレが起こりにくくなります。
このように認識のすり合わせを行うことで、トラブルやミスを防ぐことができ、効率よく確実な業務を進めることができるようになります。

「誰が言ったのか」を明確にすることも目的の1つです。発言者を明確にすることで、会議の決定事項における責任の所在を明らかにすることが可能です。責任の所在が明確でないと、担当がわからない、引き継ぎがきちんと行われていない、期日までに完了しないといったトラブルになりかねません。
できるだけトラブルを避けるためにも発言者を明確に記載し、責任の所在を明らかにしておく必要があります。

議事録は決定事項を共有するのと同時に、各々のタスクの確認を行うことができます。会議での決定次項に付随するタスクを明確に記載することで、次の行動が理解しやすくスムーズに行動に移すことできます。
議事録はタスクの確認に加えて、担当者や期限の把握も行えるため情報の漏れがないように記載しましょう。

議事録はメモと違い、他の人が見ることを前提に作成します。そのため、いくつかのポイントを意識し、分かりやすく見やすい議事録の作成を心がけましょう。
まず、分かりづらい、見づらいと感じる議事録になってしまう原因として以下のようなことが挙げられます。

議事録が分かりづらい、見づらい原因について、以下で詳しく解説していきます。

会議の内容や目的、議題についてきちんと理解していないまま議事録を作成してしまうと、要点が不明な議事録になってしまいます。
加えて、重要な部分の抜け漏れが多い議事録になってしまい、正確に伝えられません。認識のズレに繋がる可能性も高いと言えます。
そうなると、他の人が読んだ時に分かりづらい議事録になってしまいます。

議事録を会議で出てきた時系列で記載すると、何が重要か、何がどう決まったのかなどが分かりづらくなってしまいます。会議では、急に違う話題になったり、前の話題に戻ったりといったことが少なくありません。しかし、そのまま記載すると他の人が見た時に内容や決定事項を把握がするのに時間がかかる、認識のズレが起こるといったことに繋がる可能性があります。

議事録を作成する際、会議の内容を時系列で記載すると会議中に出た課題や施策に関する意見と、結果や事実が混ざった議事録になりがちです。これでは伝えたいことが伝わらず十分な議事録とはいえません。会議に参加していない人も読むため注意が必要です。

5W1Hは、コミュニケーションや情報伝達だけでなく議事録作成の際にも役立ちます。

5W1Hがうまく使えていないと、記載している内容が情報不足になってしまいがちです。「そのタスクは誰が抱えているものなのか」「いつまでにやらないといけないのか」など、結局あとから確認し直す必要も出てきてしまいます。

会議のスピードに沿った議事録を作成するには、いくつかのコツやテクニックがあります。

議事録を素早く正確に書くために抑えておきたい9つのポイントについて、詳しく解説していきます。

まずは、会議前にわかっている情報を事前にまとめておく必要があります。
議事録には、基本項目として「日時」「場所」「参加者」「会議タイトル」などの情報を記載します。これらの情報は会議前にわかっている場合がほとんどで、事前にまとめられるでしょう。他にも、構成や項目を決めておくことでスムーズで効率よく議事録を作成することが可能です。
また、会議前に過去の議事録を読んで予習するのも事前準備として行っておくと良いでしょう。

そもそも会議とは議題があるからこそ成り立ちます。議題に対して何かしらの決定や意見を出すために行うものですから、目的をしっかりと理解することは大切です。
その前提を理解して議事録を作成しましょう。目的が明確だと、議事録を作成した際にも、目的に対して会議がどう進み、何が決まったかを正しく記録でき、わかりやすい議事録となります。

議事録を作成する際、会社や会議によって決まったフォーマットが存在する場合があります。書き方におけるルールの有無は事前に確認し、ルールに沿った議事録作成を行いましょう。最初からルールに沿った書き方が難しい場合には自分自身で書きやすいやり方で作成した後に修正するといった方法もあります。
決まったフォーマットが存在しない場合でも、リストの段落を守る、列挙する際には「-」、理由を記す際には「→」、重要な項目には「☆」を用いるなど議事録全体で統一すると良いでしょう。
全体的に統一感を出すことで見た目も美しく、読みやすい議事録を作成することができます。

会議の中では、予算や売上など重要度の高い数字の話が出てくることも少なくありません。これらの数字は、聞き間違いや漏れなどの齟齬があるとトラブルや大きなミスに繋がりやすくなるため、メモの取り忘れが無いように注意が必要です。
もし聞き逃してしまった場合は、質問して確実にメモを取れるようにしましょう。
その他、次回会議の日付や時間なども漏れなくメモしておくと良いでしょう。

5W1Hはビジネス文章を作成する際にとても重要なフレームワークです。
議事録を作成する際に5W1Hの要素を書き出すことで、情報を漏れなく、分かりやすく記載することができます。
会議でなぜその内容が決まったのか、そのタスクはいつまでに誰が行うものなのか、会議で決定したことをどこでどのように実行するかなど、5W1Hを組み合わせて記載するようにしましょう。

議事録を作成する際は要点を整理することで、誰が読んでも理解しやすい議事録を作成することができます。
曖昧な表現や発言者の言葉は直して記載するようにしましょう。議事録に記載する情報を整理し、不要な情報は省き、要点をまとめて作成するよう心がけましょう。

テキスト以外の方法も活用することで分かりやすく、見やすい議事録になります。
言葉だけでは伝わりにくい内容に関しては、写真や図を貼ると良いでしょう。ほかにも会議の中で出てきたWebサイトやページなどはリンクを記載することで社内全体で共通認識ができます。

社外の人や会議に参加していない人に議事録を共有する場合には、議事録にミスがないよう注意が必要です。議事録にミスや認識齟齬があると、間違った情報を共有してしまうことになりかねません。
そのため、事前に会議に同席した上司や同僚などに、内容の確認を行うと良いでしょう。

次々に議題が展開される会議では内容についていけないこともあるでしょう。その際に役立つのがボイスレコーダーです。ボイスレコーダーで記録を取ることで言った言わないのトラブルや重要なポイントの抜け漏れを防ぐことができます。
なお、ボイスレコーダーを使用する際には、会議の始まる前に必ず同席者に録音する旨を伝え、了承を得ておきましょう。

議事録の書き方に関してよくある質問をまとめました。気になる点がある方は、以下を参考にしてみてください。

社内での会議であれば基本的には敬称はつけなくてもかまいません。しかし、議事録の参加者の箇所などに（敬称略）と記載するなどの工夫が必要になります。
しかし、基本的に社外の人がいる場合、社外の人には敬称を付けて記載します。必要に応じて使い分けましょう。

議事録の内容に不備やミスがあった場合、作成段階では速やかに訂正します。共有後に訂正する場合には、同席者に内容を共有し、確認を取った上で修正を行うと良いでしょう。
誤字脱字など会議の内容に関わりの無い軽微な修正は不要な場合がほとんどで、会議の重要な項目に関する修正を行う場合は、必ず確認をとってから修正しましょう。

前述した9つのコツを守れているかどうか確認してみましょう。他にもテンプレートやアプリの活用も有効です。下記にてテンプレート、アプリをご紹介します。

議事録は会議によって内容が異なりますが、最低限記録すべき項目は以下の通りです。

そのほか必要に応じて項目を増やしていきます。
議事録に不慣れな人や苦手な人は、まず上記の項目を漏れなく記載することを意識すると抜け漏れの少ない議事録を作成することが出来ます。
最初からフォーマットが決まっていると作成しやすいこともあり、議事録テンプレートの活用もおすすめです。下記のページでは、MicrosoftのWordのテンプレートをご紹介しているので、こちらもぜひ参考にしてみてください。

「toruno」とは、Web会議を行う際に一緒に起動するだけで文字起こし・録音・画面録画を行うサービスです。会議の振り返りがしやすいように、記録した音声や発言テキスト、画面が時系列で整理されて表示されるのが特徴です。
メモを取ることに時間を使い、集中して会議に参加できないといったことも防ぐことができます。
また、会議記録のURLをメールやチャットで送るだけで、誰にでも共有することができます。
「toruno」の詳細については、下記のページをご覧ください。

会議や商談、打ち合わせと様々な場面で作成する機会のある議事録。この記事では議事録の書き方についてご紹介しました。
議事録は書き方が分からないと、うまく作成できず苦手意識が生まれてしまいます。苦手意識を持たないためにも、議事録を作成する目的を理解した上で、ポイントや注意点を抑えて業務に活用してみてください。