個室ブースのオフィス導入が企業文化に与える影響とは？

個室ブースは大きく3種類に分けられます。

また個室ブースには次のような機能があります。

これらの必要な機能のある個室ブースをオフィスに設置して活用している企業は多くあります。

セミクローズ型は、いわゆる半個室型です。完全に閉鎖はされていないため、防音性はクローズ型に劣りますが周囲の音を軽減することが期待できます。
プライベート感をもちつつ、天井がオープンになっているものが多いため開放感があります。

適した利用用途は、長時間、一人で集中して作業する場合、それほど機密性の高くない少人数でのミーティング、個人面談などです。

オープン型は、その名の通り、オープンになっているので開放感があります。椅子に腰かけると姿が隠れる程度の高さのものが主流で、コンパクトです。

完全に周囲から遮断されるわけではありませんが、周囲の視線をある程度さえぎることから、ややプライベート感が高くなります。

適した利用用途は、一時的に集中したい場合の個人作業です。

オープン型は手軽に組み立てられる上に、クローズ型やセミクローズ型と比べてコストを抑えられる点で優位性があります。

個室ブースを設置すれば、近年進むリモートワークの一つのスペースとしての利用も可能です。自宅では作業はできてもWeb会議となると機密情報を取り扱うこともあり、なかなか実施がむずかしいこともあります。そのようなときにオフィスに出社し、個室ブースを利用して、Web会議を心おきなく行うといったことも可能です。その結果、多様な働き方の推進にもつながるでしょう。

個室ブースで集中して、生産性の高い作業が行えると、従業員自身のモチベーションが向上するでしょう。また多様な働き方を実現できる会社に対して良い印象を抱くと考えられます。その結果、従業員満足度の向上にもつながります。

個室ブースの最大利用時間の制限や利用後の掃除など個室ブースの利用ルールを策定し、従業員に周知することで誰もが快適に利用でき、運用もスムーズに行えるでしょう。

個室ブースの設置には、消防法・建築基準法が関わることがあるため、違反しないよう注意が必要です。クローズ型は火災のリスクからスプリンクラーや感知器などの設置が必要になることがありますので、よく確認しましょう。

コストを抑えるには、「オープン型を選ぶ」「サブスクリプションサービス・レンタルを利用する」といった手段があります。

オープン型は比較的、費用が低いため、導入しやすいメリットがあります。ただし、防音性やプライベート感が下がるため、業務や従業員のニーズを満たせない恐れもあります。クローズ型の代わりに導入するという観点ではむずかしいこともあるため、改めて個室ブースの導入目的と得たい効果を見直しましょう。

個室ブースやオフィス家具のサブスクリプションサービスおよびレンタルサービスを利用することで、コストを抑えることができます。

例えばある個室ブースのサブスクリプションサービスでは、月額45,000円から提供しています。

個室ブースはクローズ型やセミクローズ型になるとサイズが大きいため、小規模なオフィスではスペースを取りすぎてしまいます。その点で導入をためらうこともあるでしょう。

この場合は、「オープン型を利用する」「適切なサイズを選ぶ」などが解決策となります。

オープン型は小規模オフィスでも導入しやすい個室ブースタイプです。ただし、先述の通り、利用目的を満たせない場合もあるため、注意が必要です。

個室ブースのサイズをあらかじめよく確認し、搬入・設置共に問題ないか確認しましょう。

防音性が低い個室ブースを選んでしまうと、目的が「情報セキュリティを守る」ことであった場合に、問題が生じてしまいます。

解決策としては、「防音性能の事前確認」が挙げられます。

クローズ型は基本的に防音性能が高いものが期待できますが、仕様によっては音漏れすることもあります。

一般的に、遮音性は「20～40dB（デシベル）」あると静かで快適に作業や会議ができるといわれています。個室ブースの製品ごとに防音性が表示されていることがほとんどですので、これを基準に確認しましょう。

防音性能は、壁や天井の厚みがあり、隙間が少ないものです。遮音性と吸音性の両方を確認するのもおすすめです。

個室ブースを導入しても、いつも同じ人が利用していてなかなか使えない、ゴミの放置や設備の破損などが見られるといった運用上の問題に直面することがあります。

この場合は、利用ルールの策定とマニュアルの配布、それらの周知徹底で解決できます。各人が利用ルールをしっかり守って利用することで、気持ち良い利用が進み、業務効率も上がります。

特に重要なのは「目的設定」です。目的に応じて最適な個室ブースが浮かび上がってきます。目的があいまいだと、不必要な機能や要件を満たさない個室ブースを導入することになってしまうこともあります。まずは従業員の声も聞き入れながら、目的に応じた最適な個室ブースを選びましょう。

また従業員が実際に利用できそうかという観点も忘れずにチェックしてください。組織的な目的に合っていても、従業員が利用しづらいというケースもあるためです。試しに利用できるサービスを選ぶのもおすすめです。

個室ブースは、新しい働き方を促進し、従業員のパフォーマンス向上や満足度の向上につながる有意義な設備です。ポイントを押さえて効果の出る個室ブース設置を進めましょう。

リコージャパンでは多様化する経営環境に合わせ、デジタルサービスとワークプレイスを組み合わせた「RICOH Smart Huddle」のコンセプトのもと、働き方のリニューアルをサポートし、お客様のご支援をいたします。
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