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RICOH Contract Workflow Service よくあるご質問
ご購入前
A多くの契約管理システムや法務相談サービスでは、導入前に機能や操作性を確認できるよう、デモンストレーションの機会が提供されています。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、法務相談や契約管理業務の流れや画面操作を具体的にご確認いただけるデモンストレーションのご案内が可能です。また、弊社担当セールスによる個別のご説明も承っております。詳しくはお問い合わせください。
A多くのクラウド型契約管理システムでは、契約後に新機能が追加された場合、契約プランに含まれる範囲で自動的に利用可能になるケースが一般的です。ただし、追加機能がオプション扱いとなる場合や、別途申し込み・費用が必要になるケースもあります。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、契約後に追加された機能についても、ご契約内容に含まれる範囲であればそのままご利用いただけます。新機能の提供状況や利用可否については、担当者よりご案内いたしますので、詳細はお問い合わせください。
A一般的な契約管理システムでは、社内の組織変更（部署改編・担当者異動など）が発生した際、契約書の管理台帳やアクセス権限の見直し、通知先の変更などが必要になるため、更新作業が煩雑になることがあります。特にExcelなどで管理している場合は、手作業による修正が多く、漏れや属人化のリスクが高まります。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、ユーザー管理・権限設定・通知先の変更を管理画面から一括で対応可能です。また、契約書の担当部門を紐づけて管理できるため、組織改編後も契約情報の整合性を保つことができます。
A一般的な契約管理システムや法務相談システムは、クラウド型で提供されることが多く、専用ソフトウェアのインストールは不要なケースが主流です。
RICOH Contract Workflow Serviceは、基本的な利用にあたってインストールは不要です。ただし、契約情報の一括登録やデータ移行など、一部の管理者機能を利用する場合には、専用インポートツールのインストールが必要となることがあります。
A多くの契約管理システムでは、ユーザー情報の一括登録機能が提供されており、CSVファイルなどを用いて複数ユーザーをまとめて登録することが可能です。これにより、初期設定や組織変更時の登録作業を効率化でき、手作業による入力ミスや工数の増加を防ぐことができます。
RICOH Contract Workflow Serviceでも、ユーザー情報を一括で登録できる管理機能を提供しています。管理者は、所定のフォーマットに従ってユーザー情報をまとめてアップロードすることで、複数ユーザーの登録を一度に完了できます。これにより、導入初期や運用変更時の設定作業を大幅に効率化できます。
A多くの契約管理システムでは、他の業務システムから契約情報やユーザー情報などを取り込むためのインポートツールが提供されています。一般的には、CSVファイルのインポートやAPI連携、RPAツールとの連携などを通じて、既存システムとのデータ統合が可能です。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、CSVファイルを一括でデータを取り込むインポートツールを提供しています。この機能により、他システムから出力されたCSVファイルを所定のCSVフォームに変換してフォルダに配置するだけで、契約情報やユーザー情報などを自動で取り込むことが可能です。
Aはい、可能です。
多くの業務システムでは、社内のディレクトリサービス（OpenLDAPやActive Directoryなど）と認証連携することで、ユーザー管理の一元化やシングルサインオン（SSO）を実現できます。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、SAML認証によるシングルサインオンに対応しています。社内の認証基盤と連携することで、シングルサインオンを実現し、ユーザーは既存の社内アカウントでログインできます。ユーザーはID・パスワードの管理負荷を低減できます。
Aはい、可能です。
多くの契約管理システムでは、既存の契約記録を取り込むためのインポート機能が提供されており、CSVファイルなどを用いた一括取り込みが可能です。これにより、過去の契約情報を新システムに移行する際の手間を削減し、スムーズな運用開始を支援します。
RICOH Contract Workflow Serviceでも、既存の契約台帳を取り込むための無償インポートツールをご提供しています。所定のフォーマットに従って契約情報を準備いただければ、管理者が一括登録できます。さらに、有償オプションとして、弊社による取り込み作業代行も可能ですので、リソース不足や精度確保が求められる場合にも安心してご利用いただけます。
A多くの契約管理システムでは、契約期間や利用規約に基づいて、任意のタイミングで解約できる仕組みが整備されています。ただし、解約に伴う請求や申出期限など、運用上のルールが定められている場合があります。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、いつでも解約が可能です。
ご解約希望月の23日までにお申し出いただければ、翌月以降のご利用料金は発生せず、当月分のみのご請求となります。
A多くの業務システムでは、法務担当者のみのライセンス購入と実際の利用者全員のライセンス購入のサービスがあります。全社員分のライセンスを一律で購入する必要はなく、業務でシステムを使用する部門や担当者の範囲に限定して契約することで、コストを最適化できます。
RICOH Contract Workflow Serviceは、利用者全員のライセンス購入のサービスですが、利用者の範囲に応じたご契約もいただけます。業務でシステムを使用する法務相談や契約管理の業務担当者のみを対象にライセンスの設定もできるため、不要なコストを抑えながら、必要な機能を効率的に運用することが可能です。
電子契約機能(外部サービス連携)
A多くの契約管理システムでは、電子契約サービスとの連携機能が標準で搭載されている場合と、オプション扱いで追加料金が必要な場合があります。連携機能自体は無料でも、外部の電子契約サービスの利用料が別途発生するケースが一般的です。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、電子契約連携機能は標準搭載されており、追加のお申し込みや料金は不要です
ただし、電子契約サービス(外部サービス)のご利用料金は別途かかります。
A電子契約連携機能を利用するためには、一般的には契約一般的に契約管理システムと、 電子契約サービスの契約が必要です。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、連携する「クラウドサイン」または「DocuSign」の2つのサービスのご利用契約が必要です。なお、リコージャパンでクラウドサイン・DocuSignのご契約も可能です。詳細はお問い合わせフォームよりご連絡ください。
A電子契約連携機能を使うことで、契約締結のスピード向上・原本回収業務の自動化・法的証拠の確保など、契約業務全体の効率化が期待できます。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、操作面でもシステムを切り替える手間がなくCWSの画面から直接電子契約の依頼ができるほか、契約締結後は契約書PDFが自動で登録されるため、登録業務を省略でき、利用者の業務負担を低減します
A多くの契約管理システムは、クラウドサインやDocuSignなど複数の電子契約サービスと連携が可能です。
RICOH Contract Workflow Serviceの電子契約連携でご利用いただけるのは、以下のサービスプランです。
■クラウドサイン：Corporate、Business、またはEnterpriseのいずれかのプラン
■DocuSign：Business ProまたはEnterprise Proのいずれかのプラン
なお、連携にはいくつかの制限があります。
■ウェブから直接お申し込みされたDocuSignのPersonal, Standard, およびBusiness Proプランとは連携できません。現在これらのプランをご契約されている場合は、CWSとの連携にはプランの買い替えが必要となります。
■ライフサイエンス業界向けのDocuSign Part 11モジュールや、取締役会議事録などのユースケースは、CWS連携の対象外です。
A契約管理システムと電子契約サービスを連携する場合、機能に一部制限が生じることがあります。
これは、システムの仕様や連携方法によるものです。例えば、複数の署名者設定や特定のテンプレート機能、PDFへの入力フィールド設定などが、連携機能では使えないケースがあります。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、以下の機能はご利用いただけません。
■自社側の複数の署名者設定
■クラウドサインのテンプレート、一括送信テンプレートのご利用
■PDFへのフリーテキスト、チェックボックス、押印の入力フィールド設定
ADocuSignを契約管理システムと連携利用する場合、一部機能に制限があります。一般的に、連携利用ではファイル形式・署名者設定・ワークフローなどに制約が生じることがあります。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、以下の機能はご利用いただけません。
■エンベロープの送信時、PDFファイルのみとなります。
■エンベロープに添付するファイルは1ファイルあたり9MBまでとなります。
■エンベロープの受信者ワークフローは直列のみとなります。
■エンベロープの署名者の数は2名以上となります（最初の署名者は自社署名責任者）。
■エンベロープの相手先受信者指定は、アドレス帳からの引用はご利用いただけません。
■エンベロープの受信設定の本人認証、手書き署名はご利用いただけません。
■CWSの電子契約文書のリマインド機能は「署名が必要」の受信者のみ使用が可能です。
セキュリティ
A一般的に、契約管理システムではセキュリティ確保のため、国内のデータセンターに保存されるケースが多く、バックアップや冗長化の目的で海外サーバーを併用することもあります。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、データはバックアップを含め国内のデータセンターに保存されます。
A一般的に、契約管理や法務相談システムでは、機密情報を扱うため、通信はSSL/TLSなどによって暗号化されるのが標準です。これにより、第三者による盗聴や改ざんのリスクを防ぎます。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、クライアントとサーバー間の通信はSSLによる暗号化が施されており、安全なデータ送受信が確保されています。
サービスレベル
A一般的に、クラウド型の契約管理・法務相談システムは24時間稼働していることが多いですが、サポートや稼働保証の時間帯は平日日中に限定されるケースが一般的です。
RICOH Contract Workflow Serviceのサービスは24時間365日ご利用いただけます。
稼働保証時間は平日9:00～17:30です。（※リコー休業日を除く）
A一般的に、クラウド型サービスではSLA（サービスレベル契約）を定めることで、稼働率や障害対応時間などの品質保証を明文化するケースがあります。
RICOH Contract Workflow Serviceは SLA（サービス品質保証）ではなく、SLO（サービスレベル目標）を規定しています。
A一般的に、クラウド型の契約管理・法務相談システムでは、サービス解約後に一定期間を経てデータが削除されるケースが多く、法令対応や証跡保管の観点から削除タイミングや方法が明示されます。
RICOH Contract Workflow Serviceでは、サービス解約から1ヶ月以内に全データを削除します。お客様の重要な情報を安全に保護するため、解約後はデータが残ることはありませんのでご安心ください。
サポート
A一般的に、契約管理や法務相談システムのヘルプデスクでは、製品の操作方法・トラブル対応・運用相談などを電話やメールで受け付ける体制が整えられています。電話は平日日中、メールは24時間受付のケースが多く、翌営業日対応が基本です。
RICOH Contract Workflow Serviceの製品のご利用に関するご質問は、電話とメールで受け付けております。
■電話サポート：月曜～金曜の9:00～17:00に対応しています（リコー休業日を除く）。
■メールサポート：24時間365日受け付けており、電話受付時間外にご連絡いただいた場合は、翌営業日に担当者から折り返します。
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