紙文書のスキャン&リネーム作業を自動化し、生産性を大幅に向上！
「RICOH カンタンバーコード活用 for Cloud」は、紙文書のスキャン&リネーム作業の自動化を一次元・二次元バーコードを活用することで実現するクラウド型ソリューションです。膨大な文書をカンタンに保存・管理でき、生産性の向上や人手不足の解消を実現します。また、案件ごとに整理してデータをまとめて保管することも可能。必要な情報をすぐに検索でき、トレーサビリティの向上にも貢献します。
システム概念図
複合機でスキャンした文書をクラウドストレージにアップロード。文書のバーコードを読み取り、ファイル名の設定やフォルダーの振り分けを自動で行います。また、外出先からもアクセスできるため、いつでも必要な情報を確認することが可能です。
動画でわかる！「RICOH カンタンバーコード活用 for Cloud」
（再生時間 02:16）
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※再生時に音声が流れるので音量にご注意ください。
手作業で行っていたスキャン&リネーム作業の工数を大幅に削減！
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※設定はクラウド上のWebサイト（ユーザーサイト）にてパソコンで実施。
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※複合機での設定は基本的に不要です。
セキュリティ対策のためにIPアドレス制限を利用中のお客様へ
EDWアプリケーションのグローバルIPアドレス（動的IPアドレス）を固定しお客様にお伝えすることで、
連携先サービスへの接続元IPアドレスとして登録いただき、セキュアなご利用を可能にするオプションです。
対象の連携先クラウドサービス
・OneDrive for Business ・SharePoint
課題解決
効率アップ
課題
- 膨大な紙文書の電子化&リネーム作業に時間と手間がかかる。
解決
- 文書を一括スキャンし、バーコードを認識してリネーム作業を自動化。人手不足の解消にもつながります。
カンタン操作
課題
- 紙文書の電子化を検討しているが手順が複雑そうで、どのように作業すればよいか分からない。
解決
- パソコンを使わず、複合機によるワンタッチ操作だけで自動的に紙文書の電子化、リネーム作業、保存ができます。
トレーサビリティ向上
課題
- 文書の管理が煩雑となっていて、発注元企業や役所からの問い合わせの対応に時間がかかる。
解決
- 電子化されたデータは自動でファイル名が設定され、フォルダーごとに振り分けられるため、必要な情報をすぐに見つけることが可能です。
業種別ソリューション
製造業
- 品質管理文書、検査記録、製造指示書など膨大な紙の資料を電子化でき、長期保管を求められる場合でもスペースの確保に困りません。
- リピート発注時に過去の図面などをスピーディーに検索することが可能です。
建設業
- 全作業員の日報、安全ミーティング、安全パトロールなどの記録をカンタンに整理でき、事務所の外でもすぐに確認できます。
- 工事現場ごとにフォルダ整理やリネーム作業を自動で行うため、工数の大幅な削減を実現します。
士業
- 年末調整など膨大な紙資料を顧客ごとに自動でデータ化でき、工数を大幅に削減します。
- 外出先でもスマートデバイスから資料を確認でき、顧客からの問い合わせにタイムリーに対応できます。
福祉業
- 施設利用者ごとに文書をフォルダーに自動振り分けでき、手作業でかかっていた時間を削減できます。
- 必要な介護記録をすぐに確認できるため、ご家族からの問い合わせにもすぐに対応できます。
業務・業態に合わせて3つのバーコード活用機能をご提供。
文書スキャン
一度に読み込む原稿の何ページ目にバーコードがあっても問題ありません。認識したバーコードの内容をファイル名としてマルチページPDFを生成し、クラウドストレージに保管できます。
一括スキャン
1ページ目のバーコードを識別し、その内容をファイル名としてクラウドストレージに保管。バーコードが出現するごとに、その原稿を1ページ目としてマルチページPDFを生成します。
フォルダー振り分け
スキャンした原稿をバーコード内容と同名のフォルダーに、マルチページPDFとして保存します。同名のフォルダーがない場合は、フォルダーを新たに生成。PDFのファイル名は、複合機パネル上で辞書機能などを活用することで登録できます。
辞書取込機能
「見積書」「納品書」「発注書」などよく使うファイル名を事前に登録しておくことで、紙文書を読み取る度にファイル名を入力する手間を省けます。
業種別に用意されたファイル名一覧を無料でご利用いただけるだけでなく、ファイル名をお客様自身で自由に決めて、一括登録することもできます。
課題
複合機で紙文書をスキャンしてクラウド上に保存する際に、ファイル名を変更するにはタッチパネルのキーボードで入力する必要があります。1文字ずつ入力するので、「見積書」や「納品書」など頻繁に使用する用語を毎回入力するのは大変です。
また、ファイル名を入力するのが大変だと、ファイル名にばらつきが出てしまい、保存されているファイルの中から目的のファイルを探すのに手間取ってしまいます。
解決
「見積書」「納品書」「発注書」などよく使うファイル名を予め登録しておくことで、紙文書を読み取る度にファイル名を入力する手間を省けます。
業種別に用意されたファイル名一覧を無料でご利用いただけるだけでなく、ファイル名をお客様自身で自由に決めて、一括登録することもできます。
主な仕様
対応機種
価格
無料トライアル
無料トライアル実施中！
RICOH カンタンバーコード活用 for Cloudを一定期間無料でお試しいただけます。
紙文書の電子化とリネーム作業の自動化による効率化をぜひご体験ください。
トライアルお申し込みの際には、「 
対応機種」をご確認ください。
