お客様導入事例　日本乳化剤株式会社 様 「RICOH コンテンツ活用＆業務効率化サービス」（DocuWare）で電帳法対応、請求書処理業務の効率化、IT運用負荷の軽減を実現

1953年に農業用乳化剤の化学メーカーとして創業し、現在は日本触媒グループの一員である日本乳化剤株式会社。自動車向け塗料や医薬品、農薬、洗剤、半導体製造で使われる界面活性剤やグリコールエーテル、環境負荷軽減に寄与する製品の原料となるアミンを主力製品として製造しています。

（再生時間 7:35）
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  社内にIT専任部門がなくサーバー・システムの運用負荷が大きかった

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  請求書の形態や担当部門により処理の業務フローや保存方法が異なっていた

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  担当部門からの請求書回収確認業務にかかる工数が大きかった

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  DocuWareの導入によるクラウドシフトでシステムの運用負荷が解消された

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  請求書の処理フローや保存方法が集約でき業務効率化を図ることができた

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  DocuWareと基幹システムとの連携で請求書回収確認に必要な確認リスト作成が自動化され工数が大幅に削減できた

同社の経理部では、原材料の仕入先などからの請求書を各担当部門から回収して、月4回の支払期日に支払業務を行っています。毎月約1000件ある請求書は、EDI、紙、PDFと取引先によって形態も異なっています。2019年より電子帳簿保存法に基づくスキャナ保存に対応し、紙による請求書は経理部、もしくは担当部門でスキャンして、電子帳簿保存法の検索要件を満たす取引先、日付、金額を一部は手動で入力し、保存を行っていました。

また、各部門から確実に請求書を回収するため、基幹システムから引き出した各部門の購買情報を元に、表計算ソフトで請求書の回収リストを手動で作成して確認を行っていましたが、このリスト作成と確認作業も支払期日あわせて月4回、それぞれ1日がかりで行っていました。

日本乳化剤株式会社
経理部　部長補佐 石井様

一方で、同社では情報システム部などのIT専任部門が存在しておらず、基幹システムなどグループ全体にまたがるシステムはグループ会社で運用を行っているものの、業務系のシステムは各部門で運用を行っています。そのため、経理部にとって文書管理システムの保守・運用は大きな負担となっていました。経理部の部長補佐である石井様は「旧システムの更新にあたり、システムをクラウドにシフトすることを前提としました。ランニングコストが上がることはわかっていましたが、システム運用の負荷を考えるとメリットが大きいと考えたからです」と語ります。

一方で、文書保存に関しても要件を詰めていきました。「当社ではグループ共通のワークフローシステムが導入されているため、文書管理をメインとして、スモールスタートできるシステムであること。電子帳簿保存法対応において、EDIをはじめとするさまざまな形式のファイルが保存できること。さらに、請求書のスキャナ保存における回収から保存までの業務をシステマチックにして、業務効率化を図ることができることを選定の要件としました。」（石井様）

これらの要件に基づき、経理部で選定を進め、DocuWareを含む3つの文書管理システムに絞り込みました。

石井様は「最終的に、要件を満たしつつコスト面でもバランスの取れていたDocuWareを選定しました。特に請求書の回収から保存の効率化もDocuWareで対応できるという点を評価しました」といいます。

2024年春のDocuWare導入後、効率が上がった業務の一つがスキャナ保存でした。石井様は「学習機能付きOCRによって検索要件3項目のOCR精度が5割から9割程度と格段に上がり、実用的に使えるようになりました。また、従来は約5割の請求書のスキャンを経理部で行っていましたが、DocuWare導入をきっかけに業務効率化推進のために各部門にも働きかけ、8割ほどの部署がスキャンしたPDFを経理部に送付してくれるようになり、全社の請求書の電子化を推し進めることができるようになりました」と語ります。

日本乳化剤株式会社
経理部 太田様

もう一つ課題となっていた請求書の回収確認業務は、DocuWareと基幹システムをDocuWare 連携オプション ETL TypeU（以下：ETL機能^＊）による連携で効率化を実現しました。

実際の出納業務を担当している経理部の太田様は「ETLにより、DocuWareが基幹システムから会計情報を引き出して、自動で回収確認リストを生成してくれるようになりました。それによりリスト作成にかかる時間はもちろんですが、リストの作り込みにおける人的ミスもなくすことができたため、精度が高まったにも関わらず、業務効率が格段に上がりました。また、細かい話ですが、DocuWareにデータが取り込まれているため、確認の際にDocuWareの画面上でリストと請求書を確認ができるようにようになり、基幹システムと文書管理システム立ち上げる必要がなくなったという点もメリットだと感じています」と語ります。

日本乳化剤株式会社
経理部 塩谷様

DocuWare導入後に異動で配属された経理部の塩谷様は「初めて経理の仕事を担当するようになったので、知識もほとんどない状態でしたが、簡単なレクチャーを受けただけで、あとは感覚的に使うことができました。1画面の中に情報がまとまっているので、必要な情報をすぐに得ることができますし、検索もいろいろな形で行うことができ、非常に使いやすいと感じています」と使用感を語りました。

日本乳化剤株式会社
経理部　部長 小澤様

DocuWareによって文書管理システムがクラウド化された恩恵は、働き方改革の推進にもつながっています。経理部　部長の小澤様は「当社でも積極的にテレワークを推奨するようになりましたが、これまで請求書処理業務があると、紙を取り扱う以上どうしても出社する必要がありました。しかし、クラウド化により、各部署からスキャンした請求書を送ってもらえるようになったので、経理部担当者は在宅でも業務を行うことができるようになり、テレワークの環境がさらに整いました」といいます。

さらに「ETL機能に代表されるように、業務のシステム化による効率化、特にロジカルに業務を進められるようになったことよる業務精度向上は大きな導入効果だと感じています」と語ります。

今後の業務効率化に対する展望について小澤様は「今回のDocuWareの導入によって、業務にパソコンを使うようになったという単なるIT化ではなく、業務フローやプロセス自体をデジタル化するいわゆるDX（デジタル・トランスフォーメーション）の成果を実感できました。当社に限らず、人材確保は年々困難になりつつあり、会社の存続にも関わり兼ねないことが顕在化しつつあると思います。今回の経験を通して、このような課題に対し、省力化・効率化の一つの手段としてDXを進めていくことは重要だと感じるようになりました。経理部に関連する業務としては、現在の請求書だけでなく、契約書など、いわゆる国税関連書類の電子帳簿保存法対応というテーマがありますので、このような用途にDocuWareを全社で活用できれば理想的だと考えています」と語ってくださいました。