サンプルタスク文書名
1-1-4 Rock Crusher 2020型 MP（ファイル名：1-1-4-maintenance.rdntsk）
背景
製造業や設備業では、長期にわたってお客様にご利用いただく製品を、提供している企業様も珍しくありません。また製品だけでなく、提供した製品の保守作業もあわせて提供されている企業様も多々いらっしゃいます。その様な製品を提供されている企業様は、あらかじめ製品の特性やお客様のご利用環境によってメンテナンス計画をたてますが、その計画を長期間にわたって関係者に共有する良い仕組が見つからないのが現状かと思います。
ご提案内容
そんなお悩みをお持ちの方は、サンプルタスク文書「Rock Crusher 2020型 MP」を参考にされると、良いかもしれません。このタスク文書は、製造業様があらかじめたてた、製品のメンテナンス計画書やメンテナンス時に必要となるドキュメント類を、一か所にまとめて管理することができます。長期にわたるメンテナンス作業でも、ベテランのノウハウだけにたよることなく、メンテナンス作業を行うようにするための一助となります。
サンプルタスク文書「1-1-4 Rock Crusher 2020型 MP」のイメージ
1-1-4 Rock Crusher 2020型 MP の構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 製造業で製品のメンテナンス計画を立案する人が作成し、実際にメンテナンス作業に従事する人が閲覧します。 |
| 利用範囲 | 設計、サポート、メンテナンスエンジニアなど複数の人が共同利用します。 |
| おしごとルームの作成単位 | メンテナンス計画を管理するためのおしごとルームをひとつ作ります。 製品カテゴリが複数ある場合は、そのカテゴリごとに作ります。 |
| タスク文書の作成単位 | 製品ごとにタスク文書を作成します。 |
| タグの使い方 | 特に使用しません。 |
特長1 製品ごとにタスク文書を作成
使う機能：折りたたみブロック
長期的かつ継続的なメンテナンスが必要な製品ごとにタスク文書を作ります。それぞれのタスク文書には「メンテナンス・スケジュール」「メンテナンス担当者/役割分担」「メンテナンス記録」などを記載します。
折りたたみブロックを使えば、項目ごとに折りたたんで表示することができますので、すっきりとしたレイアウトにできます。
特長2 必要なドキュメントも一緒に管理
使う機能：表作成、ファイル添付
タスク文書には、文字だけでなく表を挿入したり、ファイルを添付することもできます。メンテナンス時に必要となる「設計図面」や「メンテナンスマニュアル」などのドキュメントを掲載すると良いでしょう。添付したドキュメントを表で整理して掲示し、説明書きを加えることで、単にファイルサーバーに図面やドキュメントを保存するのに比べ、後々閲覧した人に情報をわかりやすく伝える事ができます。
特長3 定期的なメンテナンス計画を提示
使用する機能：表作成
定期的なメンテナンスを必要とする機器は、あらかじめメンテナンスを行う具体的な日程を提示、営業担当などがメンテナンス時期に合わせ事前案内を行うことでユーザーの機器の運用計画に支障が出ないようにします。画面では表作成機能を利用してスケジュールを提示していますが、もっと詳細に提示したければ、EXCELで作ったスケジュール表を添付しても良いと思います。
特長4 メンテナンス実績も併せて記録
使用する機能：表作成
タスク文書には、メンテナンス計画をあらかじめ提示し、関係者で共有する目的がありますが、実施結果を記録することもできます。担当者が変更になった場合や、新たな担当者がメンテナンスチームに加わった際に、過去のメンテナンス記録を閲覧することで、メンテナンス対象機器のこれまでのメンテナンス履歴が確認できます。
運用
- まず製品の開発者やメンテナンス計画を立案する方は、製品のメンテナンス管理を行うおしごとルームを作成します。
- 次に製品のメンテナンス時に必要となる情報を整理して、タスク文書に必要な項目を設定してメンテナンス計画書のフォーマットを作成します。
- 実際の製品のメンテナンス計画を作成するときには、あらかじめ作成したフォーマットをコピーして対象製品の情報を入力していきます。
- 入力が完了したら、そのメンテナンス計画書（タスク文書）を公開します。
- メンテナンス担当者は、メンテナンスの時期が近づいたら、メンテナンス計画書のタスク文書を閲覧して、割り当てられている役割やメンテナンスの手順などを確認します。
- メンテナンスが完了したら、メンテナンス報告書欄に交換部品などの情報を書き込み、メンテナンス実施記録を残します。
効用
- メンテナンス時に必要な情報が、製品ごとにひとつのタスク文書にまとめられていますので、探す場所を迷うことなく必要な情報にたどり着けます。
- 製品の出荷時点でメンテナンス計画を立案、共有することで、メンテナンス作業者が人や機材の手配などの準備を立てやすくなります。
- 営業担当者もメンテナンス時期をお客様にあらかじめお伝え出来ますので、急なメンテナンス案内によるお客様からのクレームも防止できます。