RICOH Desk Navi通知プログラムが、リコー複合機のドキュメントボックス、ネットワークフォルダー、ドキュメント管理システム「Ridoc Smart Navigator V2」(別売)など、連携する機器やアプリケーションの中のフォルダーを監視。ドキュメントが新たに登録されると画面上のポップアップでお知らせします。
〈「RICOH Desk Navi通知プログラム」の監視先設定画面〉
〈「RICOH Desk Navi通知プログラム」のポップアップ通知表事例〉
文書ファイルを作成している最中も通知を確認できます
リコー複合機のHDDに蓄積された各種ドキュメントのデータを引き取って、RICOH Desk Naviで活用できます。
RICOH Desk Naviの再配信機能と、ドキュメント管理システム「Ridoc Smart Navigator V2」(別売)の受信トレイ管理機能を組み合わせれば、複数人で利用できる本格的なペーパーレスFAX環境を構築できます。
RICOH Desk Naviの再配信機能と、ドキュメント管理システム「Ridoc Smart Navigator V2」(別売)の受信トレイ管理機能を組み合わせれば、複数人で利用できる本格的なペーパーレスFAX環境を構築できます。
ファイル型キャビネットのフォルダーを監視先に設定した場合エクスプローラーのツリーエリアにフォルダー内のファイル数を表示できます。ファイル数を表示することで、作業対象のファイルが存在することに気が付きやすくなります。
EDWのプラットフォーム上でクラウドファクスソリューションと連携することで、RICOH Desk Navi を使ったペーパーレスFAXの運用の幅が広がります。
RICOH Desk Naviで受信したファクスは、「RICOH クラウドファクス送信」(別売)を使用し、コメントを付けて返信することができます。
自宅など複合機が無くVPN で会社とつながっていない環境下でも、取引先にファクスの送信が可能です。
「RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud」(別売)は、複合機で受信したファクスを、クラウド上のOneDriveに取引先別に作成されたフォルダーに、自動で振り分けるアプリケーションです。振り分けられた受信ファクスはOneDriveと同期した自宅のパソコンのローカルフォルダーに届くため、そのフォルダーを監視しているRICOH Desk Naviが受信したファクスを引き取り、閲覧することができます。
RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud〈RICOH Desk NaviとEDWアプリケーション連携の概略図〉
電子帳簿保存法では、取引関係書類の保存において「真実性の確保」、「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。RICOH Desk Naviは、RICOH 証憑電子保存サービスと連携することで、これらの要件に対応します。
RICOH Desk NaviからRICOH 証憑電子保存サービスに文書をアップロードすることができます。RICOH 証憑電子保存サービスは訂正、削除が行なえないシステムのため業務運用規定と合わせて運用することで文書の改ざんを防ぎ、真実性を担保します。
可視性を確保するために書類には書誌情報を付与する必要があります。書誌情報の入力はRICOH 証憑電子保存サービスで行ないます。ファイルの内容を確認し、書誌情報として取引先、取引日、金額を入力します。書誌情報の入力はリコーに入力代行を委託することもできます。
RICOH 証憑電子保存サービスへの書類のアップロードはRICOH Desk Naviのボタン一つで行なえます。
着信したファクスをPCの画面で確認し、コメントを入れて返信するなど一連のファクス業務をペーパーレスで行っていたお客様は、ボタンを押す作業を追加するだけで電子帳簿保存法に準拠した形での書類の保存と業務運用が可能です。
さらに、あらかじめ「おしごとフロー」を設定しておけば、書類のアップロードと共にコメントを入れて返信するための作業用フォルダーに移動するなど省力化が可能です。
RICOH Desk Naviには書誌情報の入力を支援する2つの機能が備わっています。
簡単ビューアーで表示された文書の中の文字をマウスで囲うと、囲った部分の文字を認識してテキスト化できます。テキスト化した文字はクリップボード経由で書誌情報欄に貼り付けが可能なので入力の手間を軽減します。
項目「取引先」は、表記ゆれや誤入力があると、監査の際に正しく検索ができなくなります。このような問題に対しRICOH Desk Naviでは、「取引先」の手入力を廃し、用意したリスト*から選択入力させることで誤入力を防止しています。
〈RICOH Desk Naviの書誌情報入力の画面例〉
検索はRICOH 証憑電子保存サービスにて行ないます。電子帳簿保存法で規定されている「取引先」「取引日」「金額」により検索が可能です。「取引日」や「金額」は範囲検索が可能です。
読み取った画像の範囲を指定して、画像の移動やコピー、直線・四角などの簡単な図形の描画や文字入力ができます。また、画像のごみとり(ノイズ除去機能)や画面上で文書にスタンプ*を押すことも可能。また「PDF編集機能」では、コメントの記載や日付印の作成が可能です。
〈RICOH Desk NaviのPDF編集画面例〉
丸印や角印の日付スタンプを作成することができます。作成したスタンプはテンプレートとして保存が可能です。
作成されたスタンプはスタンプ管理画面に保存できます
作成したスタンプをスタンプパレットから貼り付けることができます
配布や検索が容易になるなど、文書の活用範囲を広げるPDF作成機能が充実しています。
〈PDF変換の設定画面〉
BMP、TIFF、JPEG、PNG形式に変換可能。TIFFの場合、1つにまとめてマルチページTIFFにすることもできます。
文書の保管庫であるキャビネットを既存の設備上に作成でき、専用の文書管理システムが無くても文書の共有や複数メンバーでの編集も可能になるので、導入コストや管理者の方の負担も軽減されます。
RICOH Desk Naviの全体の設定を自由に変更可能。エクスプローラー、ビューアー、おしごとルーム、メールなどさまざまな設定画面を一カ所に分かりやすくまとめました。
〈RICOH Desk Naviの全体設定変更画面〉
Ridoc GlobalScanと連携することで、ファクス返信時にファクス番号の入力を省略して返信できる「かんたんファクス返信」機能をご利用いただけます。取引先が多岐に渡る場合でもスームズに返信ができて便利です。
〈受信ファクス文書のプロパティ画面〉
作成者の欄に送信元ファクス番号がセットされます
印刷・ファクス送信・保管といった複数の処理をボタンに事前に登録し、まとめて実行できる便利な機能です。
〈「おしごとフロー」の設定画面〉
おしごと機能は、業務に合わせて各パソコンに登録することができます。受信したファクスへの返信や、返信先の宛先設定、返信後の文書の保管方法、印刷の可否など、一連の作業を事前登録できます。
〈「おしごとフロー」の新規登録画面〉
〈「おしごとフロー」の登録機能例〉
事前登録した一連の処理は、各パソコンにインストールされたRICOH Desk Naviの画面上にアイコン表示されます。タスクに合わせて「おしごと」を選択すれば、事前に登録しておいた一連の作業が自動的に実行されます。
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