RICOH Desk Navi ファクスのペーパーレス化

1.情報を簡単にインプット

連携機器等を監視してドキュメントを自動で引き取る「RICOH Desk Navi通知プログラム」

RICOH Desk Navi通知プログラムが、リコー複合機のドキュメントボックス、ネットワークフォルダー、ドキュメント管理システム「Ridoc Smart Navigator V2」(別売)など、連携する機器やアプリケーションの中のフォルダーを監視。ドキュメントが新たに登録されると画面上のポップアップでお知らせします。

〈「RICOH Desk Navi通知プログラム」の監視先設定画面〉

後述の内容を表した画像1

〈「RICOH Desk Navi通知プログラム」のポップアップ通知表事例〉
文書ファイルを作成している最中も通知を確認できます

後述の内容を表した画像2

リコー複合機のドキュメントボックスに蓄積されたドキュメントを活用

リコー複合機のHDDに蓄積された各種ドキュメントのデータを引き取って、RICOH Desk Naviで活用できます。

  • 機種により、蓄積できるデータや操作可能な機能が異なります。
  • 機種により、接続に時間がかかる場合があります。

ペーパーレスFAX環境を実現する「受信ファクスの電子引き取り」

RICOH Desk Naviの再配信機能と、ドキュメント管理システム「Ridoc Smart Navigator V2」(別売)の受信トレイ管理機能を組み合わせれば、複数人で利用できる本格的なペーパーレスFAX環境を構築できます。

  • リコー複合機の機種により、ファクス受信できないものもあります。詳しくは販売担当者にご確認ください。

受信したファクスの処理状況も一目で確認可能

RICOH Desk Naviの再配信機能と、ドキュメント管理システム「Ridoc Smart Navigator V2」(別売)の受信トレイ管理機能を組み合わせれば、複数人で利用できる本格的なペーパーレスFAX環境を構築できます。

後述の内容を表した画像3

フォルダー内の文書数を表示

ファイル型キャビネットのフォルダーを監視先に設定した場合エクスプローラーのツリーエリアにフォルダー内のファイル数を表示できます。ファイル数を表示することで、作業対象のファイルが存在することに気が付きやすくなります。

後述の内容を表した画像4

2.EDWアプリ連携

EDW* アプリケーションと連携し、ペーパーレスFAXの運用を拡大

EDWのプラットフォーム上でクラウドファクスソリューションと連携することで、RICOH Desk Navi を使ったペーパーレスFAXの運用の幅が広がります。

  • EDW:EMPOWERING DIGITAL WORKPLACES
EMPOWERING DIGITAL WORKPLACES

自宅からファクスを送信できる「RICOH クラウドファクス送信」連携

RICOH Desk Naviで受信したファクスは、「RICOH クラウドファクス送信」(別売)を使用し、コメントを付けて返信することができます。
自宅など複合機が無くVPN で会社とつながっていない環境下でも、取引先にファクスの送信が可能です。

RICOH クラウドファクス送信

会社に届いた受信ファクスを自宅で閲覧できる「RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud」連携

「RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud」(別売)は、複合機で受信したファクスを、クラウド上のOneDriveに取引先別に作成されたフォルダーに、自動で振り分けるアプリケーションです。振り分けられた受信ファクスはOneDriveと同期した自宅のパソコンのローカルフォルダーに届くため、そのフォルダーを監視しているRICOH Desk Naviが受信したファクスを引き取り、閲覧することができます。

RICOH カンタンファクス仕分け for Cloud

〈RICOH Desk NaviとEDWアプリケーション連携の概略図〉

前述の内容を表した図1

3.RICOH 証憑電子保存サービスと連携

電子帳簿保存法の要件に対応

電子帳簿保存法では、取引関係書類の保存において「真実性の確保」、「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。RICOH Desk Naviは、RICOH 証憑電子保存サービスと連携することで、これらの要件に対応します。

真実性の確保

RICOH Desk NaviからRICOH 証憑電子保存サービスに文書をアップロードすることができます。RICOH 証憑電子保存サービスは訂正、削除が行なえないシステムのため業務運用規定と合わせて運用することで文書の改ざんを防ぎ、真実性を担保します。

可視性の確保

可視性を確保するために書類には書誌情報を付与する必要があります。書誌情報の入力はRICOH 証憑電子保存サービスで行ないます。ファイルの内容を確認し、書誌情報として取引先、取引日、金額を入力します。書誌情報の入力はリコーに入力代行を委託することもできます。

ペーパーレスファクス運用と親和性の高いシステム

RICOH 証憑電子保存サービスへの書類のアップロードはRICOH Desk Naviのボタン一つで行なえます。
着信したファクスをPCの画面で確認し、コメントを入れて返信するなど一連のファクス業務をペーパーレスで行っていたお客様は、ボタンを押す作業を追加するだけで電子帳簿保存法に準拠した形での書類の保存と業務運用が可能です。
さらに、あらかじめ「おしごとフロー」を設定しておけば、書類のアップロードと共にコメントを入れて返信するための作業用フォルダーに移動するなど省力化が可能です。

RICOH Desk NaviとRICOH 証憑電子保存サービス連携のメリット

  • 受信したファクスをPC画面で表示・選択できます。
  • ペーパーレスファクス運用中のお客様は従来通りの業務フローで業務が行えます。
  • 通知→表示→書誌情報入力→RICOH 証憑電子保存サービスへのアップロードを一つのアプリで完結できます。
  • 書誌情報の入力を補助する機能が豊富なため入力のミスや工数の削減が行えます。
  • 書誌情報の入力はリコーが代行して行うこともできます。

RICOH Desk NaviとRICOH 証憑電子保存サービス連携の手順

  1. RICOH Desk Naviと連携した複合機がファクスを受信。
  2. 複合機が受信ファクスをRICOH Desk Naviが監視している共有フォルダーに転送。
  3. RICOH Desk Naviの通知プログラムが共有フォルダーに文書が届いたことを感知してユーザーに通知。
  4. 受信通知を受けてRICOH Desk Naviのビューアーで受信したファクスの内容を表示。
  5. ユーザーが書誌情報を登録します。
    • 入力代行時は不要です。
  6. ワンクリックで「RICOH 証憑電子保存サービス」にPDFをアップロード。
    • 真実性の確保・可視性はRICOH 証憑電子保存サービス側で担保します。
    • 書誌情報の内容確認や修正が可能です。
  7. RICOH Desk Naviでは受信したファクスを直接編集することが可能です。
  8. ワンクリックでファクスでの返信が可能です。
  9. ファクスの返信後に自動的に指定フォルダーに保存することが可能です。
RICOH 証憑電子保存サービス
前述の内容を表した図2

書誌情報の登録補助機能が充実

RICOH Desk Naviには書誌情報の入力を支援する2つの機能が備わっています。

範囲選択OCR機能

簡単ビューアーで表示された文書の中の文字をマウスで囲うと、囲った部分の文字を認識してテキスト化できます。テキスト化した文字はクリップボード経由で書誌情報欄に貼り付けが可能なので入力の手間を軽減します。

取引先リスト

項目「取引先」は、表記ゆれや誤入力があると、監査の際に正しく検索ができなくなります。このような問題に対しRICOH Desk Naviでは、「取引先」の手入力を廃し、用意したリスト*から選択入力させることで誤入力を防止しています。

  • 取引先のリストは、使用開始前に作成していただきます。

〈RICOH Desk Naviの書誌情報入力の画面例〉

前述の内容を表した画像5

入力した書誌情報により検索が可能

検索はRICOH 証憑電子保存サービスにて行ないます。電子帳簿保存法で規定されている「取引先」「取引日」「金額」により検索が可能です。「取引日」や「金額」は範囲検索が可能です。

4.編集&変換も思いのまま

ドキュメントの加工も自由自在。多彩な「画像編集機能」「PDF編集機能」

読み取った画像の範囲を指定して、画像の移動やコピー、直線・四角などの簡単な図形の描画や文字入力ができます。また、画像のごみとり(ノイズ除去機能)や画面上で文書にスタンプ*を押すことも可能。また「PDF編集機能」では、コメントの記載や日付印の作成が可能です。

  • 任意の日付を指定したり、指定位置へ挿入可能。

〈RICOH Desk NaviのPDF編集画面例〉

前述の内容を表した画像6

日付スタンプ作成機能

丸印や角印の日付スタンプを作成することができます。作成したスタンプはテンプレートとして保存が可能です。

作成されたスタンプはスタンプ管理画面に保存できます

前述の内容を表した画像7

作成したスタンプをスタンプパレットから貼り付けることができます

前述の内容を表した画像8

ドキュメントの活用範囲が広がる、多彩な「PDF作成機能」

配布や検索が容易になるなど、文書の活用範囲を広げるPDF作成機能が充実しています。

複数ファイルを1つのPDFに
異なるアプリケーションで作成したファイルを1つのPDFファイルにまとめることができます。
テキスト付きPDF作成
テキストをコピーして再活用できます。また『RICOH Desk Navi』上で全文検索も可能になります。
テキスト付きクリアライトPDF作成
フルカラー画像も軽容量のPDFにでき、文書の検索や再利用が可能です。

〈PDF変換の設定画面〉

前述の内容を表した画像9

アプリケーションデータをさまざまな画像ファイルに変換できる「画像変換機能」

BMP、TIFF、JPEG、PNG形式に変換可能。TIFFの場合、1つにまとめてマルチページTIFFにすることもできます。

RICOH Desk Navi はNASやファイルサーバーで文書の共有が可能

文書の保管庫であるキャビネットを既存の設備上に作成でき、専用の文書管理システムが無くても文書の共有や複数メンバーでの編集も可能になるので、導入コストや管理者の方の負担も軽減されます。

5.複数の処理をまとめる便利機能

便利なカスタマイズ機能を搭載

RICOH Desk Naviの全体の設定を自由に変更可能。エクスプローラー、ビューアー、おしごとルーム、メールなどさまざまな設定画面を一カ所に分かりやすくまとめました。

〈RICOH Desk Naviの全体設定変更画面〉

前述の内容を表した画像10

ファクス返信の手間を軽減

Ridoc GlobalScanと連携することで、ファクス返信時にファクス番号の入力を省略して返信できる「かんたんファクス返信」機能をご利用いただけます。取引先が多岐に渡る場合でもスームズに返信ができて便利です。

〈受信ファクス文書のプロパティ画面〉
作成者の欄に送信元ファクス番号がセットされます

前述の内容を表した画像11

複数の業務処理を登録してまとめて実行できる「おしごとフロー」

印刷・ファクス送信・保管といった複数の処理をボタンに事前に登録し、まとめて実行できる便利な機能です。

  • おしごと機能は、Ridoc Easy Sharingサービスには対応していません。

〈「おしごとフロー」の設定画面〉

前述の内容を表した画像12

登録方法

おしごと機能は、業務に合わせて各パソコンに登録することができます。受信したファクスへの返信や、返信先の宛先設定、返信後の文書の保管方法、印刷の可否など、一連の作業を事前登録できます。

〈「おしごとフロー」の新規登録画面〉

前述の内容を表した画像13

〈「おしごとフロー」の登録機能例〉

前述の内容を表した画像14

活用方法

事前登録した一連の処理は、各パソコンにインストールされたRICOH Desk Naviの画面上にアイコン表示されます。タスクに合わせて「おしごと」を選択すれば、事前に登録しておいた一連の作業が自動的に実行されます。

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