サンプルタスク文書名
2-1-3 施設予約（本館ホール）（ファイル名：2-1-3-reservation.rdntsk）
背景
会社の人事、総務、経理部門などの本社機能部門では、業務や管理系の様々な情報を社員にもれなく伝える必要があります。そのためには社員全員が閲覧可能な電子掲示板が必要になります。しかし伝えたい業務ごとに伝えたい情報が異なるため、それぞれの伝達事項ごとに表現形式を工夫する必要があります。しかしながら一般的なグループウエアの掲示板機能では、それぞれの業務担当者が内容をわかりやすく伝えるために気軽にフォーマットを作成するのは意外と難しかったのが現状ではないでしょうか？
ご提案内容
そんなお悩みをお持ちの会社様は、サンプルタスク文書「1-2-1~1-2-6」までのサンプルタスク文書を参考にされるとよいかもしれません。これらのタスク文書は、会社のバックオフィスにおける情報掲示板に掲載する様々な情報の中からいくつかの例を示したものです。各フォーマットは、それぞれ「総務」「人事」「経理」などの部署が社員に伝えたい業務ごとに作成していますが、これらは「人事・総務・経理掲示板」というひとつの「おしごとルーム」に掲載されています。
「2-1-3 施設予約（本館ホール）は従業員の皆さんに会社の共有設備の案内を行い、予約状況の確認や予約を行うためのものです。
サンプルタスク文書「2-1-3 施設予約（本館ホール）」のイメージ
2-1ｰ3 施設予約（本社ホール） の構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 複数の事業所を展開している会社が本社の設備を社内に公開して利用促進している総務部門が作成し社員に公開します。 |
| 利用範囲 | 本社の設備を利用したい社員が利用します。 |
| おしごとルームの作成単位 | 人事／総務／経理掲示板のおしごとルームを作成します。 |
| タスク文書の作成単位 | 本社ホールの予約専用のタスク文書を作成。 |
| タグの使い方 | 本社ホールの予約をしたい場合に連想するキーワード（例：施設、予約、本社、ホールなど）をタグに設定しておきます。 |
| 主な検索方法 | 人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中で「本社」「施設」のタグを選択して検索 など。 |
特長1 予約状況の確認は利用者が自ら実施
使用する機能：折りたたみブロック
このタスク文書は、貸し出し可能な施設ごとに、予約状況や施設の利用可能日を公開できるような作りになっています。年月別、施設別に情報がまとめられており、施設名（メインホール・小ホール）をクリックすると、日別の予約状況などが閲覧できるようになっています。
特長2 日別に開催イベント名や主催者を入力
使用する機能：表作成
施設名を展開すると、日別に「開催イベント名称」「主催者」「予約受付可否」の状況が閲覧できます。「開催イベント」は実際に開催されるイベント名称だけでなく、リハーサルや会場設営、休館日などの案内にも利用します。
特長3 詳細な問い合わせは問い合わせ先へ誘導
利用条件や設備の詳細についての問い合わせは、管理部門へメールや電話で行えるように問い合わせ先を記載しておくとよいでしょう。
運用
- まず、総務や管理部門のご担当者様が、人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中に、本社ホールの予約専用のタスク文書を作ります。
- タスク文書はサンプルタスク文書を参考にしながら、管理する施設の特性に合わせて掲示項目を決めて表形式などで作成します。
- 一つのタスク文書内に、どれくらいの期間の予約状況を作成するか、管理している施設の数などを考慮して、利用者が閲覧しやすいようにレイアウトします。
- 実際に使うタスク文書の他に、記入サンプルがあると入力するときにわかりやすいですが、過去一か月分の利用実績を掲載することで代用可能です。
- 情報の掲載が終わったら、社内に公開します。施設の利用希望者は人事／総務／経理掲示板のおしごとルームの中から「施設」「本社」などのキーワードを入力して目的のタスク文書を検索します。
- 利用者は施設予約用のタスク文書を確認した上で、利用日を決めて利用日の欄に開催イベントや主催（利用）部門の入力を行います。総務部門の関与が不要な場合はこの時点で予約が成立する運用とします。
効用
- 施設の予約状況が一目でわかりますので利用者の利便性が高まります。
- 利用者が、あらかじめ設備の利用可能日を確認して、自ら予約が行えますので総務、管理部門の問い合わせや予約手続き対応の手間が、大幅に削減できます。