サンプルタスク文書名
2-4-1 法務相談 ○○社との業務委託契約（ファイル名：2-4-1-legal.rdntsk）
背景
法務部では、社内から法律や契約に関する様々な相談を受けます。相談内容は多岐にわたりますが、一度のやり取りで完了するケースは非常にまれです。契約書の表現や文言に関するチェックも、契約部門と法務部門との間で何度もやり取りして、初めて契約書の文言が最終決定することも珍しくありません。それらをすべてメールと添付文書でやり取りしていたのでは、過去のメールの引用でメールサイズが大きくなったり、無駄な文言や容量の大きなファイルを添付したメールが飛び交うことになってしまいます。
ご提案内容
日常、社員からの法務相談を頻繁に受けている法務部門の方は、サンプルタスク文書「法務相談 ○○社との業務委託契約」が参考になるかもしれません。 このタスク文書は、相談元と法務部門の担当者が、契約書の文言などの修正作業を無駄なくやり取りできるツールです。
サンプルタスク文書「2-4-1 法務相談 ○○社との業務委託契約」のイメージ
2-4ｰ1 法務相談 ○○社との業務委託契約 の構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 使う人 | 企業の大小にかかわりなく法務部門を有する会社の法務部門の担当者が作成し法務部門に相談したい各部門の担当者やマネージャーが利用します。 |
| 利用範囲 | 法務部門の複数の担当者と法務部門に相談したい複数の社員 |
| おしごとルームの作成単位 | 年度単位。 |
| タスク文書の作成単位 | 相談案件単位。 |
| タグの使い方 | 相談内容の分類を表す「契約/業務委託」「契約/売買」、相談元部門を表す「依頼元/営業部」「依頼元/総務部」などを設定。 |
| 主な検索方法 | 営業部門で業務委託に関する契約書例を見たいときに「相談種別/契約（業務委託）」のタグと「依頼元/営業部」のタグを詳細検索で入力して検索。 |
特長1 法務部門が見やすく設計
使用する機能：表作成
タスク文書の先頭には、「相談区分」「事案区情報」などが記載できるようになっています。相談を受ける法務部門の担当者別などで区分されると良いでしょう。
特長2 見たいところだけ展開して閲覧
使用する機能：折りたたみブロック
「事案区情報」の後には、「相手方情報」「案件情報」「相談内容」「回答内容」などが記載できるようになっています。相談のキャッチボールがくり返されると、「相談内容」と「回答内容」が増えていきます。それらは折りたたみブロックという機能を使って、見出しだけを残して内容を折りたたんでいます。これにより、最新のやり取り部分だけを開いて表示することで、見たい部分に早くたどり着けます。
特長3 契約書（案）もファイルで添付
使用する機能：折りたたみブロック、表作成、ファイル添付
相談内容をクリックすると、内容が展開します。「相談内容」「背景・事情」の他に、実際の契約書（案）のファイルを添付することもできます。メールに添付してやり取りをするのに比べてシステムに負担がかかりません。また、過去の履歴をメールの履歴で追いかける必要がありません。
特長4 タグで検索して過去の類似した相談内容を参考に
個々のタスク文書（案件相談）別に相談種別のタグを付与することで、実際の法務相談の前に過去に発生した類似した相談やその際に使われた契約書を閲覧することが可能です。
また、使いかたによっては、依頼元や契約更新年月のタグを付与しておくと便利かもしれません。
運用
- まず法務部門の担当の方が、法務相談用のおしごとルームを共有ルームとして登録します。
- おしごとルームにはタグ管理機能を使って、あらかじめ自社の使いやすいようにタグを設定しておきます。
- 次に登録した法務相談用のおしごとルームの中に、サンプルタスク文書を参考にして法務相談用のタスク文書のフォーマットを作成します。
- フォーマットが決まったら、タスク文書の保存場所を社内に周知します。
- 法務部門への相談事項が発生したら、タスク文書のフォーマットをコピーして、新しい相談内容を記載します。
- 相談者は、法務相談を行っている期間は、該当のおしごとルームを通知プログラムの監視対象として登録しておき、法務部門が回答を記載したことがわかるようにします。
- 過去の相談事例を参考にしたい場合は、詳細検索画面から探したいキーワードのタグを選択して検索します。
効用
- 相談と回答が時系列で並ぶため、相談事項の進展具合が順を追って振り返ることができます。
- 掲示板方式にすることで、他の人が過去の相談内容や回答を参考にすることができます。
- タスク文書には検索タグを付与できますので、目的の事案を閲覧したいときにすぐに検索できます。