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ドキュメント管理ソフトウェア

Ridoc Smart Director 機能特長

特長1
特長2

特長1: カンタン・ファクスソリューション

ご安心ください。基本は3ステップの簡単操作。導入した日から、
すぐに使い始められるペーパーレス・ファクスシステムです。

おしごとブラウザーを起動。受信～返信まで1つの画面で一連の処理が行なえます。

ペーパーレスファクスを1画面で快適に操作

「おしごとブラウザー」でファクス受信文書を開き、送信元の名前や件名などの情報（文書プロパティ）を入力。そして必要に応じて文書にコメントを付けて送信元に返信、同時に保管できます。プロパティを設定しているため、後々の検索も容易です。これらが、1画面で処理できるため仕事の効率が大幅にアップします。

Step 1 受信

A一覧のサムネイル表示が可能

文書一覧、検索結果一覧、新着通知一覧において、特大・大・中・小のサイズで、サムネイル表示が可能。直感的に、目的の文書にアクセスでき、速やかに編集作業に移ることができます。また詳細表示に切り替えれば、文書の処理状況などが一目で把握でき、文書管理に便利です。

Aおしごとモニターで新着通知、一覧表示

ファクス受信した際は、パソコン画面上の「おしごとモニター」で新着通知をポップアップ表示^＊。他の作業を行なっている場合でも、速やかにファクス受信文書の確認作業に移ることができます。また、「おしごとモニター」の表示時間を1～300秒までの間で任意に設定可能。さらにボタンを押すまで表示が消えない設定もできます。

新着通知ポップアップウインドウ画像。ボタンを押すと「おしごとブラウザー」に新着通知一覧が表示されます。

Step 2 編集

Bファクス受信文書を、画像エディターで開く

文書一覧で、任意の文書を選択しダブルクリック。画像エディターで文書を開くことができます。内容確認のために、ペイントや専用のアプリケーションを、わざわざ立ち上げる必要はありません^＊。送信元名や日時など文書プロパティも同時に確認できます。

＊

PDF形式の文書は、アプリケーションを起動して開きます。

B画像エディターでコメントを追記

内容を確認したファクス文書の任意のスペースに、画像エディター（おしごとペイント）で、文章や必要事項を追記可能。顧客からの注文書に対しては、画面上で日付印の挿入、ご挨拶文や納期の回答などを書き添えることができます。例えば、お客様から注文書をいただいた場合は、ご注文のお礼と納期の返信を日付印入りですぐに処理できます。

C文書プロパティで送信元名・処理状態などを入力

画像エディターで表示した文書を見ながら、文書の「名前」ファイルの「格納場所」「処理状態」「担当者名」「件名」「顧客名」「送信元名」などを、細かく設定可能。管理者の方が文書一覧で処理状態を確認することで業務の進捗状況が一目でわかります。

Step 3 返信

Dボタン1つで、ファクス返信、保存が可能

『Ridoc Smart Director』では、ファクス受信した文書に追記を行なった後、印刷することなく、そのまま送信元へファクスで返信できます。また、返信した文書はファイルサーバーなどに電子データで保存が可能。さらに、頻繁にこれらの一連の操作を行なう場合は「おしごと設定^＊1＊2」をしておけば、ボタンを1回クリックするだけで、複数の操作がまとめて実行されます。

＊1

「おしごと設定」の「保存先を決める」画面に、Ridoc FAX Transmitter引渡しが追加されます（Ver.1.1.2.0以降）。
＊2

「おしごと設定」は最大50個まで登録できます（Ver.1.1.2.0以降）。

ファクス送信ボタンの画像。ファクス送信ボタンをクリックしファクス送信すると、ファイルサーバの「送信済み」フォルダに保管されます。

A加工したいページの指定が可能

文書全体ではなく、連続する複数ページのみ指定して、おしごと実行が可能。例えば、2～4ページまでを印刷、2ページ以降をファクスなどの設定が行なえます。

さらに進んだ使用例　カンタン・ファクス受発注ソリューション

受発注業務担当者の方全員に『Ridoc Smart Director』を導入することで、業務全体を速やかに改善できます。

課題

紙を利用し、ファクス受発注業務を処理している場合。

ファイリングしている注文書を見つけるのに時間がかかるため、担当者が不在の場合、お客様に迅速な対応ができない。
注文書の処理状況について、全員が把握しにくい。

解決

ファクス受信文書を電子化し、担当者全員で注文情報の共有化を実現。顧客への迅速な対応が可能になります。

人員の最適配置が可能になり人件費を削減。
受注業務の進捗や担当者の負荷状況を見ながら振り分け。
担当者不在でもファイルサーバーを検索して注文書を確認可能。
上司の検印も画面上で速やかに処理。

特長2: カンタン・スキャンソリューション

シンプルな操作環境で、使えば使うほど便利さを実感。
図面のペーパーレス化が、どんどん進むカンタンシステムです。

文書管理も、おしごとブラウザーで。電子化～保管がスムーズに処理できます。

電子化した図面・文書の保管作業を1画面で処理可能

おしごとブラウザーで新着のスキャニング文書を開き、画像の回転やごみ取りなどの画像補正を行ない、プロパティを入力してファイルサーバーなどに保管、これらが1画面で処理できます。もちろん検索もスピーディーに行なえます。

Step 1 電子化

A大量のスキャニング文書の処理を効率化

例えば、リコーデジタル複合機のスキャニング機能^＊を利用して、大量の図面や契約書などを一気に電子化。スキャニングを終えて自席にもどると、パソコンの『おしごとモニター』に新着文書として一覧表示されており、速やかに文書管理のプロセスに移行できます。

＊

『imagioカンタン文書登録V2』（別売）、リコー複合機のスキャンtoフォルダー機能を利用。

B画像エディターで文書を開く

専用のアプリケーションを立ち上げることなく^＊、画像エディターでスキャニングした図面などが確認できます。また、文書プロパティも同時に確認できます。

＊

PDF形式の文書は、アプリケーションを起動して開きます。

Step 2 編集

B画像エディター（おしごとペイント）で編集

図面の電子化、管理に役立つ編集機能としては、画像の回転、サイズの変更、部分消去、傾き補正、ごみ取り、トリミングやスタンプ利用／捺印などが可能。電子化した図面をきれいな状態で管理しておけば、再利用する際に便利です。

Step 3 保管

C文書プロパティを効率よく設定可能

画像エディターでスキャニングした図面を見ながら、名前、文書番号、顧客名の情報入力など文書プロパティが効率よく設定できます。特に、大量文書をスキャニングした場合、リネーム作業がスピーディーに行なえます。

D保管文書のスピーディーな検索や印刷などが可能

設定した文書プロパティを利用して、効率よく保管文書の検索が行なえます。そして検索結果一覧に表示された文書を選択して、おしごとボタンで印刷、フォルダーへの振り分けなど、さまざまな操作ができます。

おしごとブラウザーウィンドウで検索条件を入力し、検索された検索結果一覧ウィンドウ画像

DNAS／ファイルサーバーへの保管

オフィスで導入が進むNAS／ファイルサーバーへ『Ridoc Smart Director』で処理した文書を直接保管できます。

さらに、高度な使い方をご提案

大規模ドキュメント配信システム『Ridoc GlobalScan Version2』との連携で、ペーパーレス化をより高度に効率よく推進

『Ridoc GlobalScan Version2』は、大規模ネットワーク環境で紙文書を電子化し、文書情報を付与した画像データを『Ridoc Smart Director』のおしごとトレイに配信。保管時のリネームや文書プロパティ設定の手間を省きます。必要なとき必要な文書の検索･情報共有が容易になります。